Как быстро и эффективно провести учет компьютерной техники

Алексей Бережной

Как быстро и эффективно провести учет компьютерной техники

Программный комплекс CheckCfg + Sklad позволит вам организовать учет аппаратного и программного обеспечения, построить необходимые отчеты, и при этом получить дополнительные возможности для анализа состояния компьютерной техники и администрирования сети.

Так или иначе, вам приходится сталкиваться с задачей учета компьютерной техники в вашей компании. Решить эту проблему можно по-разному.

Вариант первый – не учитывать совсем. При кажущейся простоте решения это чревато проблемами в дальнейшем. Во-первых, рано или поздно придется отчитываться за имеющиеся в наличии материальные ценности. Во-вторых, владение актуальной информацией об используемом аппаратном и программном обеспечении позволяет вовремя выполнять замену устаревшего и вышедшего из строя оборудования, планировать закупку техники и программных лицензий, быстрее выполнять работы по обслуживанию заявок, поступающих от пользователей в отдел IT.

Вариант второй – использовать для учета средства офисных приложений. Например, вести таблицу в MS Excel или другом табличном редакторе. Плюсы: тривиальное решение, требующее только навыков в использовании табличного редактора. Минусы: необходимость вводить все данные вручную, трудности при обновлении, отслеживании изменений в конфигурации оборудования. Хорошо, если в сети 10-20 компьютеров. Гораздо хуже обстоит дело, если имеется крупная сеть свыше 500 компьютеров. В этом случае отследить все производимые изменения затруднительно.

Несколько лучше обстоят дела, когда вместо табличного редактора используется программа на базе популярной системы управления базами данных, например 1С. В этом случае значительно облегчен поиск данных, производится проверка дублирования записей, имеются средства построения различных отчетов. Но в целом эта система не избавлена от главного недостатка – необходимости вручную собирать информацию.

И, наконец, третий вариант – воспользоваться программой для автоматического сбора информации об аппаратной конфигурации компьютеров с последующим занесением в базу данных. Этот вариант имеет следующие преимущества: сбор конфигурации производится автоматически и требует лишь небольшого редактирования в дальнейшем. Хранение информации в формате базы данных значительно облегчает последующее построение отчетов. Автоматическое обновление информации о конфигурациях компьютеров позволяет повысить оперативность при работе с базой данных.

Сегодня речь пойдет о программном комплексе CheckCfg + Sklad. Автор этих программ – Андрей Татуков. Официальный сайт: http://checkcfg.narod.ru/index.htm.

Идеология использования

Программа CheckCfg анализирует конфигурацию компьютера и записывает полученную информацию в файл.

Sklad при запуске автоматически обрабатывает файлы, созданные CheckCfg, и помещает найденную информацию в свою базу данных. После чего можно формировать отчеты.

Что сразу немного не понравилось – для запуска программы Sklad_2.exe требуется установить Borland Database Engine (BDE). Хотя это не проблема, потому что установочный вариант с инструкцией выложен на сайте программы по адресу: http://checkcfg.narod.ru/soft/bde_all.zip. Нужно только скачать и распаковать этот архив в каталог Windows и запустить файл install.bat.

Устанавливаем программы

Теперь рассмотрим работу программного комплекса более подробно на примере.

Мы настроим программы CheckCfg и Sklad для дальнейшей работы, создадим шаблон некой организации и на его основе рассмотрим процедуры занесения информации в базу данных, ее редактирование и создание отчетов.

У нас в сети имеется компьютер Comp1 с папкой для общего доступа Program. Программа CheckCfg расположена в этой папке. Таким образом, путь к программе CheckCfg: comp1programscheckcfg. Настроим автоматический запуск программы на компьютерах клиентов. Способов для этого существует масса: добавить ярлык в «Автозагрузку» (StartUp), поместить соответствующий ключ в реестр или организовать запуск стартового скрипта через GPO. При каждом старте компьютеров программа CheckCfg будет обновлять файлы c результатами работы. Найти их можно в каталоге comp1programscheckcfgdate. Каталог будет создан при первом запуске программы CheckCfg. По умолчанию эти файлы носят названия, соответствующие MAC-адресам сетевых карт компьютеров. Мы предполагаем, что программа Sklad будет запускаться с компьютера Comp1. Поэтому большинство путей настроек будет указано в виде c:programscheckcfg. В случае, если предполагается иная конфигурация сети, в настройках программы должны быть указаны соответствующие пути.

Распакуем программу Sklad в каталог c:programsSklad. Остается только прописать пути к файлам, созданным в результате проверки CheckCfg. В нашем случае c:programscheckcfgdate.

Создаем структуру компании

Перед первым запуском программы вас поприветствуют и вежливо поблагодарят за ее использование. После этого вам предложат создать пример структуры на базе некоего абстрактного предприятия. Лучше согласиться на этот шаг, чтобы у вас перед глазами был понятный образец. А ненужные элементы всегда можно удалить. Мы же будем использовать получившуюся структуру в качестве примера для иллюстрации работы программы.

Наконец, мы добрались до первоначального окна программы Sklad (см. рис. 1).

Рисунок 1. Окно первого запуска программы Sklad

Окно программы напоминает окно обычной MMC-консоли Windows. Точно так же вверху мы видим меню программы, справа – дерево объектов (контейнеров), слева – информацию о выбранном объекте. Внизу находится панель инструментов, позволяющая нам сохранить сделанные изменения, найти нужный объект в дереве, вставить новый объект в соответствующий контейнер. Манипулировать объектами можно при помощи мыши или используя пункт меню «Навигация».

Благодаря созданию примера структуры предприятия у нас не пустое окно, а уже созданные подразделения: «Дирекция» и «Бухгалтерия», содержащие соответствующие контейнеры пользователей: Иванов Иван Иванович и Петров Петр Петрович с Сидоровым Сидором Сидоровичем соответственно. Также на нижней панели есть кнопка удаления и checkbox для разрешения автосохранения. Последняя кнопка с изображением собачки на нижней панели означает выход из программы. (Пользователям программы нужно привыкнуть, что рисунок собачки означает то же самое, что и «Выход».)

Объекты, внутри которых могут располагаться другие объекты, мы будем также называть контейнерами или организационными единицами.

Добавлять организационные единицы в виде отделов и сотрудников, а также компьютеры, мониторы и другие объекты можно, используя меню «Навигация -> Добавить» или нажав правую клавишу мыши, выбрать из появившегося меню соответствующий пункт. Но для иллюстрации работы программы нам вполне хватит и получившейся структуры.

Заносим информацию в базу данных

Теперь нам нужно занести в базу данных существующие конфигурации компьютеров. Для этого нужно из меню «File» выбрать пункт «Настройки -> Настройки CheckCfg». Появляется окно с напоминанием того, что мы должны указать путь к файлу checkcfg.ini. В этом окне в правом верхнем углу щелкаем мышкой на кнопке «Настроить» и в новом окне вводим путь к файлу checkcfg.ini, созданному программой CheckCfg, в нашем случае – c:\programs\checkcfg. Кликнем мышкой на кнопке с изображением собачки и возвращаемся в окно «Настройки CheckCfg». После указания пути к файлу checkcfg.ini у нас в поле «Каталог для выходных данных» появилось соответствующее значение.

Нам остается только закачать данные, получившиеся после работы CheckCfg, в программу Sklad. Для этого выбираем меню «File -> Обновить данные… -> Всего предприятия». Здесь нам снова необходимо выбрать путь нахождения файлов с результатами работы программы CheckCfg. Щелкаем мышкой на верхнюю кнопочку с изображением открытой папки. В появившемся окне выбора выбираем путь к файлам, созданным программой CheckCfg. Потом нажимаем мышкой на кнопку «< Добавить». И после всего активизируем процесс закачки файлов, нажав на кнопку «Пуск» в данном окне.

Далее программа попросит подтвердить возможность создать каталог sklad.tmp для хранения временных файлов. (Честно говоря, я не вижу причин, из-за которых мы должны отказаться.)

После экспорта данных программа предложит автоматически распределить неучтенные компьютеры. Последствия выбора в большинстве случаев особой роли не играют, поэтому оставляю этот шаг на ваше усмотрение.

Всё, данные внесены, теперь можем приступить к распределению компьютеров по ответственным сотрудникам.

В примере мы по большей части используем мышь. Хотя то же самое можно выполнить, используя меню «Навигация». В этом меню есть все необходимое для управления объектами. Теперь нужно привязать учитываемую технику к определенным сотрудникам. Тут есть один нюанс. Если вы просто перетащите мышкой значок контейнера компьютера на учетную единицу сотрудника, программа предложит нам поместить соответствующий компьютер перед контейнером.

Избежать этого можно, создав внутри контейнера сотрудника хотя бы один объект вручную. Поэтому мы пойдем на небольшую хитрость: сначала создадим внутри контейнеров пользователей объекты типа «Примечание», а потом уже будем перетаскивать на них контейнеры компьютеров. Почему именно «Примечание»? Мы могли бы сразу создать что-то более полезное, например объект типа «Монитор». Пока речь идет о рабочих станциях, это выглядит логичным. Но если понадобится учитывать серверное оборудование и т. п., мониторов, принтеров и другого периферийного оборудования, в данном случае может и не быть. Нажимаем правой кнопкой мыши на контейнере соответствующего пользователя, выбираем из меню пункт «Добавить». Из появившегося окна выбираем объект «Примеч.». Нажимаем кнопку «Добавить». Теперь объект «сотрудник» с именем «Иванов Иван Иванович» превратился в полноценный контейнер, и в него можно поместить другие объекты и контейнеры, например, объект компьютер.

Перетаскиваем мышкой на объект «Примечание» значок компьютера. Появляется окно с вопросом, например: «Переместить Computer1 перед << Текст Примечания >>». Подобные манипуляции необходимо провести над всеми контейнерами пользователей. В итоге должно получиться что-то похожее на окно, изображенное на рис. 2.

Рисунок 2. Распределенная техника

Теперь необходимо заполнить поля с информацией об устройствах, стоящих на учете. Выбираем соответствующий объект в правой части окна и, нажав в левой части окна вкладку «Дополнительно», заполняем следующие поля: «Модель», «Заводской номер», «Дата прихода», «Стоимость», «Поставщик», «Накладная №», «Гарантия до», «Инв. №», «Пломба №», «№ помещения», «№ раб. места», «Должность», «Телефон» (если необходимо), «ФИО мат. отв.» (Фамилия Имя Отчество материально ответственного лица).

Следует отметить, программа Sklad не так уж проста, как кажется. Большинство действий, производимых в программе, регистрируются в журнале. Просмотреть журнал можно, выбрав пункт меню «Навигация -> Просмотреть журнал».

Пример выполненных перемещений, занесенных в журнал, приведен на рис. 3.

Рисунок 3. Окно просмотра журнала

Формируем отчеты

После занесения информации в базу данных мы можем начать строить отчеты. Отмечу, что помимо просмотра все отчеты можно сохранять в форматах: RTF, формате с разделителями для импорта в Excel и в обычном текстовом файле.

Первое, что нас интересует, это статистика о том, какое оборудование и программное обеспечение используется на предприятии.

Для этого существует меню «Отчеты -> Своды», далее из подменю со списком сводов выбираем пункт «Свод по предприятию». Это общий перечень оборудования, использующегося на предприятии. Внешний вид получившегося документа смотрите на рис. 4. Чтобы сохранить полученные результаты, нужно нажать мышкой кнопочку с изображением дискеты внизу окна.

Рисунок 4. Свод компьютерной техники по предприятию. Окно сохранения в различных форматах

Пункт «Свод по отделу» формирует аналогичный свод в рамках одного подразделения. Для выбора соответствующего отдела нужно выбрать мышкой нужное подразделение в дереве объектов.

Следующий документ, который нам не менее интересен – «Свод по владельцам». Любому системному администратору хотя бы раз в год необходимо знать, какое оборудование используется конкретным пользователем.

И еще один полезный для системных администраторов пункт меню «Своды -> Свод по программам». Особенно когда пользователи имеют возможность самостоятельно устанавливать программное обеспечение на свои компьютеры. Помимо перечня официально купленных версий программного обеспечения и других полезных для администратора и бухгалтера вещей можно получить информацию о том, чем пользователи занимаются на своих компьютерах, и сделать соответствующие выводы. Как, например, из списка установленных программ видно, что кое-кто из пользователей не прочь поиграть в игры на служебном компьютере. Чтобы узнать, у кого установлена та или иная программа, необходимо нажать на изображение крестика рядом с ее названием.

Еще очень полезная функция – «Учетная карточка технических средств». Для того чтобы напечатать учетную карточку, необходимо предварительно выделить интересующий компьютер. Потом выбираем пункт меню «Отчеты -> Учетная карточка». Теперь можно распечатать карточку и вручить пользователю под роспись.

Функция «Паспорт компьютера» вызывается аналогичным образом – выбираем нужный компьютер, потом меню «Отчеты -> Паспорт компьютера». Выводится длинный перечень технических характеристик всего, что установлено, в том числе настройки SMTP и POP3-протоколов почтового клиента и многое другое. Прекрасный способ держать «руку на пульсе», контролируя вверенные сетевые и локальные ресурсы.

И наконец, теперь переходим к главному. Ведомость инвентаризации. Выбираем «Отчеты -> Инвентаризация… -> Инвентаризационная ведомость». Появится окно с возможностью выбора характеристик, по которым будет проводиться инвентаризация. Отмечаем необходимые пункты, которые мы хотим увидеть в инвентарной ведомости. Определяем формат вывода: файл, совместимый с Excel или DBF. Поскольку формировать ведомость будем в Excel, выбираем соответствующий пункт. Нажимаем мышкой кнопочку «Сформировать». Появится окно с предложением выбрать имя сохраняемого файла.

Вводим нужное нам имя файла и получаем текстовый файл, пригодный для открытия в Excel. Образец файла смотрите на рис. 5.

Рисунок 5. Образец инвентаризационной ведомости

С такой ведомостью и в бухгалтерии показаться не стыдно.

Учет ремонтов, модернизаций и инспекций

Помимо учета установленного оборудования по факту программа Sklad умеет вести учет ремонтов, модернизаций, а также выводить статистику о проведенных инспекциях. Для иллюстрации этого создадим записи о ремонте и модернизации одного компьютера. Потом введем информацию о проведенной инспекции. И построим соответствующие отчеты.

Раскрываем учетную единицу «сотрудник» «Петров Петр Петрович» в подразделении «Бухгалтерия». Выбираем объект Computer2. В правой стороне окна выбираем вкладку «Дополнительно». Внизу окна есть поля для ввода дополнительной информации. Отмечаем пункт «Ремонты» и нажимаем кнопочку «Добавить» внизу окна или выбираем пункт меню «Навигация -> Добавить». Программа задаст вопрос «Создать новую запись в журнале Ремонты?» После утвердительного ответа создается запись с соответствующим порядковым номером и текущей датой. Изменить номер и дату можно, повторно щелкнув мышкой на имени записи. После этого введем необходимые значения в поля «Ремонтирующая организация», «Характер неисправности», «Стоимость ремонта», «Дата получения из ремонта» и нажимаем кнопочку «Записать». Аналогичную операцию проделаем, перейдя на объект Monitor в организационной единице «сотрудник» «Иванов Иван Иванович» в подразделении «Дирекция». Все, теперь можем построить отчет о ремонтах. Для этого выбираем меню «Отчеты -> Журналы -> Ремонты». Получившийся отчет можно увидеть на рис. 6.

Рисунок 6. Журнал ремонтов

Аналогичным образом поступаем и в случае учета модернизаций. Выделяем необходимый объект, в данном случае снова Computer2. Выбираем вкладку «Дополнительно». Внизу, в окне ввода дополнительной информации выделяем пункт «Модернизации». Аналогичным образом, как и в случае с вводом информации о ремонтах, добавляем новую запись в журнал модернизаций. Заполняем необходимые поля: «Модернизируемый блок», «Описание работ по модернизации», «Стоимость работ», «Кем проводились работы». Теперь пробуем построить отчет. Выбираем меню «Отчеты -> Журналы -> Модернизации». Внешний вид отчета очень похож на отчет о ремонтах.

Ввод информации об инспекции производится полностью аналогично вводу информации о ремонтах и модернизациях. Выделяем компьютер, добавляем запись, заполняем необходимые поля, в этом случае с инспекциями: «Проинспектирован», «Местонахождение», «Владелец». В простом случае, аналогичном нашему в поле «Маркер» введем дату проведения инспекции. Для организаций, в которых учет компьютеров поставлен не в пример строже, рекомендуется посетить соответствующий раздел на сайте автора программы.

Приятные мелочи для системного администратора

Стоит обратить ваше внимание на несколько забавных, на мой взгляд, функций подменю «Администратору сети» из меню «Отчеты». Одна из них «Hosts» (вызывается «Отчеты -> Администратору сети -> Hosts») формирует нормальный рабочий файл Hosts, вполне пригодный к использованию (напомним, что этот файл использовался в сетях TCP/IP до изобретения служб DNS и используется по сей день в малых сетях, не имеющих собственного DNS-сервера).

Пример файла hosts:

# Local hosts

192.168.9.31  COMP1

192.168.9.32  COMP2

192.168.9.33  COMP3

Еще очень полезная функция – формирование файла с перечнем имен компьютеров и соответствующими MAC и IP-адресами. Вызывается эта функция через меню «Отчеты -> Администратору сети -> MAC and IP-addr».

Пример формируемого файла mac_ip.txt:

# MAC IP Host

0006298FC845  192.168.9.31  COMP1

000A5E6416D2  192.168.9.32  COMP2

00C026AC48DB  192.168.9.33  COMP3

Очень удобная вещь, особенно при настройке DHCP-сервера.

И последняя функция Static IP. Вызывается через меню «Отчеты -> Администратору сети -> Static IP». На мой взгляд, не очень нужна, ибо практически дублирует функцию mac_ip.txt. Вид формируемого файла staticip.txt приведен ниже:

# Static IP-address

192.168.9.31  COMP1  0006298FC845

192.168.9.32  COMP2  000A5E6416D2

192.168.9.33  COMP3  00C026AC48DB

Резюме

Мы рассмотрели большой объем функций, предоставляемых программным комплексом CheckCfg + Sklad. Для специалистов IT-подразделений появилась возможность сэкономить массу времени, воспользовавшись этим программным комплексом. Только представьте себе, что всё проделанное пришлось бы делать по старинке, вручную занося данные о компьютерах в электронную таблицу.

Хочется выразить искреннюю благодарность Андрею Татукову за этот великолепный программный комплекс, который позволяет оптимизировать учет компьютерной техники.

Приложение

Основные возможности совместного использования программ CheckCfg и Sklad

• Сбор данных об аппаратной и программной конфигурации.
• Автоматическое занесение полученной информации в базу данных.
• Легкость настройки программы и редактирования данных.
• Применение гибкой конфигурации учета компьютерной техники вашей организации.
• Занесение информации о ремонтах и модернизациях.
• Генерация отчетов.
• Приятные мелочи, полезные для системного администратора.