Учет компьютеров от А до Я. Часть 1. Сбор информации

 ИГОРЬ ЧУФАРОВ, ОАО «Радиозавод», начальник отдела интегрированных автоматизированных систем, igorchufarov@mail.ru

Учет компьютеров от А до Я
Часть 1. Сбор информации

Об особенности учета компьютерной техники на предприятиях с большим количеством компьютеров

Учет компьютерной техники имеет ряд характерных особенностей. Большинство из них разработчики учетных систем стараются учесть, выпуская программы для управления информационными технологиями. Об этом – в сегодняшней статье.

Учет vs Инвентаризация

Учет компьютерной техники в среде читающих данное издание – вопрос, думается, актуальный. Варианты, каким образом учитывать, были «по полочкам» разложены еще в далеком 2007 году [1]. Собственно, вариантов действительно три: не учитывать, полуавтоматический учет (таблицы во всем известном пакете Excel или база данных на основе одной из СУБД) и полностью автоматический учет (сбор данных о компьютерной технике с использованием локальной вычислительной сети).

Однако терминологически более точно в этом случае говорить скорее не об учете, а об инвентаризации. Поясню, почему именно так. Дело в том, что следует отличать учет как процесс от инвентаризации как события (см. рис. 1). Представим, что в некоторый момент времени нужно сделать глобальную «перепись» техники и предоставить полученные данные. Что для этого нужно? Очевидно, провести инвентаризацию. То есть совершить событие, в результате которого будет собрана информация обо всем имеющемся оборудовании. Эта информация может быть собрана как с использованием автоматизированных средств сбора данных по сети, так и методом непосредственной пробежки по всем компьютерам (да-да, ногами). Последний вариант, в частности, имеет место быть там, где компьютерной сети нет, а инвентаризацию сделать надо.

Что происходит дальше? Собранная информация оформляется каким-либо образом, например, актом инвентаризации либо отчетом. Очевидно, в этом документе следует указать месторасположение проинвентаризированной техники. Иначе зачем инвентаризация нужна? Обычно используется понятие так называемых рабочих мест, то есть мест, где расположена соответствующая компьютерная техника. В качестве наименования рабочего места может выступать фамилия сотрудника или некий номер, присваиваемый для простоты по какому-либо критерию (например, этаж здания или корпус). Соответственно, на каждом рабочем месте будет определенный список оборудования.

Теперь представим, что через некоторый промежуток времени (например, по прошествии года) вновь потребовалось получить актуальные данные о местоположении компьютерной техники. Что делать в этом случае? Повторять «перекличку» компьютеров? Очевидно, что в достаточно больших сетях компьютеры не стоят на своих местах. Распространена практика, когда на рабочее место с критичной задачей закупается новый компьютер, а имеющийся «уходит» на рабочее место с меньшей интенсивностью труда. Логично, что спустя год результат инвентаризации будет отличаться от предыдущего.

И вот здесь начинается самое интересное. А по какой причине появились расхождения? Почему два системных блока поменялись местами? Кто переставил на другое рабочее место принтер? Инвентаризация ответить на эти вопросы не может, так как отражает некий временной срез состояния дел на определенный момент времени. Да, сейчас принтер на другом рабочем месте, но когда и по какой причине его переместили – неизвестно.

Ответить на подобные вопросы помогает учет техники, который позволяет видеть не только остатки в разрезе рабочих мест, но и все изменения (движения) техники с течением времени.

Для чего еще нужно вести именно учет, а не только инвентаризацию – в том числе для ответа на вопрос: «Откуда было поступление техники?» Если разные устройства (или даже одинаковые, возможно, это в плане сравнения даже интереснее) поступают от различных поставщиков, может потребоваться информация о гарантийном талоне на технику с конкретного рабочего места.

Одним словом, ситуаций, когда учет техники необходим, предостаточно. Остается выяснить, как совмещать учет и инвентаризацию.