Почему не ЭДО? 

Преимущества электронного документооборота обсуждались многократно. Однако еще распространена ситуация, когда документы, проведенные через ЭДО, контрагенты или госорганы требуют предоставить также и в бумажном виде. Что затрудняет переход на электронный документооборот? И что помогает ускорить этот процесс? Какие трудности возникают при работе в ЭДО? Можно ли, внедрив ЭДО, обходиться без «бумажек»?

1. Как не провалить внедрение электронного документооборота в организации? На что следует обратить особое внимание?
2. Использование мобильных устройств при ЭДО – удобно, но небезопасно. Способы минимизации рисков утечки информации: что предпочесть?
3. В какой информационной системе лучше вести электронный документооборот?
4. Как выбрать подходящего оператора ЭДО сегодня, с учетом импортозамещения? Поделитесь своим опытом.
5. Как лучше автоматизировать внутренний документооборот и хранить электронные документы?
6. Какие решения и продукты вы рекомендуете и почему?

Алёна Талаш,
управляющий партнёр компании «РосКо»

«Документы в ЭДО подписывают ЭЦП: это гарантирует неизменность сведений, но не 100% безопасность. Если устройство подключено к интернету, угрозу компрометации данных исключить полностью невозможно»

1. Определите перечень контрагентов, которые уже используют систему электронного документооборота. Поймите цели внедрения. Следующий шаг – выбор оборудования, ПО и оператора ЭДО. Цена, надежность и функциональность плюс-минус одинаковая, но по качеству часто возникают вопросы.

Обращайте внимание на технические возможности системы: количество документов, пользователей, объем хранилища, наличие роуминга и мобильного доступа. Немалую роль играет возможность масштабирования, безопасность и стоимость решения.

2. Благодаря современному ПО для мобильных устройств можно получать данные из системы электронного документооборота (СЭД) дистанционно. Выбирайте приложения с удобным интерфейсом и высоким уровнем юзабилити, а также с надежными алгоритмами шифрования данных.

Документы в ЭДО подписывают ЭЦП: это гарантирует неизменность сведений, но не 100% безопасность. Если устройство подключено к интернету, угрозу компрометации данных исключить полностью невозможно.

Для минимизации рисков утечки данных стоит воспользоваться решениями для контроля трафика:

• межсетевыми экранами (NGFW);
• связкой прокси-сервера и антивирусного ПО – для защиты от «зловредов»;
• DLP-системой с прокси;
• DLP с приложениями.
• Радикальный способ: использовать ЭДО внутри локальной сети без выхода в интернет и с ограничениями по периферии. Но в этом случае гибкость системы снижается.

3. Универсального ответа на этот вопрос не существует. У каждого бизнеса – свои потребности и возможности. Но можно дать общие рекомендации.

При подборе решения стоит обратить внимание на следующие моменты:

• качество работы службы технической поддержки;
• функциональность;
• стоимость и виды лицензий;
• наличие услуг по сопровождению ПО и подключению контрагентов;
• возможности интеграции с другими сервисами;
• помощь во внедрении и настройке.

Из российских информационных систем стоит отметить – 1С: Документооборот, Дело (ЭОС), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), OfficeMedia (InterTrust), БОСС-Референт (АйТи) и Гран-док (Гранит). Популярные зарубежные аналоги: Documentum, DOCS Open, Staffware, Panagon, Lotus Notes и DocuLive.

4. Оператор должен соответствовать требованиям ФНС и законодательству РФ. Под указанные критерии подходят около 70 компаний. Базовые параметры выбора поставщика услуг:

• деловая репутация – опыт, количество активных пользователей;
• отзывы клиентов – касательно технических сбоев и работы службы поддержки;
• стоимость ПО – в зависимости от функционала, интеграций, настроек и объема документации;
• функциональность – базовый набор опций (таких как загрузка, заполнение и отправка документов);
• сервис и поддержка – сколько нужно платить за установку, настройку, обновления и доработки, есть ли инструкции и мануалы в доступе;
• способ работы – интеграция или веб-интерфейс.

Самые популярные операторы ЭДО – СКБ Контур, СберКорус, СБИС и Такском. Они поддерживают отправку сведений в «Честный Знак», интеграцию с 1С, КЭП и базовые функции. У провайдеров есть опция «Роуминг» для обмена документацией между разными операторами.

Посоветуйтесь с контрагентами, внедрившими систему ЭДО:

• Услугами какой компании они пользуются?
• Все ли их устраивает?

5. Перед выбором конкретной ЭДО стоит изучить делопроизводство организации. Вы должны понимать, как устроены бизнес-процессы и какой спектр задач необходимо решить. Исходя из полученных данных можно будет судить о целесообразности покупки того или иного ПО.

Существует несколько способов хранения документации:

• на внешних носителях – дисках, флешках. Способ ненадежный, так как носитель может быть поврежден или прийти в негодность;
• в корпоративном электронном архиве – условно, в папке на ПК. Просто, но небезопасно: в случае поломки SSD данные будут утрачены, да и защитить данные от копирования или редактирования при совместном доступе сложно;
• облачный архив данных – в этом случае не нужно устанавливать дополнительное ПО, производить комплексные настройки и так далее. Бюджетный и безопасный способ;
• архив системы электронного документооборота – обеспечивает сохранность информации, быстрый доступ к информации и простоту использования. Но способ является затратным и сложным в реализации.

В большинстве случаев стоит выбрать облачные сервисы, которые станут составной частью системы автоматизации документооборота.

6. Нельзя обойти стороной решения от фирмы 1С, в частности, 1С:Документооборот. Программы дистрибутора интегрируются с большинством систем. Вендор следит за актуализацией софта. Также стоит отметить СЭД «Дело». Доступна как десктопная версия, так и мобильное приложение. С помощью ПО удобно вести договорную работу, контролировать выполнение задач. Похожий продукт – Директум, обеспечивает высокий уровень конфиденциальности данных и позволяет оптимизировать бизнес-процессы.

СБИС – платформа, при помощи которой можно отправлять отчеты в ФНС и другие инстанции, искать тендеры, проверять контрагентов, управлять бизнес-процессами.

Для внутреннего документооборота подойдет DocsVision – простая и удобная программа. Плюсы: хорошая масштабируемость, широкий выбор решений, доступная стоимость лицензии. Также стоит отметить встроенные алгоритмы защиты данных и локализацию на нескольких языках.

Станислав Чегодаев,
директор по информационным технологиям службы доставки Boxberry

«Универсальных рекомендаций по выбору системы ЭДО нет, но подразумевая длинный жизненный цикл таких систем, имеет смысл смотреть, прежде всего, на российские разработки»

1. Перед внедрением ЭДО нужно провести максимально объективную оценку текущего уровня автоматизации и развития ИТ-инфраструктуры в компании, а также культуры управления и документооборота. Это позволит точнее оценить ожидаемый эффект от внедрения ЭДО. Важно, чтобы цели и задачи проекта по внедрению понимали и поддерживали не только его участники, но и руководство компании. Работа с защищенным документооборотом предполагает внедрение и поддержку ЭЦП, шифрование, внедрение режима коммерческой или государственной (если речь идет о бюджетном ведомстве) тайны в соответствии с 98-ФЗ.

2. Использование мобильных устройств в корпоративном ИТ-ландшафте имеет риски информационной безопасности не только для ЭДО. Если в компания не ставила для себя задачу комплексного решения вопросов информационной безопасности (например, на уровне соответствия основным требованиям ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2021), то риски утечки конфиденциальных данных могут перевесить удобства от использования.

4. Универсальных рекомендаций по выбору системы ЭДО нет, но подразумевая длинный жизненный цикл таких систем, имеет смысл смотреть, прежде всего, на российские разработки. Особенно если это касается работы с госорганами, используется защищенный документооборот (шифрование по ГОСТ) или используется облачное хранение архива (в ЦОДе на территории РФ).

6. Мы в Boxberry используем решение от 1С и Диадок для работы партнерами и клиентами. Выбор был обусловлен массовостью применения системы у наших контрагентов и их практики. Для наших задач вполне достаточно использования десктоп-версии системы.

Лариса Тюминкина,
руководитель направления ЭДО, RAMAX Group

«Если мы хотим избавиться от бумаги, стоит подумать про решения, которые покроют все потребности от момента создания документа до передачи его в электронный архив»

1. Успех – это совпадение ожиданий и результата. Важно определить цели внедрения, провести обследование, определить организационные, функциональные, финансовые и временные рамки проекта. Автоматизируются сквозные бизнес-процессы, затрагивающие работу совершенно разных подразделений и предприятий. Помогает единый подход, принятый всеми бизнес-заказчиками. Хорошо, если со стороны заказчика есть не только рабочая группа, но и одно ответственное лицо, оперативно утверждающее организационные и стратегические решения.

2. Кроме хранения ключа подписи, в мобильном приложении возможна бесконтактная электронная подпись как с использованием NFC-считывателя, так и без. Основной риск – потеря телефона или носителя ЭЦП, как и при локальном подписании.

3. На этот вопрос нет однозначного ответа. Электронный документооборот может полностью заменить всю бумагу компании. Если не рассматривать внедрение для обособленной службы делопроизводства, то процессы могут проходить по всему ИТ-ландшафту компании с различными схемами интеграции. И, конечно, если мы хотим избавиться от бумаги, стоит подумать про решения, которые покроют все потребности от момента создания документа до передачи его в электронный архив.

4. Если не говорить о мультиоператорности, то провайдеры ЭДО предлагают продукты, входящие в реестр отечественного ПО. В ряде случаев крупные компании могут диктовать поставщикам использование определенного оператора ЭДО. В целом же обычно анализируется статистика по операторам контрагентов, количеству документов, проверяется возможность роуминга между операторами. Стоит обратить внимание на функционал, нужна ли интеграция с госорганами и какими. Немаловажны ежемесячная стоимость отправки необходимого объема документов, стоимость владения и поддержки решения, качество техподдержки.

5. Оптимальны сквозные решения, когда внутренний документооборот логически продолжает внешний и наоборот. Не имеет смысла заменять старую систему новой или автоматизировать бумагу как есть. Подобное внедрение – отличный повод реорганизовать и оптимизировать текущую работу с документами.

Организация и управление электронными архивами документов – отдельная большая задача. При выборе архива оцениваем способы хранения (локальные, облачные, хранилища операторов ЭДО или отдельное ПО), архитектуру, интеграцию, возможности сканирования, распознавания, штрихкодирования, шифрования и так далее. Решаем, нужен ли долговременный архив или достаточно оперативного. Будет ли решение гибридным (бумага + цифра). В итоге основная цель – удобство пользователя и минимальные затраты времени. Процесс с получением цифрового следа должен занимать меньше времени, чем работа с бумагой.

6. Как правило, современные решения покрывают плюс-минус одинаковый функционал. Для выбора решения нужно рассматривать конкретный проект, учитывать возможность и стоимость интеграции, возможность обмена документами с контролирующими органами, наличие поддержки КЭДО, мобильных приложений, варианты поставки (облако, on-prem, коробка) и многое другое.

Например, в одном из решений есть все основные функции для канцелярии, но в конструкторе для настройки настраиваются только базовые вещи, остальное – кодом. В то время как у его конкурента большое количество конструкторов по сравнению с другими системами, но более длительные сроки внедрения и выше стоимость решения.

Дмитрий Чернов,
менеджер по развитию СЭД Riverdoc , IT-компания NAUKA

«Обеспечить грамотное бэкапирование, зеркалирование данных и донести до руководителей степень безопасности в части хранения электронных документов – задача ИТ-отдела»

1. Следует выровнять понимание целей и конечных результатов между Заказчиком и командой внедрения. Заказчик должен чётко транслировать свои цели и ожидания от проекта, а команда внедрения должна положить решение на бумагу, убедившись, что Заказчик видит это именно так, а не иначе.

Вовлечённость в работу и контроль за проектом внедрения со стороны генерального директора. Требовательность к работе в системе подчинённых, особенно на начальном этапе внедрения.

Качественное обучение пользователей, которое значительно снижает стресс у пользователей и, как результат, сопротивление к использованию системы.

3. Довольно часто встречаемся с ситуациями, когда документооборот пытаются вести в не предназначенных для этого системах, например в ERP, CRM и т. д. Эффективность такого подхода ниже, чем использование профильного продукта – СЭД-системы. Каждый продукт должен решать свою целевую задачу, а связать их между собой поможет интеграция.

5. Для хорошей автоматизации требуется анализ проблем. Не всегда какие-то сложности в бумажном документообороте являются проблемой для конкретной компании. Автоматизировать внутренний документооборот необходимо поэтапно, начиная в первую очередь с основных болей и проблем. Автоматизация ради автоматизации – плохой кейс. Автоматизация процессов, с которыми нет особых проблем, – плохой кейс. Бизнесу необходимо давать точечные решения по его запросам.

Хранить электронные документы необходимо так, чтобы ни у бизнес-подразделений, ни у системных администраторов не было сомнений, что система устойчива и документы будут доступны всегда, вне зависимости от обстоятельств. Обеспечить грамотное бэкапирование, зеркалирование данных и донести до руководителей степень безопасности в части хранения электронных документов – задача ИТ-отдела.

6. Выбирать необходимо то решение, которое будет закрывать потребности конкретной компании. Не бывает идеальных решений, которые всем подходят одинаково хорошо. Всё зависит от потребностей. Чем больше в системе возможностей, тем она сложнее в использовании. Это, безусловно, необходимо держать в уме и отталкиваться от своих потребностей при выборе СЭД. Мы, как разработчики СЭД-системы Riverdoc, всегда готовы порекомендовать её бизнесу.

Сергей Гаттауллин,
декан факультета «Цифровая экономика и массовые коммуникации» МТУСИ

«Сегодня мне не известно о каком-либо «коробочном» решении, которое закрывает переход на электронный документооборот в одно действие. Всегда этому переходу будет предшествовать работа аналитика, описание процессов и конкретное техническое задание»

Приведу небольшой исторический экскурс. Все помнят документооборот вуза некоторое время назад, когда существовало некоторое подразделение, условно управление делопроизводства и архива, в котором был отдел документооборота, занимающийся регистрацией и изданием внутренних нормативных документов. Дальше эти документы раскладывались по ячейкам соответствующих реестру рассылки подразделениям, специалисты которых приходили и эти документы забирали для ознакомления и применения в работе. Это ситуация, когда кампус локализован в одном месте. При наличии нескольких территорий создавался специальный отдел, например, общий, занимающийся передачей бумажных документов внутри вуза, на каждой территории находился сотрудник этого отдела, регистрирующий входящую и исходящую документацию и занимающийся отправкой внутренней почты. Такая ситуация во многих вузах и сейчас.

Отдельного внимания заслуживает согласование документов, когда подписанты находятся на разных территориях. По сути, целый ряд сотрудников должны быть заняты непрерывным перемещением между территориями вуза для согласования внутренних нормативных актов.

Что сегодня? Наверное, какие-то вузы могут похвастаться идеально работающим электронным документооборотом, но это скорее пока исключения. Сегодня в основном используются несколько систем, в соответствии с типом документов и параметрами синхронизации баз данных. Так основной документооборот может быть от одного поставщика (СЭД Директум, 1С), документы учебного процесса в другой системе (1С, Галактика), часть внутренних нормативных актов в третьей, например, собственной с использованием БД Access, или каких-либо еще.

Да, во многих организациях есть документы ограниченного доступа, но это отдельная история. В основном большинство документов подписываются электронными подписями и этого вполне достаточно, в том числе для внешних организаций при оформлении соглашений о принятии ЭП. Следует отметить и необходимость возможности удаленного доступа к сетевым ресурсам вуза. Как показал опыт пандемии, времени на раздумья может не быть совсем.

То есть сегодня мне не известно о каком-либо «коробочном» решении, которое закрывает переход на электронный документооборот в одно действие. Всегда этому переходу будет предшествовать работа аналитика, описание процессов и конкретное техническое задание. А чтобы не провалить внедрение, необходимо заранее планировать этот этап и не пытаться на нем сэкономить. Этот этап должен включать обучение и адаптацию сотрудников к работе в новых условиях. В противном случае переход может не произойти совсем, но перед этим будет период хаоса, при котором произойдет отказ от существующего решения, а новое не заработает, что чревато парализацией части или всей работы организации.

В какую сторону движемся? Идем от задач. Вуз должен быть некоторой платформой предоставления образовательных услуг вне зависимости от внешних факторов – эпидемиологических, геополитических или иных. По сути, виртуальный кампус, в котором всей номенклатуре предоставляемых офлайн услуг есть онлайн альтернатива. Такой кампус должен обеспечивать доступ ко всей линейке образовательных продуктов при невозможности физического доступа обучающихся в вуз. Это уже было реализовано крупными вузами в период пандемии, осталось провести работу над ошибками, заместить зарубежные решения отечественными и синхронизировать все процессы.

.  

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭДО, информационная безопасность, электронные документы

Подпишитесь на журнал
Купите в Интернет-магазине

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи