 |
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Новый ИТ-проект. Как его предложить начальнику? Часть 2
Из прошлой статьи (http://samag.ru/archive/article/1447) вы узнали, как предложить решение, которое кажется вам перспективным и выгодным для бизнеса компании. Сегодня мы поговорим о том, как составить наиболее важную часть обоснования проекта – финансовую
Затраты Основными категориями затрат, связанными с внедрением Windows Server 2008 R2 для нашей организации, являются следующие:
Замечание: обращаю ваше внимание, что резервирование интернет-канала для упрощения расчетов здесь в затраты мы закладывать не будем. Таблица 1. Затраты по проекту
Примечание: расходы, особенно связанные с внедрением, сильно зависят от конфигурации серверной инфраструктуры организации и клиентской среды. Стоимость лицензий может также отличаться от заявленной. Преимущества В данном случае, поскольку проект направлен на снижение рисков, целесообразно будет привести общую табличку с рисками для демонстрации руководству тех убытков, которые может компания понести, если проект не одобрят. Кстати, здесь вы можете убить двух зайцев: даже если проект не получит одобрения, то в случае, когда произойдет что-то из того, что вы обозначили в рисках, с вас будут взятки гладки – вы предупредили. Итак, возможные убытки. Простои компьютеров сотрудников из-за вирусных атак, краха «железа» и т.п. Обратимся к исследованиям компании IDC [1]: по их данным, применение перечисленных технологий (речь идет о применении на предприятии рекомендаций по оптимизации инфраструктуры Microsoft Core IO) позволит снизить время простоя и время, затрачиваемое на восстановление и решение проблем, обусловленных их отсутствием, на 59%. В среднем обслуживание одного компьютера занимает порядка 25 часов в год (лечение последствий вирусных атак, переустановка ОС, решение проблем с ПО и т.п.). Эти наблюдения взяты из исследования IDC. Но, я думаю, вы сами можете прийти к таким же выводам. Возьмем среднюю зарплату сотрудника за 20 000 руб./мес (около 120 руб./ч), системного администратора – 18 000 руб. (около 110 руб./ч) и посчитаем экономию на ФОТ (Если быть точными, экономия на ФОТ может произойти в недалеком будущем, поскольку придется нанимать помощника администратору, которому скорее всего не будет хватать времени для выполнения всех задач.). Итак, администратор тратит на обслуживание 2000 часов в год исходя из количества компьютеров. Стоит это компании 220 000 руб./год. После внедрения сервера его временные затраты снизятся на 59%, т.е. до 820 часов (90 000 руб.), экономия составит 220 000 – 90 000 = 130 000 руб./год. Отсутствие компьютера снижает производительность работников на 80%, т.к. во время обслуживания компьютера администратором сотрудник простаивает и пьет чай с печеньем на кухне. Общее время простоя компьютеров – опять же 2000 часов в год. Для простоты расчетов мы не учитываем налоги, которое платит предприятие. Итого общее время простоя обойдется компании в 2000 х 120 руб. х 0,8 = 192 000 руб./год. В результате внедрения стоимость времени простоя уменьшится на 59% – до 79 000 руб. Экономия: 192 000 – 79 000 = 113 000 руб./год. Общая экономия составит 243 000 руб./год. Юридические риски Благодаря групповым политикам системный администратор теперь сможет контролировать установку софта, т.е. минимизируются юридические и технические риски использования нелицензионного ПО. Как это посчитать? Стоимость юридических рисков равна стоимости найденного контрафактного ПО (эту сумму как минимум заплатит компания в качестве штрафа за его использование), умноженной на вероятность такого события (для простоты расчетов не оцениваем репутационные риски и риски потери прибыли вследствие изъятия компьютеров на экспертизу). Вы можете произвести подобные расчеты самостоятельно исходя из вашей ситуации, а здесь я приведу гипотетический пример, как если бы стоимость найденного на компьютерах пользователей ПО составила 50 000 руб. (такое легкое недолицензирование, которое сложно отследить вручную, в целом же считаем, что все действительно необходимое сотрудникам компания приобретает). Риск прихода проверки возьмем за 50% для упрощения задачи (сюда вы можете поставить более релевантную, на ваш взгляд, вероятность). Отсюда экономия на минимизации данного риска составит 25 000 руб./год (опять же проверки бывают плановые и внеплановые…). Технические риски отсутствия контроля за установками ПО – это в первую очередь риск заполучить вирус вместе с нелицензионным софтом. Последствия от вирусов посчитать можно комплексно: начиная от времени простоя сотрудника и заканчивая стоимостью потерянных данных на поврежденном ПК. Простои сотрудников мы уже усредненно оценили, что касается потери данных, то, чтобы не нарушать логику рассуждений, отнесем вопрос ее оценки в пункт, связанный с централизованным хранением всех важных данных, которое стало возможным благодаря внедрению сервера. Итого по двум пунктам экономия составит 243 000 + 25 000 = 268 000 руб./год. Отсутствие доступа к бухгалтерской базе данных Как мы помним, сервер с учетной системой у нас «падал», и время на его восстановление составляло 1 рабочий день (8 часов) с периодичностью инцидентов не чаще двух раз в год. К тому же были проблемы с подключением удаленных сотрудников. Возьмем время простоя персонала в случае отсутствия коннекта в совокупности 1 час в неделю. Итого в год получаем время простоя: 16 ч + 52 ч (в году 52 недели) = 68 ч, а это 3% от общего годового рабочего времени. После внедрения нашего решения считаем, что отказоустойчивость системы составляет 99%, т.е. простои сократились до 1% (22 часа). Переводим в цифры: подключение к серверу критично для 25 сотрудников, работающих с базой. Остальные, предположим, могут в это время спокойно продолжать свою деятельность. Было: 25 сотрудников простаивают 68 часов рабочего времени, каждый из которых стоит 120 руб., т.е. 25 х 68 х 120 руб. = 204 000 руб./год. Стало: 25 х 22 х 120 руб. = 66 000 руб./год. Экономия: 138 000 руб./год. Также, поскольку в тот момент, когда менеджер не может подключиться к базе, останавливается процесс отгрузки, за время простоя компания несет и прямые убытки в размере недополученных от клиентов денег. Наша компания работает как с оптовиками, которые сначала проплачивают товар, после чего приезжают на склад, так и с физическими лицами, приезжающими в торговые точки приобрести по оптовым ценам стройматериалы. Если зависает база данных, то наибольшие потери происходят именно из-за задержки в обслуживании физических лиц. В день физические лица приносят компании в среднем 100 000 руб. чистой прибыли или 12 500 руб./ч. С учетом подсчетов в предыдущем пункте компания теряла в год 68 х 12 500 = 850 000 руб., а теперь сможет снизить убытки до 22 х 12 500 = 275 000 руб. Таким образом, после внедрения прибыльность возрастает на 575 000 руб./год. Потеря данных из-за проблем с ПК Оценить стоимость потери данных предлагаю путем подсчета времени, затрачиваемого на восстановление всех утерянных документов (поскольку резервное копирование локальных ПК в нашей компании не осуществлялось). Допустим, на восстановление документов сотрудник затратит две недели своего рабочего времени, или 80 часов (что обойдется компании в 9600 руб.). Разумеется, эта цифра может меняться как в большую, так и в меньшую сторону, все зависит от утраченных документов. Если есть статистика в вашей компании по такого рода инцидентам, можно поставить реальную цифру. Вероятность критичной поломки возьмем за 50% на устаревших компьютерах (таких у нас 12), остальным компьютерам от года до трех (возрастное соотношение оставшихся ПК примерно равное). Таким образом, получаем: на 23 компьютерах вероятность поломки в два раза ниже, т.е. 25%, на 23 компьютерах – в три раза ниже, т.е. примерно 17%, и на оставшихся 22 – в шесть раз ниже, т.е. примерно 8%. Итого, считаем:
Стоимость риска для компании – 167 300 руб./год. После перемещения данных в централизованное хранилище и обеспечения их резервного копирования риск невозвратимой потери снижается практически до нуля (99%). Таким образом, получим экономию на снижении данного риска 165 000 руб./год. Таблица 2. Оценка убытков при неодобрении проекта
Таблица 3. Оценка преимуществ (экономии, как прямой, так и в результате снижения рисков)
Риск Риск – это третий компонент модели TEI, который применяется для учета неопределенности, связанной с различными оценками затрат и преимуществ. Это другой тип рисков, не связанный с нерешенными проблемами компании. Это риски того, что мы можем ошибочно оценить затраты и преимущества, т.е., по сути, погрешности расчетов окупаемости проекта. В целом риски влияют на затраты, повышая их исходные оценки, и на преимущества, снижая их исходные оценки. Для вычисления значений с поправкой на риск в модели TEI используется метод треугольного распределения. Чтобы построить распределение, необходимо сначала оценить низшее, наиболее вероятное и наивысшее значение в данной среде. Значение с поправкой на риск – это среднее распределение этих точек. Forrester использует коэффициент риска 160% на верхнем конце, 100% – для наиболее вероятного значения и 100% – на нижнем конце. После этого создается треугольное распределение, отражающее диапазон ожидаемых затрат; при этом среднее равно 120%. Для обеспечения консервативности оценки предположим, что только 50% сэкономленного времени используется для продуктивной работы в ситуациях, не связанных с обслуживанием клиентов, а также что обслуживание клиентов в сэкономленные часы занимает 50% времени сотрудников. Таблица 4. Затраты и преимущества с поправкой на риск
Гибкость Гибкость согласно определению в методологии Forrester TEI отражает сегодняшние инвестиции в дополнительную мощность или оперативность, которые в будущем могут принести прибыль бизнесу при некоторых дополнительных затратах (доинвестировать в нужные технологии всегда дешевле, чем организовывать внедрение с «нуля»). На текущий момент этот функционал можно реализовать частично или не реализовывать вообще. Улучшенное ИТ-администрирование благодаря службам удаленных рабочих столов в Windows Server 2008 R2 и Windows7. Благодаря технологиям RDS и Remote App ИТ-специалисты компании смогут при необходимости быстро публиковать приложения, а также не опасаться аварийного завершения работы с базой пользовательского ПК. К тому же, виртуализировав на сервере рабочие столы пользователей, возможно избежать затрат на апгрейд парка компьютеров, упростить администрирование и обеспечить доступ пользователей к своим рабочим столам из любого месторасположения. Если для нашей гипотетической компании это будет актуально, то монетизировать данное преимущество можно, посчитав экономию на отказе от модернизации устаревших компьютеров. Возможности DirectAccess в Windows Server 2008 R2 (работает в связке с Windows7 Ent). Благодаря данной технологии ИТ-отдел компании сможет обеспечивать прозрачный доступ сотрудников к внутренним ресурсам без особых сложностей, связанных с VPN. Помимо простоты настройки самого доступа, снижаются трудозатраты на управление данными ПК – ИТ-инженеры смогут управлять компьютерами мобильных сотрудников так же легко, как и настольными ПК пользователей. Можно посчитать экономию трудозатрат на обслуживание таких ПК исходя из стоимости часа ИТ-персонала. Возможности масштабирования ИТ-инфраструктуры при расширении компании. Сокращение трудозатрат при необходимости развертывания второго (третьего, четвертого и т.д.) сервера присутствует в случае наличия централизованной инфраструктуры. Построение основы для внедрения современных систем коллективной работы и обмена информацией. Все же в компании больше 80 человек, а, значит, в скором времени понадобится автоматизация бизнес-процессов (если уже не назрела), что для вас как для стратегически мыслящего специалиста абсолютно очевидно. Расчет рентабельности Цифры берем из таблицы №4 (с поправкой на риск ошибочной оценки) с допущением, что в последующие годы дополнительных затрат на ПО и внедрение не потребуется (в рамках первоначального решения). Если бы таковые были, мы бы их приплюсовали к общим затратам с учетом дисконтирования (уменьшения стоимости денег). Таблица 5. Расчет рентабельности
Рисунок 1. Графический расчет периода окупаемости Как видно из графика, период окупаемости проекта – 4,5 месяца. Окупаемость происходит благодаря минимизации рисков – раз, к тому же произойдет реальный прирост прибыли благодаря повышению производительности сотрудников (см. пункт 1 – сотрудники не отвлекаются на время обслуживания их компьютеров и п.3 – про отсутствие доступа к базе) – два. Убедительно? Надеюсь, что да. Эти не такие уж сложные выкладки обладают гораздо большей убедительностью, чем многословные фразы о том, что «сервер поможет нам эффективнее работать». Умение говорить на языке цифр магическим образом может помочь вам в обосновании ваших проектов и приблизить к заветному статусу ИТ-директора. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Комментарии отсутствуют
| Добавить комментарий |
|
Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи |
|
