Нижегородский государственный педагогический университет сменил систему электронного документооборота

Нижегородский государственный педагогический университет в целях оптимизации внутренних бизнес-процессов завершил проект перехода с используемой ранее системы электронного документооборота на СЭД CompanyMedia. Примером послужил успешный опыт эксплуатации системы в Волжском государственном инженерно-педагогическом университете, объединившемся с НГПУ. Всего в корпоративной системе сейчас работают 200 специалистов.

Деятельность высших учебных заведений тесно связана с работой с документами: в них фиксируются все управленческие решения, касающиеся внутренней и внешней жизни вуза, ход их исполнения и достигнутые результаты. Путем обмена документов осуществляется и взаимодействие сотрудников, а также другие жизненно важные для вуза процессы.

Работе с документами в НГПУ всегда уделялось большое внимание. Уже в 2011 году была предпринята попытка оптимизировать организацию процессов, связанных с обработкой документов, с помощью программы "1С: Документооборот".

Но весной 2011 года Министерство образования Российской Федерации приняло решение об объединении двух крупных педагогических вузов Нижнего Новгорода: Нижегородского государственного педагогического университета и Волжского государственного инженерно-педагогического университета.

Возникла необходимость оптимизировать бизнес-процессы более сложной организационной структуры. Потребовалось программное обеспечение, способное эффективно работать в территориально распределенной среде (НГПУ и ВГИПУ расположены в разных концах города).

Задача решилась довольно просто. Специалисты Волжского государственного инженерно-педагогического университета на протяжении нескольких лет успешно эксплуатировали систему электронного документооборота CompanyMedia (разработчик – компания "ИнтерТраст").

СЭД CompanyMedia характеризуется эффективной работой в территориально распределенной среде, обеспечивая взаимодействие специалистов всех офисов вне зависимости от их удаленности друг от друга. Кроме того, система наделена богатым функционалом в области работы с документами (она обеспечивает возможность работы с документом на протяжении всего его жизненного цикла: от создания/получения до помещения в архив), позволяя решать широкий весь спектр задач. СЭД CompanyMedia также отличается высоким уровнем надежности, успешно выдерживает довольно высокие нагрузки (одновременную обработку нескольких тысяч документов, работу сотен пользователей).

Как отметило руководство ИТ-департамента нового объединенного вуза, столь высокие положительные характеристики системы, наиболее полно удовлетворяющие появившимся в связи со слиянием вузов требованиям, определили единственно возможное решение возникшей задачи: автоматизацию документооборота и бизнес-процессов вуза, связанных с обработкой документов, с использованием СЭД CompanyMedia.

Проект внедрения системы был поручен сотрудникам компании "Программа-Т", бизнес-партнера ИнтерТраст в Нижегородской и Пензенской областях. Специалисты нижегородской компании, обладающие богатым опытом внедрения и поддержки СЭД CompanyMedia, имеющие все необходимые статусы и сертификаты для оказания подобного рода услуг, в кратчайшие сроки развернули систему на 150 рабочих местах НГПУ, а также организовали их взаимодействие с уже работающими в СЭД CompanyMedia 50 специалистами ВГИПУ.

Организация единой корпоративной системы электронного документооборота для НГПУ, отличающегося сложной разветвленной организационной структурой, позволила интегрировать бизнес-процессы университета, объединив их едиными политиками и правилами работы с документами, обеспечить высокую степень контролируемости, увеличить скорость реализации, повысить качество исполнения (за счет предоставления специалистам доступа к необходимой информации в нужное время в нужном месте), а значит и повысить эффективность деятельности вуза.

"Система электронного документооборота CompanyMedia стала для нас эффективным инструментом не только взаимодействия с коллегами, но и четкой организации собственной деятельности. Работа с документами стала носить более системный характер, упростилась и ускорилась", - отмечают пользователи системы.

Датой основания Нижегородского государственного педагогического университета считается 30 октября 1911 года. В настоящее время НГПУ им. Минина осуществляет довузовское, высшее профессиональное и послевузовское (включая аспирантуру и докторантуру) обучение. В состав вуза входят 9 факультетов, 4 института, 66 кафедр, 12 научно-исследовательских лабораторий, научно-исследовательский институт прикладной психологии, региональный научно-образовательный центр.