СЕРГЕЙ БОЛДИН, системный администратор в энергетической компании, bsergey2@gmail.com

Создание обучающего материала

Грамотность и коммуникабельность ИТ-специалиста могут быть задействованы для составления обучающих материалов

Любой проект требует наличия документации, где описываются все нюансы и последовательность необходимых действий для выполнения поставленной задачи или какой-то отдельной ее части.

Документация помогает сотрудникам компании быстро вникнуть в работу проекта и меньше звонить ИТ-специалистам с возникающими вопросами, а также переложить обязанности на другого работника при кадровом дефиците, например в период отпусков или увольнении.

Написание инструкций

Без инструкций было бы сложно научиться пользоваться новыми технологиями и полезными функциями. Инструкция определяет порядок правил, согласно которым выполняется ряд определенных действий. Давайте кратце распишем их.

Сначала определились, для кого создается инструкция, – можно указать, например, образование, опыт и навыки, знания, должность. Затем пишется тема или заголовок. Если используется профессиональная терминология, то необходимо подготовить перечень терминов с расшифровкой.

Далее нужно продумать организационную структуру каждого раздела. Одним из удобных вариантов может быть составление скелета инструкции. Например, набросали 5-10 пунктов, пронумеровали и дали им названия. Это вносит большую ясность, что за чем описывать и что необходимо еще добавить. Дальше идет описание каждого пункта.

Если текста много, то лучше разбивать на абзацы или сделать дополнительный пункт, так как сплошной текст труднее читать. При описании лучше указывать простые и понятые действия, типа: нажатие кнопки «Экспорт», использовать меню «Параметры», а также результат: получим данные в виде таблицы или появится мастер настроек.

К некоторым пунктам во время описания желательно прикреплять подтверждения в виде таблиц, схем, алгоритмов, картинок, скриншотов (можно применить отдельные программы, например, ScreenSteps, Monosnap, Screenpresso). Наглядность дает большее понимание.

Различные выделения текста (жирный, подчеркнутый, наклонный, другим шрифтом) обращают внимание на нужные фразы, настройки, действия. В дальнейшем это поможет более быстро найти необходимый пункт. В конце желательно указать свои контакты.

По завершении работы над инструкцией обязательно начинается работа над ошибками. Нужно проверить, читается ли текст легко, самому все ли нравится, затем дать на проверку такому же специалисту, а после этого разослать нескольким работникам и узнать, все ли понятно.

После одобрения вордовского варианта инструкции (также это может быть и отчет) иногда требуется ее оформить в pdf-формате.

Для этих целей необходим pdf-редактор, например:

• Foxit PDF Editor,
• Nitro PDF Professional,
• Soda PDF Professional,
• или же Open/LibreOffice.

Мы будем использовать Foxit PDF Editor. В нем легко можно вставлять целиком страницу из другого pdf-файла, писать и форматировать текст, добавлять картинки.

После создания нескольких pdf-страниц (отдельных файлов) Foxit PDF Editor позволяет их последовательно скрепить в один документ. Для этого необходимо зайти в меню File, выбрать пункт Join..., в появившемся окне нажать кнопку Add Files... и выбрать необходимые pdf-файлы для слияния, а затем нажать кнопку Join (см. рис. 1).

Рисунок 1. Слияние pdf-файлов в один документ

Еще один вариант оформления инструкции – с помощью веб-технологий. Такой тип отображения очень удобен при большом количестве сотрудников: выложил инструкцию на внутренний веб-портал или скинул ссылку по почте – и электронный документ одновременно всем доступен для чтения/редактирования.

Для этих целей имеется достаточно большое количество средств:

• MediaWiki,
• XWiki,
• Zim,
• GitBook,
• DITA,
• Sphinx,
• DocBook,
• Dr.Explain,
• Help+Manual
• и другие.

Опишем два из тех, которыми мы пользуемся.

MediaWiki [1] – это движок для создания веб-инструкций, заметок, справок, различных текстовых описаний, лекций и конспектов, имеется большое количество расширений [2], аутентификация, возможность оставлять комментарии. Требуется наличие LAMP.

Чтобы в MediaWiki добавить новый раздел, нужно выделить существующий раздел, нажать кнопку Править, вписать название и нажать кнопку Записать страницу. Результат можно увидеть на рис. 2.

Рисунок 2. Заметки при использовании MediaWiki

Dr.Explain [3] – эта программа для создания справочной системы, устанавливается на компьютер, есть поддержка русского языка, имеет дружелюбный интерфейс, проста в использовании, в наличии платная и бесплатная версии.

В Dr.Explain с самого начала уже имеется основа для составления документа, то есть панель, содержащая структурированное дерево (Оглавление, Раздел 1, Раздел 1.1). При выделении одной ветки можно добавлять новые пункты.

Также доступны форматирование текста, вставка картинок, просмотр и экспорт в четырех форматах (см. рис. 3):

• CHM,
• HTML,
• Doc,
• PDF.

Рисунок 3. Создание инструкции в программе Dr.Explain

Результат экспорта в HTML-формат можно увидеть на рис. 4.

Рисунок 4. Инструкция в HTML-формате

Если в компании ведется разработка (доработка) и/или сопровождение какого-то продукта целой командой, то желательно наличие функции совместного редактирования документов для четкого описания своих действий, хранения истории изменений, возврата к предыдущему варианту. Для таких целей применимы:

• MS SharePoint [4],
• GoogleDocs,
• Confluence,
• Dr.Explain
• или другие.

Создание презентаций

Презентация включает в себя текст и наглядное представление информации (картинки, диаграммы, схемы, алгоритмы, таблицы, звуковое и видеосопровождение), она помогает максимально понятно донести всю суть вопроса до слушателя, а в нашем случае это руководство. В основном для создания презентаций применяется программа Microsoft PowerPoint.

При создании презентации необходимо понимать ее отличие от инструкции. Ведь можно же текст инструкции с картинками перенести на слайды презентации и считать, что готово. Но нет. В презентации рассказывается про основные функции, направления, цели, достоинства и недостатки, принцип действия, последовательность работы частей (модулей, составляющих) продукта, выводится статистика, а также результат.

В презентации не стоит так подробно, как в инструкции, указывать настройки, какие меню открыть, какие кнопки нажать и куда перейти, в каком окне установить определенные галочки. Также лишним будет сообщить о наличии ошибок, их кодах с описанием и решениями, так как это указывается в инструкции. То есть руководству не интересны мелкие недочеты, поэтому про них лучше умолчать.

Слайдов в презентации может быть сколько угодно, главное – чтобы презентация не была утомительной. Создание слайдов происходит легко, а также удаление, перемещение, изменение места – при помощи мыши и контекстного меню в левой панели.

Работа с текстом в PowerPoint такая же несложная, как и в Word, используются те же кнопки и приемы форматирования, также можно вставлять диаграммы из таблицы Excel, загружать картинки с локального диска [5].

Стандартное оформление презентации очень простое и скучное. В PowerPoint есть несколько меню для применения различных эффектов. Рассмотрим их.

В меню Дизайн имеется множество готовых шаблонов, чтобы фон слайдов был более оригинальным.

С помощью меню Переходы можно сделать нестандартное появление слайда (см. рис. 5). Например, он будет перелистываться, затухать, увеличиваться, наезжать, вспыхивать, падать, иметь эффект жалюзи, куба, трещины, штор, оригами, шашек или другой.

Рисунок 5. Меню Переходы в Microsoft PowerPoint

В меню Анимация содержится большое количество эффектов для текста, который в результате может выцветать, вылетать, вращаться, плавно удаляться, качаться, уменьшаться, затемняться, пульсировать, перекрашиваться и другое.

Презентацию можно запускать в полноэкранном режиме, по времени или вручную. Такие настройки находятся в Слайд-шоу → Настройка слайд-шоу.

Использование видеоматериала

Иногда для обучения недостаточно просто текста и картинок, чтобы максимально понятно и эффективно донести до слушателя всю суть вопроса. В этом случае придется использовать видеоматериал. Будем считать, что уже имеются микрофон и видеокамера хотя бы среднего качества. Как же создать видеоурок?

Для создания скринкастов требуются хоть небольшие знания в области видеомонтажа. Скринкаст (Screencast) – это видеозапись с экрана монитора с голосовым объяснением настроек какой-то программы, устройства либо презентации. Скринкаст можно считать видеоинструкцией.

Записывать последовательность действий с экрана монитора можно с помощью программ:

• Camtasia Studio,
• Google Hangauts,
• VLC Media Player
• и многих других [6].

Отредактировать видео помогут, например:

• OpenShot,
• Camtasia Studio,
• AdobePremiere,
• PinnacleVideoSpin [7].

Воспользуемся программой Camtasia Studio [8]. После ее запуска в левом верхнем углу необходимо нажать кнопку Record the screen, в появившейся панели нажать кнопку rec и через три секунды начать пояснительные действия. По завершении процесса программа предложит сохранить файл в формате .camrec (или .trec, зависит от версии программы).

Далее можно просмотреть и прослушать или отредактировать получившийся ролик. Для этого открываем .camrec-файл программой Camtasia Studio (см. рис. 6), нажимаем кнопку Play, смотрим внизу на дорожки и определяем, какой момент необходимо исправить.

Рисунок 6. Запись скринкаста программой Camtasia Studio

На нужном месте останавливаем видео, на ползунке слева (на зеленом маркере) нажимаем левой кнопкой мыши, перемещаем ползунок вправо (с красным маркером) и снова жмем левой кнопкой мыши. Таким образом, мы выделяем ненужный отрезок и удаляем его.

В меню Инструменты содержатся различные эффекты. Например, можно добавить субтитры, выноски, переходы, видеофайл, текст и картинку, эффекты для курсора, запись с веб-камеры, сменить положение, направление, расстояние, изменить масштаб скринкаста и другое.

После того как все действия над скринкастом завершены, его нужно сохранить. Для этого проходим путь Produce and Share → Produce and Share → Custom production settings, выбираем один из популярных форматов, устанавливаем необходимые параметры при сжатии и ждем завершения процесса.

Групповое обучение

В некоторых случаях нет необходимости тратить время на написание инструкции или создание скринкастов, а достаточно сразу показать результат на деле.

Один из вариантов – расшарить свой экран монитора для некоторого количества сотрудников. В данном случае может быть полезной программа NetOP [9], которая предназначена для показа действий с одного основного монитора на несколько мониторов, рассчитана для учебных классов.

У нас установлена и настроена система видеоконференцсвязи Skype for Business. В ней в любой момент аудио-, видео- или текстового общения можно делать экран выступающего для общего просмотра. Для этого необходимо нажать кнопку Презентация (с изображением монитора) и выбрать пункт Показать рабочий стол (см. рис. 7).

Рисунок 7. Общий экран Skype for Business

Другой вариант группового обучения – проведение вебинаров и онлайн-конференций. Применять такую тактику необходимо, когда пользователи не являются членами домена/леса, например, для потенциальных клиентов либо для сотрудников компаний-партнеров.

Для дистанционного обучения имеется большое множество программ [10], перечислим только некоторые:

• Moodle,
• Eliademy,
• Claroline LMS,
• Dokeos,
• Oringo,
• OLAT,
• iSpring Online,
• Acrobat Connect,
• iWebinar,
• Interwise,
• Webex,
• Webtutor
• и другие.

Для проведения вебинаров, выполнения несложных заданий в режиме онлайн мы используем iSpring Online (см. рис. 8) [11].

Рисунок 8. Вебинар с помощью iSpring Online

Данный ресурс позволяет демонстрировать подготовленный материал, добавлять тестовые задания, предоставлять права доступа, видеть комментарии обучающихся, формировать отчеты, планировать проведение мероприятия, разбивать пользователей на группы и другое.

Спецэффект

Иногда руководство желает видеть отображение контента в виде фотоальбома, книги или журнала с эффектом перелистывания. Ярким примером того могут быть фотоотчет о проделанной работе, фотосессия автомобиля, мебели, фасада, оборудования или какого-то материала перед продажей.

Для создания эффекта перелистывания применяются различные программы типа:

• Flip PDF,
• FlipBook Maker,
• FlippingBook Publisher,
• FlipAlbum.

А также готовые PageFlip-плагины [12], подключение которых происходит в коде сайта.

Долгое время мы использовали программу Flip PDF для спецэффекта некоторых pdf-файлов и FlipAlbum для создания фотоальбомов, где отображались самые удачные фото о выполненной работе на территориально удаленных объектах.

Достоинства: повышается грамотность ИТ-специалиста.

Недостатки: тратится немало времени на доскональное изучение продукта и его описание.

Написание пояснительных документов и/или составление обучающих материалов не является для системного администратора каким-то обязательным требованием. Но если перед ним стоит такая задача, значит, руководство понимает, что именно этот сотрудник умеет правильно выражать свои мысли, доступно объяснить на словах и грамотно описать процесс и продукт, а также составить нужный отчет или создать презентацию с применением различных техник.

1. Описание и настройка MediaWiki – https://ru.wikijournal.org/wiki/как_создать_сайт_при_помощи_MediaWiki, http://www.sysadminwiki.ru/wiki/MediaWiki.
2. Расширения для MediaWiki – http://bingam.ru/2011/06/07/50-rasshirenij-dlya-mediawiki/.
3. Официальный сайт программы Dr.Explain – https://www.drexplain.ru/.
4. Болдин С. Работа с MS SharePoint 2016. Часть 2. Совместное редактирование документов. // «Системный администратор», № 10, 2017 г. – С. 28-33. URL: http://samag.ru/archive/article/3517.
5. Создание презентации – http://comp-security.net/как-создать-презентацию-в-powerpoint/, http://fb.ru/article/186417/kak-sozdat-krasivuyu-prezentatsiyu-v-power-point-poshagovaya-instruktsiya.
6. Программы для скринкастов – https://xakep.ru/2013/11/26/screencast-soft-windows-linux/.
7. Программы-видеоредакторы – http://soft.mydiv.net/win/cname47/cname65/cname68/.
8. Описание программы Camtasia Studio – http://user-life.ru/poleznyj-soft/camtasia-studio-kak-polzovatsya.html.
9. Официальный сайт программы NetOP – https://www.netop.com/edu.htm.
10. Программы для дистанционного обучения – http://hr-elearning.ru/top-besplatnykh-sistem-distancionnogo-obucheniya-personala/, http://www.rekuklet.ru/blog/information_systems/1735.html, http://hotuser.ru/distanczionnoe-obuchenie/764-moodle.
11. Описание программы iSpring Online – https://www.ispring.ru/ispring-online, https://www.ispring.ru/ispring-online/key-features.html.
12. PageFlip-плагины – https://www.templatemonster.com/ru/blog/2013/03/04/pageflip-effect-plugins-tutorials/.

Ключевые слова: инструкция, сотрудники, правила, описание, текст, схема, картинка, файл, презентация, слайд, эффект, видеоролик, материал, пункт, действия, скринкаст, обучение, программа, формат, редактор.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи