 |
|
|
|
Выбираем систему групповой работы
Выбираем систему групповой работы Не секрет, что применение средств groupware позволяет повысить эффективность работы сотрудников организации. В статье рассмотрим наиболее популярные решения Сегодня тяжело представить функционирование любой организации без средств коллективной работы. Наверное, поэтому соответствующие системы являются одними из наиболее востребованных и занимают большой сегмент рынка ПО. Задача подобных решений проста – создается единое пространство, обеспечивающее в первую очередь удобство пользователю в обмене сообщениями и документами, поиске данных, планировании времени, а также контроль совместных работ. Но, если начать выбирать для своей организации подходящую реализацию, можно столкнуться с тем, что функции у groupware-систем различных разработчиков существенно отличаются. Что ждать от groupware? В англоязычной литературе соответствующие программы называются groupware, collaborative software, Computer-Supported Cooperative Work (CSCW), есть и другие имена. Сам термин «groupware» как противопоставление singleware был предложен в 1978 году Петером и Труди Джонсон-Ленц (Peter и Trudy Johnson-Lenz), хотя более широкую известность получил на десятилетие позже, в конце 80-х. Устоявшегося термина в русском языке нет, но чаще говорят как о ПО обеспечения совместной или коллективной работы. Первой реализацией groupware считают онлайн-игру Colossal Cave Adventure, написанную в 1975 году для DEC PDP-10. Затем появился PLATO Group Notes (дедушка современного Lotus Notes), который был очень популярен вплоть до начала 80-х. Хотя наибольшую востребованность приложения групповой работы приобрели уже в 90-х, и особенно большой толчок дало развитие Интернета, различных систем общения и веб-технологий. За это время создан не один десяток продуктов, которые из простых средств обмена информацией превратились в groupware-платформы, отлично подходящие и для территориально распределенных коллективов любого размера. Единого требования, как и подхода в организации рабочего места пользователя при их построении, нет, к тому же назначение или происхождение продукта может быть разным. Одни программы рассчитаны на «обычный» офис, другие – на фирмы, занимающиеся продажами и предоставлением услуг, образовательные учреждения, есть свои решения и для разработчиков ПО и так далее. Каждая реализация имеет свой набор функций, поэтому часто выбрать нужный вариант очень тяжело. Большинство groupware-систем содержат:
Это необходимый минимум. В зависимости от реализации groupware может содержать средства мгновенного обмена сообщениями, рассылки и подписки на обновления, совместное использование файлов (в некоторых случаях с возможностью контроля версий), CRM и ERP, портал (CMS, WiKi, блоги, форум и т.д.), интеграцию с LDAP и Active Directory. И хотя некоторые из них прямого отношения к функции groupware не имеют, такие дополнения существенно увеличивают возможности, а значит, и эффективность конкретного решения. Например, OBM, описание которого найдете в этом же номере журнала, разрешает управлять учетными записями пользователей, позволяя обойтись без Active Directory. Большинство популярных groupware обеспечивает доступ к клиентской части через веб-интерфейс, что снимает ограничение на клиентские ОС, и дает возможность подключаться к серверу с любой точки, где есть Интернет. Системы групповой работы отличаются лицензией и используемой платформой, каждый вариант подразумевает разные первоначальные взносы за внедрение и наличие подготовленных специалистов и пользователей. Так, проприетарные решения содержат большое количество функций, обеспечены поддержкой, но при внедрении потребуют значительных начальных капиталовложений, в том числе и на подготовку администратора. А это, как правило, делает их «неинтересными» для небольших и средних компаний. Системы групповой работы, распространяемые по Open Source-лицензии, считаются (это не совсем так, но спорить не будем) менее готовыми к работе «из коробки», но с их установкой и настройкой справится любой веб-программист, которого очень просто найти даже в небольших населенных пунктах. Особняком стоят SaaS-решения, их развертывание не потребует больших первоначальных взносов, переподготовки администратора. В статье не буду рассматривать популярную комбинацию Microsoft Exchange [1] и Microsoft Outlook, которую часто берут за эталон организации системы совместной работы. Эта связка хорошо расписана на тематических ресурсах. Минус: найти хорошего администратора, знающего Microsoft Server, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft SQL Server, не так уж и просто. Первоначальные затраты на покупку лицензий составят приблизительно – $733 – Windows Server 2008, $715 – Exchange Server Standard 2010, $68 – Exchange Standard CAL (за каждое подключение), $220 – Microsoft Office 2010 Standard (для каждого ПК) + клиентские версии Windows. Корпоративная почта с расширенными функциями Большинство систем групповой работы выросли из сервисов электронной почты, в которых появились дополнительные функции, поэтому и искать будем среди подобных систем. Например, многие организации, имеющие свой домен, вместо развертывания почтового сервиса просто подключают его к Яндекс.Почта для домена или Google Apps для бизнеса. В результате получают полноценный корпоративный почтовый ящик, отправляя письма от «своего» имени, и некоторые даже не обращают внимания на дополнительные возможности, предоставляемые в нагрузку и не требующие каких-либо вложений. Например, Яндекс.Почта для домена [2]. Для подключения просто указываем адрес домена (в списке уже присутствуют домены прописанные в Яндекс.Вебмастер), подтверждаем права на домен и редактируем MX-запись в панели управления DNS: Имя поддомена – @ Администратор получает интерфейс, с помощью которого он может управлять почтовыми аккаунтами. По умолчанию поддерживается до 1000 аккаунтов, чего обычно более чем достаточно, но их число можно увеличить. Теперь пользователи могут работать с почтой, подключаясь с помощью веб-интерфейса, клиентами по протоколам POP3/IMAP или используя мобильные устройства. Кроме этого, интерфейс дает возможность настроить сбор почты с других POP3 почтовых ящиков, создать новые папки и метки, упрощающие сортировку писем с помощью фильтров, плюс белый и черный список. Также доступен сервис мгновенных сообщений Я.Онлайн, Яндекс.Бар для браузера и персональный менеджер контактов. Пользователь может заводить несколько календарей (доступен экспорт и импорт), создавать события и списки дел. События при необходимости привязываются к списку дел. При создании события пользователь приглашает других участников, которые могут просматривать или редактировать событие. Сразу же генерируется HTML-код, позволяющий поместить информацию на сайт, чтобы посетители могли быстро добавлять его в свои календари. Вероятно, не все элементы предъявляемые к системам групповой работы в Яндекс.Почта, выполнены, но для небольших организаций этого вполне достаточно.
Рисунок 1. Создание события в Яндекс.Почта для домена Корпорация Google предлагает нам два варианта подключения, позволяющих организовать групповую работу. В стандартном пакете Google Apps для бизнеса [3] пользователь получает полный спектр приложений – почта Gmail с доменом, календарь со списком задач и поиском, документы, группы, сайты и видео Google. Их функционал известен любому человеку, имеющему аккаунт на сервисах Google. Пакет предлагается совершенно бесплатно, ограничен лишь размер почтового ящика (2 Гб). Возможности календаря в общем совпадают с вариантом от Яндекс, при создании события можно рассылать приглашения другим участникам, но появилась возможность сразу подключать документы.
Рисунок 2. Сведения о мероприятии в Google Apps для бизнеса Выбрав профессиональный пакет ($50 на аккаунт в год), получаем увеличенный до 25 Гб объем почтового ящика, поддержку, гарантию бесперебойной работы, возможность переноса действующих почтовых аккаунтов на Gmail и доступ к API-расширениям. Последние позволяют интегрировать в Google Apps приложения и сервисы сторонних разработчиков. Их список приведен на Google Apps Marketplace [4], где представлено более 200 приложений, разбитых на несколько категорий: менеджеры задач, утилиты поиска, синхронизации данных, средства взаимодействия с клиентами, инструменты управления финансами, администрирования и многие другие. Часть из представленных дополнений бесплатна. Также подписчики получают доступ к системе безопасности электронной почты Postini, обеспечивающей улучшенную фильтрацию спама и вирусов, шифрование с TLS, настраиваемые правила обработки вложений, архивацию и восстановление, поиск и экспорт писем. Первые 30 дней работы в профессиональном пакете – бесплатно. Teamtools Проект ООО «НГ логик» [5], реализованный как SaaS, предлагает две версии – бесплатную базовую и расширенную. Последняя за весьма символическую плату предоставляет весь необходимый набор, обеспечивающий управление группой. Для работы потребуется компьютер с любым браузером с установленным Microsoft Silverlight. При регистрации создается учетная запись владельца, чтобы добавить новых участников, необходимо создать как минимум одну группу и отправить почтовое сообщение остальным пользователям. Содержит календарь с очень удобным модулем управления задачами, позволяющий контролировать процесс загрузки подчиненных, подсчитывать трудозатраты, напоминания и условия приемки задачи. Причем при постановке задачи она проходит все этапы – черновик, согласование, не начата, на исполнении, приемка, завершена. Файловое хранилище, в котором доступ к данным могут получать только участники группы с возможностью просмотра и обсуждения медиафайлов и документов. Размер ограничен 1 Гб, но за двойную абонплату его можно увеличить до 10 Гб. Обмен сообщениями между пользователями производится в реальном времени с помощью внутренней системы, напоминающей чат. Причем в беседу можно добавить любое количество участников. Реализован
Рисунок 3. Создание задачи в teamtools Предусмотрен вариант установки teamtools на сервер компании, для этого следует просто обратиться к разработчикам. На сайте проекта доступно несколько видеотуров, позволяющих ознакомиться с особенностями работы с teamtools. Платит только владелец группы, максимальная цена 200 рублей в месяц не зависит от количества участников. За доплату доступны дополнительные инструменты: управление проектами, просмотр документов Word. Кроме этого, следует обратить внимание на TeamLab [6] – проект, предлагающий бесплатно решение для совместной работы, реализованное как SaaS, или программы, распространяемой по Open Source-лицензии. Novell GroupWise Разработка компании Novell Inc.– Novell GroupWise [7] возникла в конце 80-х как расширение к текстовому редактору WordPerfect. В 1994 году проект выкуплен Novell и получил новое имя GroupWise. Сегодня это полнофункциональное решение для организации коллективной работы, содержащее все необходимые функции: электронную почту, систему обмена мгновенными сообщениями, календарь, управление заданиями, контактами и документооборот. Решение мультиплатформенное. В качестве серверной ОС можно выбрать NetWare (в будущем релизе планируется убрать поддержку), Windows (2003 или 2008) и Linux (SLES), клиентская часть – Windows (XP или 7), Linux (SUSE Linux Enterprise Desktop) и Mac OS X. Кроме этого, компонент WebAccess дает возможность подключаться к серверу с помощью веб-браузера, получая доступ ко всем функциям. В текущей версии 8.0 появился MobileServer, обеспечивающий поддержку мобильных устройств Nokia, и ActiveSync (iPhone и Android). Помимо этого, для подключения к серверу можно использовать любой другой клиент, поддерживающий соответствующие протоколы (IM и почтовые). Реализованы шлюзы для подключения к Novell GroupWise таких систем, как Microsoft Exchange и Lotus Notes, или миграции с них. Обеспечивается интеграция с антивирусными и антиспам-модулями сторонних производителей (лицензируются отдельно). Также поддерживаются основные стандарты защиты данных – SSL, TLS, S/MIME.
Рисунок 4. Сравнение затрат на 100 учетных записей в ТСО калькуляторе Novell
Рисунок 5. Интерфейс Novell GroupWise Установка и настройка у подготовленного администратора в принципе проблем вызвать не должна. Интерфейс очень прост и понятен. На сайте доступны несколько вебкастов и документация. Рекомендуемая розничная цена лицензии – $143 на пользователя + $33 или $36 за обычное или первоочередное техобслуживание. Возможна подписка на 1 год (~68$ за пользователя). Калькулятор TCO позволяет подсчитать, сколько удастся сэкономить на лицензии по сравнению с Microsoft Exchange. Zimbra Collaboration Server Количество groupware-систем, распространяемых по открытым лицензиям, очень велико, часто они являются производными от других проектов, в которых соответствующие функции появились вначале как дополнения. Описания многих проектов можно найти в архиве журнала «Системный администратор», демоверсии некоторых доступны на сайте opensourcecms.com. Но все, кто хоть немного интересовался возможностью использования бесплатного варианта, в первую очередь обращаются к Zimbra Collaboration Suite [8]. В журнале уже была подробная статья [9], рассказывающая о возможностях и особенностях в настройке этого решения. С тех пор произошли некоторые изменения. Так, в январе 2010 года подразделение Zimbra было выкуплено у Yahoo компанией VMware, под руководством которой выпущена актуальная на сегодня седьмая версия. Установив Zimbra, мы получаем полноценную среду коллективной работы, включающую:
Плюс к этому система поиска, группировки документов по тегам, синхронизация с внешними устройствами, хранение данных об учетных записях на LDAP-сервере или Active Directory. Для доступа к данным проект предлагает два клиента: Zimbra Web Client – интерактивный веб-интерфейс (построен с применением технологии AJAX) и Zimbra Desktop. Последний обеспечивает подключение к серверу и синхронизацию данных (почта, контакты, календарь и так далее), но может работать и в качестве автономного почтового клиента (то есть без Zimbra CS). Наиболее широкую известность Zimbra получил благодаря специальному API, позволяющему подключать к серверу дополнительные плагины (zimlets), существенно расширяющие его возможности за счет интеграции сторонних продуктов и сервисов. В версии 7 ко всем возможностям добавились модуль для хранения и совместного доступа к файлам Briefcase (вместо пересылки файлов по email), система контроля версий, возможность блокировки файлов на время редактирования, онлайн-просмотрщик для некоторых типов документов, улучшен поиск, организация мероприятий в календаре, сервер оповещений (email, SMS), поддержка Kerberos SSO, новых версий ОС, Outlook 2010 и многое другое. Появился модуль Zimbra Social, позволяющий следить за обновлениями с Twitter, Facebook и Digg. Плюс смена названия: вместо Zimbra Collaboration Suite сегодня имеем Zimbra Collaboration Server.
Рисунок 6. Zimlet существенно расширяют базовые возможности Zimbra Как и прежде, Zimbra предлагается в трех версиях – Open Source Edition, Network Edition (Starter, Standardи Professional) и Zimbra Appliance (Basic, Standard, Professional). Первая распространяется свободно под OpenSource ZPL-лицензией (Zimbra Public License) и по сравнению с платными имеет некоторые ограничения (подробнее – в сравнительной таблице Compare Zimbra Products [10]).Так как количество учетных записей не ограничено, ограничения не мешают использовать Zimbra OSE в организациях малого и среднего размера. Урезаны возможности поиска, синхронизации с Microsoft Outlook, iPhone и другими внешними устройствами и программами, отсутствует встроенный механизм резервного копирования и восстановления, невозможность работы в кластере, есть ограничения по администрированию и другие. Серверная часть Zimbra Server написана на Java и использует наработки нескольких Open Source-проектов: nginx, Apache Lucene, OpenLDAP, MySQL, Postfix, POP3/IMAP4 прокси Perdition, ClamAV, DSPAM и некоторых других. Для установки понадобится любой дистрибутив Linux, сам процесс очень прост и трудностей обычно не вызывает даже у малоопытных сисадминов (некоторые администраторы Zimbra часто используют в качестве сервера электронной почты). На сайте проекта, кроме архива с исходным текстом, предлагаются сборки для Ubuntu 8.04/10.04 LTS, SUSE LES 10/11, Debian 5, Fedora 11, RHEL 4/5. *** Выбор системы групповой работы – непростая задача, здесь следует определиться с бюджетом, возможностями, оценить уровень подготовки пользователя. В большинстве случаев внедрение происходит без проблем, ведь, по сути, разрозненные приложения подменяются централизованным решением.
|
СЕРГЕЙ ЯРЕМЧУК, фрилансер. Автор более 800 статей и шести книг. С «СА» с первого номера. Интересы: сетевые технологии, защита информации, свободные ОС
Комментарии отсутствуют
| Добавить комментарий |
|
Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи |
|
