Новый ИТ-проект. Как его предложить начальнику? Часть 1

 СВЕТЛАНА ВЕРШИНИНА, инженер в сфере защиты информации, руководитель ИТ-компании, сертифицированный тренер Microsoft и будущий дипломированный журналист по призванию

Новый ИТ-проект
Как его предложить начальнику? Часть 1

Прочитав данную статью, вы узнаете о том, как сделать первые шаги на пути от системного администратора к ИТ-директору, как обосновать перспективный, с вашей точки зрения, проект, что такое ROI и как его рассчитать

Термины и понятия

Приведу некоторую методику, которая поможет вам склонить на свою сторону вечно пытающегося сэкономить руководителя. Речь пойдет о расчете окупаемости проекта, а именно о методологии подсчета ROI (Return Of Investments) – показателя рентабельности вложенных средств. Но для начала немного терминологии.

• Total Economic Impact – это разработанная компанией Forrester Consulting методология, которая улучшает процессы принятия технологических решений в организации, а также помогает производителям донести ценностное предложение своих продуктов и услуг до заказчиков. Методология TEI состоит из следующих компонентов для оценки выгоды от инвестиций: преимущества, затраты, риски и гибкость. В данном анализе влияние гибкости в количественном выражении не представлено.
• ROI – процентный показатель рентабельности инвестиций. Представляет собой частное от деления чистого преимущества (преимущества минус затраты) на затраты.
• Период окупаемости – точка безубыточности для инвестиций или момент времени, в который чистое преимущество (преимущество минус затраты) равняется совершенным затратам.
• Преимущества – ценность предлагаемого проекта для компании, рассчитываемая при его обосновании. Часто при оценке преимуществ учитывается только ценность для ИТ-отдела в виде сокращения затрат на ИТ. Необходимо делать комплексную оценку, учитывая влияние предлагаемой технологии (проекта) на бизнес-процессы компании. Кроме того, необходимо разработать стратегию оценки преимуществ после внедрения проекта, для того чтобы сделать выводы о реальном влиянии предложенного решения на бизнес.
• Затраты – инвестиции, необходимые для реализации преимуществ предлагаемой технологии (проекта). В затратах необходимо учитывать все составляющие, необходимые для проведения проекта, – полностью занятую рабочую силу, стоимость субподрядчиков, ПО и оборудования. Кроме того, в категорию затрат относятся все приращенные затраты в существующей среде, связанные с предлагаемым решением.
• Риск – служит для оценки неопределенности измерения преимуществ и затрат, присущей инвестициям. Неопределенность измеряется двумя способами: как вероятность соответствия оценок затрат и преимуществ исходным предположениям и как вероятность измеряемости и отслеживаемости оценок во времени.
• Гибкость – ценность, которая может быть получена в результате будущих дополнительных инвестиций на базе уже сделанных первоначальных инвестиций. Несмотря на то что для обоснования проекта оцениваются прямые преимущества от его реализации, оценка данного показателя позволит компаниям стратегически взглянуть на сделанные инвестиции.

От сисадмина к CIO

Если долгое время вы находились в компании в положении обслуживающего персонала, который занимается починкой компьютеров, заправкой картриджей и настройкой сети, то, возможно, сейчас пришло то самое время, когда необходимо ситуацию переломить. Конечно, если вы сами ставите перед собой цель расти по карьерной лестнице.

Давайте попробуем вместе разобраться, какие шаги нужно предпринять, чтобы поднять свою значимость в компании, и если не получить новую должность, то хотя бы заставить прислушиваться к своим предложениям. А это уже будет достижением на пути к прерогативам ИТ-директора: влиянию на распределение бюджета, руководству внедрением интересных проектов, продвигающих бизнес вперед.

Имея семилетний опыт общения с позиции представителя системного интегратора с ИТ-персоналом компаний-заказчиков, могу поделиться своими наблюдениями за тем, в чем состоит основное отличие сисадминов от ИТ-директоров.

Первые мыслят в терминах «ленточных библиотек», в то время как вторые – в терминах бизнеса. Если одни решают проблемы, регулярно возникающие с оборудованием и софтом, то другие думают проактивно, понимают задачи, стоящие перед бизнес-подразделениями компании, и предлагают решения этих задач с позиции ИТ. Соответственно собственниками и руководством компании сисадмины воспринимаются как сотрудники, далекие от бизнеса, от них не ждут идей по улучшению функционирования компании, поэтому в кабинет начальства их приглашают только тогда, когда нужно дать ответ на вопрос, прямо относящийся к их компетенции. Отсюда отношение к ИТ-отделу как к затратному подразделению, без которого просто-напросто бизнесу не обойтись.

Конечно, и на этом этапе айтишники могут выступать с инициативой приобрести то-то или то-то, но как же сложно объяснить руководству целесообразность выделения финансов на покупку того, что, по их мнению, нужно компании. Причина простая – в малом/среднем бизнесе управленцы очень внимательно относятся к расходам, для них важно понимать, «отобьется» ли завтра вложенный сегодня рубль.

Грамотно объяснить на языке финансов, что новый сервер – это не затраты, а инвестиции (т.е. то, что окупится в будущем и принесет прибыль), могут единицы, а остальные получают отказы в финансировании. Как правило, до тех пор, пока не случится авария, и компания не потеряет, к примеру, ценную БД в результате краха старого железа. После чего директор вызовет к себе на ковер сисадмина и спросит, гневно сверкая глазами, почему ранее не были приняты должные меры. Даже если потом не последует кары рублем, безусловно, дальнейшие перспективы довольно неприятны для сисадмина – это аврал, поскольку данные нужно срочно восстанавливать, и прохладные отношения с начальством.

В общем, как ни крути, а убеждать руководство нужно уметь, а для этого придется научиться мыслить стратегически, понимать, какие цели преследует компания в будущем и какие задачи перед ней стоят в настоящем, находить решения этих задач и предлагать их, обосновывая целесообразность на понятном директору языке – языке цифр.

Пример внедрения

Давайте представим ситуацию гипотетической компании с определенными характеристикой и бизнес-задачами и сисадмина, на месте которого могли бы оказаться вы.

Мы разберем на этом примере вариант анализа рентабельности инвестиций в технологию Microsoft Windows Server 2008 R2. Вы, в свою очередь, поняв, как работает методология TEI, сможете сделать расчет для своей компании под любой интересующий вас продукт или проект.

Характеристика компании

Организация занимается в основном оптовыми поставками стройматериалов, имеет главный офис, два филиала в соседних областях и энное количество торговых точек (отгрузка товара по оптовым ценам физическим лицам на сумму не менее 5000 руб.). Планируется плавный рост компании.

ИТ-инфраструктура складывалась исторически, без какой-либо стратегии, децентрализованная, общее количество рабочих мест не превышает 80. ОС на ПК разношерстные – есть Windows 7, XP, несколько ноутбуков под Vista для мобильных сотрудников. В компании есть сервер под Linux, на котором работает учетная система, к которой подключаются по VPN торговые терминалы и ноутбуки. Сервер находится в удаленном офисе, каким-то образом бэкапится.

Ситуация

Периодически сервер падает, тогда из главного офиса в филиал в срочном порядке едете вы как ответственное за работоспособность сервера лицо решать эту проблему. Дорога до филиала у вас занимает порядка 1,5-2 часов, с учетом действий по восстановлению данных (поднятие из бэкапа происходит не всегда быстро) на поездку уходит целый день. Иногда происходят глюки при подключении удаленных сотрудников, что также чревато простоями.

К тому же вы знаете, что значительная часть пользовательских ПК не лицензирована (лицензий на Windows 7 всего порядка 25), процентов 15 старых компьютеров пора уже выкинуть. Инвентаризацию используемого ПО вы проводите, но контроля за установкой нет, в результате на компьютерах периодически находите несанкционированные программы. Как грамотный системный администратор вы понимаете всю зыбкость вашего положения, если вдруг в компанию нагрянет проверка.

Рассуждения

Здраво рассудив, вы прикидываете, что надо бы купить новый сервер, установить на него Windows Server 2008 R2, настроить стабильный удаленный доступ с резервированием каналов, бэкапирование с более быстрым восстановлением, установить политику контроля над установками ПО, автоматизировать развертывание обновлений, стандартизировать пользовательские компьютеры. Запросив коммерческое предложение на новый сервер + 12 новых компьютеров + Windows Server + 80 клиентских лицензий + 43 ОС, вы видите огромную сумму, переваливающую за полмиллиона рублей.  Неоднократно вы уже пытались намекнуть на то, что надо лицензироваться, чтобы избежать серьезных проблем, поэтому на клиентские операционные системы денег вроде бы должны дать, но в то же время вы понимаете, что порядка 100 тыс. рублей на серверные лицензии без железобетонного обоснования начальство выделит вам разве что в следующей жизни.

Давайте попробуем смоделировать ситуацию, когда вы приходите к нему и приносите с собой данные в красивых таблицах и графиках, наглядно демонстрирующие все выгоды для компании при переходе от текущей ситуации к централизованному управлению из главного офиса всей инфраструктурой на базе Windows Server 2008 R2. Дальше вы можете просто молчать, удовлетворенно наблюдая за тем, как внимательно собственник изучает представленные цифровые доказательства вашей правоты.

Прошу учесть, что здесь я не делаю никаких предположений в отношении потенциальной рентабельности инвестиций других организаций. Всем заинтересовавшимся настоятельно рекомендую использовать собственные оценки в рамках платформы, представленной в примере, чтобы определить уместность инвестиций в выбранную технологию.

Решение

Итак, для обеспечения централизации и отказоустойчивости инфраструктуры нам понадобится новый сервер, он же контроллер домена, на котором мы реализуем службу Active Directory и установим бухгалтерскую систему. Второй сервер оставим в удаленном филиале, поднимем на нем Read Only Domain Controller (в целях обеспечения защиты от случайного или намеренного повреждения базы AD) и организуем репликацию из центрального офиса (DFS). Благодаря такой конфигурации удаленные пользователи смогут всегда иметь доступ к базе, даже если первый сервер «упадет» или что-то случится с интернет-каналом в центральном офисе. Вместо подключения к базе по VPN будем использовать терминальный доступ, это позволит нам разгрузить канал и к тому же защитить базу данных от несанкционированного копирования. В будущем при возникновении необходимости подключения мобильных пользователей к ресурсам сети мы сможем также избежать сложностей с VPN-подключением, организовав для них прозрачный доступ посредством встроенной в Windows-сервер технологии Direct Access (для реализации данной технологии потребуется наличие на компьютере пользователя Windows 7 редакции Enterprise).

С помощью групповых политик настроим права доступа ко всем ресурсам, централизованное развертывание ПО и будем осуществлять контроль за установкой софта на локальных машинах. Резервное копирование будет осуществляться на ленты.

Итак, мы видим следующие причины для бизнеса инвестировать в Windows Server 2008 R2:

• Повышение производительности сотрудников, в том числе ИТ-отдела. Это происходит благодаря возможности удаленного управления сервером и компьютерами (настройка прав доступа, политик управления ПК, восстановление, развертывание образов ОС, ПО и обновлений) и стандартизации пользовательских конфигураций. К тому же благодаря установленному контролю за имеющимся ПО исчезнут все риски, связанные с использованием контрафактного софта,
• Сокращение простоев сотрудников и увеличение прибыли компании благодаря повышению доступности базы данных. В нашем решении для настройки удаленного доступа мы учитываем необходимость обеспечения устойчивого подключения из любого месторасположения при любой ширине канала. Тем самым уменьшится количество простоев и недовольных клиентов, которым менеджеры не могут отгрузить товар, что будет означать большую эффективность работы сотрудников отдела продаж и увеличение прибыли компании.
• Минимизация рисков потери данных сотрудниками по причине выхода из строя их ПК. Это возможно благодаря переносу всех важных данных, до этого находящихся на пользовательских компьютерах, на сервер для централизованного хранения. Сюда же адресуем предложение о возможности улучшенного резервного копирования, которое позволяет в кратчайшие сроки восстановить сервер с нуля вместе со всеми данными.

***

Но для руководства голословных обещаний счастливого будущего будет явно недостаточно, поэтому попробуем переложить все то, что мы написали, на язык цифр. О том, как это сделать, читайте в следующей части статьи.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи