Работа с MS SharePoint 2016. Часть 2. Совместное редактирование документов

 СЕРГЕЙ БОЛДИН, системный администратор НЭК «Укрэнерго», bsergey2@gmail.com

Работа с MS SharePoint 2016
Часть 2. Совместное редактирование документов

Разграничим доступ пользователям к папкам и файлам, организуем параллельную работу (одновременное редактирование) с файлом

В прошлой статье [1] мы познакомились с продуктом SharePoint и разместили на страницах корпоративного сайта библиотеки документов разных отделов. Но библиотеки документов позволяют не только хранить файлы и предоставлять кним доступ пользователям, а и дают возможность одновременно открывать некоторые офисные файлы для редактирования. Удобство при работе с одним документом нескольких сотрудников из разных отделов заключается в том, что ненужно «висеть» на телефоне, обсуждая изменения в файле и сообщать о завершении работы с ним.

О режимах доступов

Права на главную страницу для просмотра сайта мы предоставили доменной группе Все, чтобы любой пользователь компании смог посещать данный раздел. По умолчанию эти права наследуются на все страницы и компоненты, а это несовсем правильно, потому как конфиденциальные данные видеть должны не все. Следовательно, необходимо поработать над разграничением прав доступа к файлам и папкам.

Администратор системы SharePoint может предоставлять или отключать следующие режимы доступа [2]:

• Права на страницу сайта – можно запретить заходить на некоторые страницы сайта.
• Права на библиотеку – при наличии прав можно открывать любые папки и файлы.
• Права на папку – отключить доступ к библиотеке и разрешить открывать только некоторые папки, при этом другие папки видны не будут.
• Права на файл – результат, как с папками.
• Отключить кнопку «…», с помощью которой сотрудник сам может предоставлять общий доступ другим.

В нашем случае достаточно предоставить доступ только к папкам. Для этого выделяем библиотеку документов, заходим во вкладку Библиотека, нажимаем на кнопку Параметры библиотеки, жмем на ссылку Библиотека документов: разрешения. Здесь мы видим (см. рис. 1) группы Владельцы (полный доступ), Посетители (чтение), Участники (изменение), Средства просмотра служб Excel (только просмотр), которые по умолчанию были унаследованы при разрешении входа на главную страницу доменной группе Все.

Рисунок 1. Распределение прав доступа

Чтобы сотрудники компании могли видеть только необходимые им папки, нужно нажать кнопку Прекратить наследование разрешений, затем удалить все наследуемые группы. Далее в библиотеке документов напротив нужной папки необходимо нажать кнопку «…» и в поле вписать часть ФИО коллеги (можно на русском), которое по совпадению букв появится целиком, выбрать нужный режим (Может вносить изменения или Может просматривать) и нажать кнопку Поделиться (см. рис. 2).

Рисунок 2. Предоставление доступа к папкам

После этого можно вернуться в раздел по управлению доступом. Там увидим, что появившейся пользователь имеет Ограниченный доступ, а также, нажав на ссылку Отображение этих элементов, увидим, к каким именно папкам и какой унего имеется доступ.

Если сотруднику был предоставлен доступ на редактирование, то в верхней части библиотеки документов будут доступны кнопки Создать, Отправить, Поделиться. Если же работник обладает правами на чтение, то эти кнопки будут отсутствовать. Мы рассмотрим первый вариант.

Опытные пользователи самостоятельно могут предоставить доступ ко всей папке или отдельному файлу своему коллеге для скачивания, чтения или редактирования. Для этого ему нужно нажать на кнопку с тремя точками, а затем кнопку Общий доступ, ввести ФИО и выбрать нужные права. Если такая опция не нужна, то данную кнопку можно отключить c помощью CSS-кода:

<style type="text/css">

a[id$=site_share_button]

{

display: none !important;

}

</style>

или деактивировать ее на уровне сайта, зайдя в Параметры сайта → Разрешения для сайта, нажав на кнопку Параметры запросов на доступ и сняв первую галочку Разрешить участникам совместный доступ к этому сайту, а также отдельным файлам и папкам.

Статью целиком читайте в журнале «Системный администратор», №10 за 2017 г. на страницах 28-33.

PDF-версию данного номера можно приобрести в нашем магазине.

1. Болдин С. Работа с MS SharePoint 2016. Часть 1. Знакомство со стандартной конфигурацией. // «Системный администратор», № 9, 2017 г. – С. 20-26 (http://samag.ru/archive/article/3494).
2. Права доступа – http://blog.vitalyzhukov.ru/ru/sharepoint-permissions.aspx.
3. Описание протокола MS-FSSHTTP – https://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd943623.aspx, https://www.mapilab.ru/support/articles/office-sharepoint-2010-joint-authorship.html.
4. Описание протокола MS-FSSHTTPB – https://msdn.microsoft.com/en-us/library/dd965780.aspx.
5. Поддержка офисных документов для редактирования – https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ff718249.aspx.
6. Совместное редактирование Word-файла – http://ecm-journal.ru/post/Parallelnoe-redaktirovanie-v-Microsoft-Office-2010---nekotorye-tekhnicheskie-podrobnosti.aspx, http://www.oszone.net/11652/collaboration_sharepoint2010_office2010.
7. Установить количество авторов – https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ff718248.aspx.
8. Общий доступ к Excel-файлу – http://exceltable.com/vozmojnosti-excel/sovmestnyi-dostup-k-failu-excel.
9. Версионность документов – https://habrahabr.ru/company/epam_systems/blog/193684, https://support.office.com/ru-ru/article/Принципы-управления-версиями-в-списках-SharePoint-и-библиотеки-0f6cd105-974f-44a4-aadb-43ac5bdfd247.
10. Настройка подключения – https://griffindocs.wordpress.com/2013/03/20/sharepoint-2013-how-to-add-ssl-to-a-web-application.
11. Готовые мобильные приложения – https://habrahabr.ru/company/comparex/blog/311458.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи