Внедрение электронного трудового договора в РФ: плюсы и сложности

 ВЛАДИМИР СТОЛЯРОВ, юрисконсульт ИД «Положевец и партнеры», law@samag.ru

Внедрение электронного трудового договора в РФ:
плюсы и сложности

На недавнем российском инвестиционном форуме, проходившем в Сочи, Роструд в лице своего руководителя Всеволода Вуколова заявил, что работает совместно с Министерством труда РФ над упрощением заключения трудового договора в электронном виде

В будущем (вполне вероятно, уже через год-полтора) документ можно будет оформить дистанционно, посредством телефона или компьютера. Предоставление возможности оформлять свои трудовые отношения, используя мировую электронную сеть, очень важно в современных условиях. Введение электронного договора, конечно, поможет снизить издержки компаний, вкладывающих большое количество своих средств в документооборот. И, естественно, такая форма оформления трудовых отношений будет удобнее для дистанционных работников. В правовых аспектах данного вопроса мы будем разбираться в нашей новой статье

В первую очередь прорабатывается упрощение заключения трудового договора в электронном виде. Предполагается, что это позволит повлиять на легализацию трудовых отношений. В основном эта тема касается тех, кто работает удаленно, особенно на малых предприятиях. Но и крупным компаниям также электронные трудовые договоры не помешали бы. И в принципе они тоже готовы создавать ресурсы для хранения электронных документов и доступа работников к ним, чтобы человек из другого региона мог спокойно распечатать экземпляр. И вот уже в нынешнем году все эти идеи будут обсуждаться с экспертами и ведомствами.

Роструд, по их собственным словам, уже обладает нужным опытом работы создания ИТ-продукта. По инициативе ведомства был разработан сайт с бесплатной базой вакансий «Работа в России», с помощью которого любой желающий может найти работу и даже пройти предварительное собеседование.

Как заявил президент РФ В.В. Путин, тема цифровой экономики сегодня имеет особую актуальность и есть необходимость запустить системную программу ее развития.

Динамично развивающейся современной экономике все меньше соответствуют такие атрибуты, как бумажный трудовой договор, хранящийся у работодателя и отправляемый в трудовые инспекции по почте традиционным способом. Необходимость изменения рынка труда в направлении его цифровизации (оцифрования) позволит повысить производительность труда, избежать целого ряда административных издержек, повысить роль неформальной занятости. Переход кцифровому формату оформления трудовых отношений можно сравнить с процессом перехода «от счет к компьютерам» в бухгалтерии – «в свое время это тоже многих ставило в тупик, однако уже сейчас все понимают, что это в сотни раз повышает производительность труда».

Переход на электронную форму трудового договора позволит значительно сократить административные издержки, повысить эффективность труда, обеспечить прозрачность трудовых отношений. Особую значимость эта инициатива будет иметь для дистанционных и сезонных работников, уезжающих трудиться на дальние расстояния вахтовым методом, а также для работников, трудоустроенных у физических лиц.

Взаимодействие в электронном виде между работником и работодателем при заключении трудового договора может быть реализовано через специализированную подсистему существующей государственной информационной системы. Приэтом обмен кадровыми документами может осуществляться с использованием различных сервисов. Таким образом, «умный» трудовой договор позволит обеспечить постоянный автоматический мониторинг начисления заработной платы, атакже выплат и взносов в ПФР и ФОМС.

По мнению противников изменений, переход с бумаги «на цифру» должен быть постепенным и аккуратным. В любом случае, этот процесс займет какое-то время. Психологически многие люди, особенно старшего поколения, будут неготовы отказаться от привычного для них бумажного носителя. Исходя из этого было предложено на первых этапах внедрения этой инициативы вести параллельный документооборот – и в электронном, и в привычном для многих бумажном формате. Однако со временем это позволит привыкнуть, доработать систему и в конечном итоге полностью перевести трудовые договоры в электронный вид. Техническая возможность для реализации инициативы существует, однако какэто будет сделано с точки зрения законодательных норм, пока неизвестно.

Полноценный законопроект об электронном трудовом договоре будет разработан в 2017 году, для того чтобы вступить в силу уже в 2018-м.

Итак, нормы законодательства, разрешающие использование электронных трудовых договоров и электронных трудовых книжек, могут принять уже в этом году.

По мнению руководства Роструда, в первую очередь допустить возможность заключать трудовые договоры в электронном виде стоит дистанционным и сезонным работникам, а также вахтовым, которых, по разным оценкам, от 5 до 7 млн человек. Ориентировочно дистанционным образом трудятся порядка 5 млн россиян, примерно половина из них, к большому сожалению государственных служб, в частности налоговиков, нелегально. Отчасти это связано со сложностями воформлении трудовых отношений, поскольку, как отмечают специалисты, пересылка документов миллионам работников обходится работодателям в крупную сумму: от 5 до 10 млрд руб. в год. А приобретение электронных подписей стоит работникам от 3,6 до 5 млрд руб. в год.

В настоящее время закон не запрещает заключать трудовые договоры с использованием электронной подписи, но после этого в любом случае работники и работодатели должны обменяться и бумажными экземплярами договора. Это важный пункт, поскольку в случае возникновения судебного спора между сторонами бумажный документ признается доказательством того, что между сторонами были достигнуты некие договоренности по правам, обязанностям, условиям работы ипрочим нюансам.

Инициатива государственных органов подразумевает, что электронный договор будет иметь безусловную юридическую силу. Его обязательность нельзя будет оспорить в суде.

Трудовые споры разрешают районные суды, а они далеко не всегда воспринимают электронные договоры и понимают, как проверить электронную подпись. Так что прежде, чем отказаться от обмена бумажными трудовыми договорами, органам власти придется тщательно проработать этот вопрос.

Основные определения

• Электронный трудовой договор – договор, заключенный между работодателем и дистанционным сотрудником не в бумажном, а в электронном виде с использованием усиленной электронной подписи.
• Дистанционные работники – лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы вне места расположения работодателя (за исключением надомников), в том числе в другой местности, с использованием сети Интернет и других видов связи.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись – информация, созданная с использованием средств электронной подписи, позволяющая определить лицо, подписавшее документ, и отследить внесенные в него изменения. Ключ проверки такой электронной подписи указан в специальном квалифицированном сертификате.

Так зачем же нужен электронный трудовой договор?

С помощью электронного трудового договора работодатели смогут существенно упростить процедуру оформления сотрудника на работу. Именно это и является основной целью законодателя. Но есть при этом одна существенная оговорка – заключать такой договор можно будет исключительно с сотрудниками, выполняющими работу дистанционно. При этом законопроект исключает из числа таких работников надомников – с ними по-прежнему нужно заключать трудовые договоры в бумажном виде. Целью авторов законопроекта является желание улучшить труд дистанционных работников, предоставить им полный спектр положенных прав и гарантий, а также перевести отношения с ними в правовое поле.

Особенности заключения электронного трудового договора

Порядок заключения электронного трудового договора имеет свои особенности и существенно отличается от привычного:

• при трудоустройстве работник может представить необходимые документы в электронном виде;
• чтобы заверить такой договор, стороны обязаны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (их должен будет получить и оформить работодатель); заключив с сотрудником электронный трудовой договор, работодатель обязан направить ему по почте надлежащим образом заверенную копию этого документа не позднее трех календарных дней;
• ознакомиться с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами и коллективным договором сотрудник может в электронном виде. Чтобы подтвердить, что он ознакомился сдокументом, работник должен поставить на нем усиленную квалифицированную электронную подпись;
• дистанционные работники самостоятельно и по своему усмотрению распределяют свое рабочее время и время отдыха;
• в трудовую книжку по желанию работника можно не вносить сведения о дистанционной работе. В этом случае документами, подтверждающими период дистанционной работы, будут являться копии трудового договора и приказа опрекращении трудового договора.

В чем актуальные преимущества электронного трудового договора?

• Работодателю гораздо проще оформить трудовые отношения с сотрудником, работающим удаленно (для примера, существенно снижается бумажная волокита, появляется возможность в считанные минуты оформить сотрудника наработу, не прибегая к помощи почтовых отправлений).
• Значительно упрощается кадровый документооборот между сторонами (например, сотрудник может направить документы для трудоустройства в электронном виде и в таком же порядке знакомиться с локальными нормативными актами компании и другими документами).
• Электронный документооборот позволяет компании снизить затраты на ведение кадрового делопроизводства (например, это помогает экономить на бумаге и на шкафах, в которых хранятся бумажные документы, освободить офисное пространство и т.д.).
• Работнику не нужно тратить время и средства, чтобы посетить офис работодателя и получить подписанный экземпляр трудового соглашения или ознакомиться с приказом.
• Сотрудник получает право выбора – поручить работодателю внести изменения в его трудовую книжку об удаленной работе или нет (таким образом, дистанционным работникам предоставят альтернативу, тогда как для других категорий такую возможность трудовое законодательство не предлагает).

Имеются ли недостатки у электронного трудового договора?

• Трудовой кодекс не предусматривает возможности заключать электронный трудовой договор. На данный момент есть только законопроект № 88331-6 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 1Федерального закона «Об электронной подписи». Поправки гласят, что электронный трудовой договор можно будет заключать только сотрудниками, трудящимися дистанционно.
• Работники уже привыкли к бумажным документам. Ведь их в случае трудового спора всегда можно использовать в суде. Порядок же, в соответствии с которым можно будет использовать электронные документы в судах, пока назаконодательном уровне не урегулирован. Поэтому подавляющее большинство сотрудников не поддержат инициативу работодателя заключать с ними трудовые договоры в электронном виде.
• Чтобы подписать электронный трудовой договор, требуется электронная подпись. При этом такая подпись должна быть как у работника, так и у работодателя. А оформлять ее всем принимаемым на работу работникам довольно сложно. Это связано с тем, что возможность использовать такую подпись предоставляют специализированные операторы, с которыми работодателю нужно будет заключить соответствующий договор.
• Если договор с работником и будет подписан в электронном виде, то другие кадровые документы останутся на бумажных носителях (приказы о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе и др., листок временной нетрудоспособности, заявления работника и т.д.). Даже если стороны подпишут трудовой договор в электронном виде, это не решит вопрос использования компанией электронных документов в остальных случаях.
• Если компания собирается заключать с работниками электронные трудовые договоры, ей нужно будет разработать порядок хранения не только бумажных, но и электронных документов, указать особенности их хранения, а также обеспечить безопасность персональных данных, содержащихся в таких трудовых договорах.

Электронные сервисы

Роструд готовит запуск нового сервиса, который позволит работникам в режиме онлайн проверить, правильно ли был составлен их трудовой договор. Сервис «Проверь трудовой договор!» уже в скором времени будет доступен на портале Онлайнинспекция.рф, а также пользователям сайта Роструда «Работа в России» (trudvsem.ru), где соискатель вакансии сможет проверить проект договора, который ему предлагает подписать работодатель.

Сервис позволит сократить число нарушений в области трудового права. В ходе проверок в 2016 году инспекторы труда выявили порядка 20 тыс. нарушений, которые связаны с оформлением трудовых отношений, что составляет 10% отчисла всех выявленных нарушений. В Роструде также подсчитали, что по итогам 2015 года было выявлено 91 тыс. нарушений правил оформления трудовых отношений.

Планируется, что новый онлайн-сервис по проверке договоров заработает уже в этом году. Когда конкретно – информации нет. Как он будет выглядеть, тоже неизвестно. Причем он будет полезен и работодателям, поскольку за ненадлежащее оформление трудового соглашения компании грозит штраф по ст. 5.27 КоАП в размере от 50 000-100 000 руб.

В презентации концепции говорится, что ГИС «Электронный трудовой договор» даст возможность заключать трудовые договоры в электронном виде при добровольном согласии работника и работодателя. Заключить такой договор можно будет через портал госуслуг. Сведения о заключенных договорах будут вноситься в специальный реестр.

Система также предполагает возможность обмениваться и другими кадровыми документами в электронном виде, но их перечень в презентации не указан. Для заключения таких договоров уже есть IT-инфраструктура: это может быть ЕСИА, портал «Работа в России».

Каковы перспективы нововведений?

В первую очередь это работа без офиса. Практика оказания услуг на расстоянии распространена среди множества профессий: юристов, журналистов, переводчиков, программистов и представителей других специальностей, которые могут выполнять свои задачи удаленно.

Такой формат работы удобен для каждой из сторон: наниматель не беспокоится об обеспечении сотрудника рабочим местом, о компенсации расходов на проезд, проживание и т.п. А дистанционный сотрудник самостоятельно организует режим своего рабочего времени, ориентируясь на достижение главной цели – своевременное и качественное исполнение заданий.

Для заключения трудового контракта в письменном виде человек должен приехать к работодателю для подписания документов или же отправить их по почте. Но на больших расстояниях это занимает много времени и приводит кувеличению издержек и соискателя, и нанимателя. Поэтому в таких ситуациях на практике трудовые договоры зачастую вообще не заключают. И сотрудничество происходит только на основании устных соглашений.

Так работают примерно около половины людей, которые предоставляют свои услуги дистанционно. Это создает определенные риски как для компаний, так и удаленных работников:

• бывает сложно отследить выполнение взятых обязательств каждой из сторон;
• в случае их невыполнения сложно защитить права пострадавшего;
• работник лишен социальных гарантий, которые мог бы получить в случае официального оформления.

Рост числа незарегистрированных или полулегальных сотрудников приводит к сокращению поступления налога в казну и взносов во внебюджетные фонды. А трудовой договор в электронной форме мог бы снять эти проблемы.

Решение проблемы оформления удаленных сотрудников

Регистрация сторон будет происходить на портале государственных услуг (www.gosuslugi.ru) при взаимном согласии каждой. Сначала наниматель оформляет договор в государственной информационной системе (ГИС) «Электронный трудовой договор», а затем работник подписывает файл усиленной квалифицированной электронной подписью при помощи единой системы идентификации и авторизации на этом сайте.

Для учета заключенных контрактов создадут специальный реестр. При необходимости получить заверенный бумажный экземпляр договора можно будет обратиться в МФЦ («Мои документы»).

В перспективе с помощью электронного документооборота будут передавать и другие документы (например, трудовые книжки). Это значительно упростит делопроизводство и кадровый учет.

Предполагается, что создание системы электронных трудовых договоров:

• мотивирует нанимателя к оформлению трудовых отношений с дистанционными специалистами;
• значительно сократит временные и финансовые издержки обеих сторон;
• оформление контрактов через портал государственных услуг приведет к увеличению количества его пользователей.

Чтобы механизм заработал, законодателям придется внести поправки в Трудовой кодекс и Закон об электронной подписи.

Одно из важнейших положений – заключение трудового договора в электронной форме между работником и нанимателем должно быть добровольным.

Некоторые особенности заключения договоров в электронной форме

Люди часто интересуются возможностью заключения электронного договора с дистанционными работниками.

Особенности отношений, возникающих между работодателем и дистанционным работником, рассматриваются в главе 49.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ).

Согласно статье 312.2 ТК РФ трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении условий трудового договора могут заключаться путем обмена электронными документами.

В таком случае работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Исходя из буквального толкования нормы речь идет именно об экземпляре, а не о копии. При этом нигде законодательно не установлено обязательное использование конкретного вида электронной подписи и оператора электронного документооборота для обмена такими документами. Однако, учитывая важность кадровых документов, мы бы рекомендовали использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Данный вид ЭП не требует заключать дополнительное соглашение об ЭДО между сторонами и позволяет отследить возможное изменение документа после его подписания.

Отметим, что с 01.01.2017 года для заключения трудового договора с работником микропредприятия можно использовать типовую форму договора. Возможно, что в будущем законодатель попытается решить вопрос использования электронной формы кадровых документов.

Насколько возможно использование международных электронных договоров?

Законом РФ не запрещено заключать электронные договоры с международными субъектами. Поэтому основной трудностью будет реализация такого взаимодействия сторон.

Юридическая сила подписанных электронной подписью документов зависит от законодательства стран, в которых зарегистрированы подписавшие его стороны. Согласно положениям Федерального закона «Об электронной подписи» электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права (ст. 7).

Стоит напомнить, что иностранное лицо может обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр за получением квалифицированного сертификата (ст. 17 Федерального закона «Об электронной подписи»). Однако возможность представить все необходимые для получения сертификата сведения такого лица также спорна.

Из этого следует, что однозначный ответ о возможности международных субъектов права обмениваться электронными документами (и заключать электронные договоры) можно дать только после проведения широкого анализа законодательства тех государств, где зарегистрированы контрагенты.

Возможные проволочки и вопросы, которые могут возникнуть, при оформлении электронного трудового договора

Вопрос: Будут ли установлены сроки перевода с материального бумажного договора на электронный?

Ответ: Договоры оформляются и заключаются по взаимному согласию сторон и в той форме, которая удобна обеим сторонам. Следовательно, сроки перехода на электронную форму договора обычно не регламентируются.

Вопрос: Соглашение об использовании простой электронной подписи должно быть составлено только в бумажном виде и подписано собственноручно?

Ответ: Оно может быть составлено как на бумаге, так и путем создания электронного документа. В последнем случае его подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Вопрос: Для публикации на сайте госзакупок, каким образом показать, что договор подписан? Сейчас используется скан с подписью. А в случае с электронным договором?

Ответ: Могут быть различные варианты представления (визуализации) наличия ЭП на договоре:

• В карточке договора на площадке информация об ЭП может быть указана вместе с другими атрибутами договора и его содержанием. При этом площадка должна уметь работать с файлами ЭП.
• Если функциональность площадки не позволяет это сделать, то необходимо представить копию договора в формате PDF со штампом Оператора ЭДО СФ в виде отдельного файла. В штампе содержится исчерпывающая информация оподписантах, дате подписания и идентификаторе документа в сервисе обмена.

Вопрос: При обмене документами в формате .doc, .docx и использовании квалифицированной цифровой подписи защищенность остается на том же уровне, как и с .pdf?

Ответ: Да, если электронный документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, то всегда можно узнать о внесении в него изменений вне зависимости от формата документа. В случае внесения изменений вдокумент, подписанный УКЭП, подпись будет недействительна.

При переходе на электронные трудовые договоры властям необходимо позаботиться о защите личной информации. Электронный оборот – это вещь очень удобная и оперативная. Но здесь необходимо разработать жесткие нормативные требования касаемо тайны хранения личных данных.

Можно ли будет оформлять кадровые документы посредством ЭЦП?

На Федеральном портале по проектам нормативных правовых актов вынесен в обсуждение новый законопроект. Он направлен на урегулирование норм использования документации при оформлении кадров в электронной форме.

По этому законопроекту использование электронной подписи при оформлении кадровых документов теперь допускается. Но работодатели в таком случае должны соблюдать ряд различных условий:

• работодателем принят локальный нормативный акт, устанавливающий порядок использования электронной подписи и случаи признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам набумажных носителях;
• работник ознакомлен с данным локальным нормативным актом под роспись;
• работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи, в том числе: установлен порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов, обеспечивается целостность инеизменность документов, подписанных электронной подписью.

В случае несогласия работника с порядком использования электронной подписи, установленным локальным нормативным актом, по письменному заявлению работника использование электронной подписи в трудовых отношениях с данным работником не применяется.

В целях недопущения нарушения прав работников предлагается установить, что не допускается использование электронной подписи при оформлении документов, связанных с приемом на работу, заключением, изменением, прекращением трудового договора, документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника, документов, на основании которых производятся удержания из заработной платы работника, а также в иных случаях, прямо предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи