Шаблонные решения при внедрении системы SAP ERP

 ЗАВЬЯЛОВ Е.Н., начальник отдела сопровождения и развития шаблона ИУС П Д Управления шаблонов ИУС П ООО «Газпром информ», E.Zavyalov@inform.gazprom.ru

Шаблонные решения при внедрении системы SAP ERP

В статье рассматриваются предпосылки для создания шаблонных решений, анализ вариантов реализации шаблонных решений, а также инструменты и методы сопровождения шаблонных решений при использовании систем ERP-класса на примере продукта компании SAP AG. Актуальность данной темы обусловлена возрастающей конкуренцией, а также внешними угрозами для рынка России, что приводит к необходимости критичного подхода к вопросам оптимизации затрат на внедрение и сопровождение информационных систем. (По материалам доклада в рамках Первой конференции молодых специалистов ООО «Газпром информ»)

Автоматизация процессов предприятия охватывает практически все области хозяйственной деятельности, что вызывает повышенные требования к средствам автоматизации. Для обеспечения эффективной работы с получаемыми данными необходимы их упорядочивание и систематизирование. Одним из методов стандартизации является централизация функций в организациях, что также позволяет экономить на стоимости владения информационным ресурсом. В свою очередь, централизация предполагает использование единых стандартов и методологий учета, в том числе при регистрации операций в информационных системах предприятия.

Типизация бизнес-процессов

Существует множество определений понятия «бизнес-процесс» (БП), самые распространенные из них:

• Бизнес-процесс – совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей (Википедия, https://ru.wikipedia.org).
• Бизнес-процесс (процесс) – совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе (Школа бизнеса «Управляй будущим»,http://www.u-b-s.ru).
• Бизнес-процесс – набор из одной или нескольких процедур или действий, которые совместно реализуют цель, обычно с помощью организационной структуры, определяющей функциональные роли и взаимоотношения (Доклад: Управление организацией на основе бизнес-процессов, http://www.bibliofond.ru).

Если рассматривать данный термин в контексте использования проектной документации при внедрении информационных систем, то наиболее точным определением будет следующее: бизнес-процесс – это набор из одной или нескольких процедур (действий), которые совместно позволяют достигать требуемого результата.

Для конкретных проектов уровень детализации бизнес-процессов определяется исходя из требований заказчика.

По степени стандартизации процессы в компании можно классифицировать следующим образом:

• Шаблонные бизнес-процессы – это стандартизированные процессы, имеющие одного владельца корпоративного уровня¹.
• Типовые бизнес-процессы – это стандартизованные процессы, по которым не выделено владельца БП КУ, но реализация данного процесса идентична для всех дочерних обществ (данные процессы также могут включаться в шаблон, но их сложнее контролировать на соответствие стандартам, так как нет «лица, принимающего решения»).
• Локальные бизнес-процессы – это процессы, которые могут быть только в конкретной организации либо по данным процессам нет владельца КУ и процесс имеет различную реализацию в дочерних обществах.

Таким образом, для формирования шаблона системы необходимо выделение шаблонных бизнес-процессов из общего числа с принятием решений по их реализации владельцами БП КУ, а также выделение типовых процессов по итогам согласования проектной документации.

Предпосылки использования шаблонов

Система ERP-класса представляет собой набор интегрированных приложений, которые позволяют создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций в масштабе организации. В свою очередь, организации могут иметь различные форматы: предприятия с одним видом деятельности; группы предприятий с одним видом деятельности; группы предприятий с различными видами деятельности, в том числе имеющие дочерние общества в различных странах, и другие. При автоматизации такое многообразие влечет за собой необходимость учитывать различные требования законодательства, обеспечивать учет по различным видам деятельности и другим возможным требованиям. Все это может еще усложняться, если исторически предприятия группы имеют различные информационные системы и нормативно-методологические базы.

Для принятия адекватных управленческих решений высшему менеджменту необходимо иметь измеримые параметры деятельности предприятия, в том числе по всем дочерним обществам в рамках группы либо холдинга. Обеспечить единый подход при подготовке информации о результатах деятельности отдельной организации либо планирование деятельности с наименьшими затратами возможно в случае, если учетные процессы, методики сбора и расчета будут едиными.

Как правило, всеми организациями, начинающими проекты внедрения систем ERP-класса, декларируются следующие цели:

• Оптимизация и унификация бизнес-процессов предприятия в целях повышения эффективности и снижения издержек, а также приведения к единым корпоративным стандартам.
• Внедрение современной финансово-управленческой системы для повышения управляемости и эффективности компании и, как следствие, увеличение прибыльности и ее рыночной стоимости.
• Обеспечение руководства компании оперативной, полной и достоверной информацией, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений, направленных на повышение прибыльности компании.
• Организация единого системного ландшафта, включающего максимально возможный объем автоматизируемых процессов в целях ухода от «лоскутной» автоматизации.

Многие компании на первое место ставят именно унификацию бизнес-процессов, так как именно она плюс стандартизация позволяют упорядочить бизнес-процессы, особенно если в проекте участвует несколько предприятий. Унификация позволяет ввести единые правила работы по организации, как следствие, это единые решения по автоматизации бизнес-процессов, что прямым образом влияет на трудозатраты при внедрении и сопровождении системы класса ERP.

В случае же, если группа предприятий не унифицирует автоматизируемые процессы, на этапе сопровождения необходимо будет обеспечивать отдельную группу сопровождения под каждую соответствующую системную реализацию. Например, в случае изменения требований законодательства изменения придется вносить в каждую отдельную систему, либо же в другом варианте изменения необходимо внести единожды – при таком подходе очевидна экономия ресурсов.

В том числе и на этапе проекта внедрения информационной системы менее затратно разрабатывать и реализовывать одно унифицированное решение, чем несколько различных, что будет особенно усложнено при развертывании системы в едином информационном пространстве для всех участников проекта.

Подходы к разработке шаблонной части

Существуют различные подходы к выделению шаблонных бизнес-процессов в рамках проектов внедрения информационных систем:

1. Организация отдельного «методологического» проекта по созданию шаблонной методологии и по завершении – начало проекта внедрения.

Достоинства: тщательные анализ и проработка шаблонного решения с учетом потребностей всех входящих в проект ДО; снижение затрат и рисков на проекте реализации.

Недостатки: увеличение сроков и стоимости проекта.

2. Создание шаблонного решения на одном из предприятий (либо нескольких предприятиях) и последующее тиражирование.

Достоинства: уменьшение рисков при внедрении за счет этапности внедрения; снижение затрат на проекте реализации шаблонного решения.

Недостатки: увеличение сроков проекта, риски при тиражировании в случае появления большого количества процессов, не входящих в шаблон; увеличение стоимости портфеля проектов за счет дополнительных проектов тиражирования.

3. Исторически имеется шаблонное решение (либо назначается одно из существующих решений шаблонным), которое тиражируется при вливании новых компаний.

Достоинства: шаблонное решение не учитывает потребности отдельных ДО, что несет риски по выносу новых процессов в локальную часть; снижение затрат на проекте реализации.

Недостатки: уменьшение сроков проекта; риски при внедрении, при появлении большого количества процессов, не входящих в шаблон.

Представленные подходы к реализации имеют свои недостатки и достоинства, которые определяют выбор решения в зависимости от текущей ситуации в организации и целей проекта.

Методология ведения шаблонов

В основе удачного внедрения шаблонного решения лежит детально проработанная методологическая шаблонная часть. Вопрос методологической проработки шаблонной части прослеживается по всей статье.

На этапе проектирования, как правило, есть несколько предприятий, имеющих различную специфику, использующих различные системы автоматизации. На данном этапе важно заложить основы будущего шаблонного решения путем детального анализа процессов, желательно на всех предприятиях, входящих в объем проекта. При таком подходе только активное участие владельцев БП КУ позволяет получить на выходе жизнеспособное проектное решение шаблонной части. Шаблонную часть возможно выделять в виде бизнес-процессов либо конкретных функций (транзакций). Уровень детализации шаблонных процессов определяется исходя из потребностей конкретного проекта.

На этапе сопровождения в целях удержания шаблонной части необходимо разработать стратегию управления изменениями, включающую в себя детально прописанные алгоритмы внесения изменения шаблонной части, уровни согласующих данные изменения, порядок тестирования и переноса данных изменений. Данные функции должны быть централизованы в рамках общества.

Техническая реализация

Рассмотрим техническую реализацию на примере системы SAP ERP.

Администрирование (Базис)

Для реализации шаблонной части и обеспечения возможности дальнейшего развития системы необходимо корректно выстроить системный ландшафт. По методологии САП стандартно предполагается трехуровневая структура (стрелками показаны маршруты переносов обновлений (запросов) системы) (см. рис. 1).

Рисунок 1. Система разработки → Система тестирования → Система продуктивная

В системе разработки проводятся все требуемые настройки и разработки (программирование). Сохраненные изменения переносятся (с помощью механизма транспорта запросов) в мандант тестирования, где проводится контроль качества. После получения положительных результатов тестирования запросы переносятся в продуктивную систему для использования в текущей работе.

В случае если в результате проекта сформировано шаблонное решение, необходимо обеспечить возможность раздельной реализации и тестирования локальной части между организациями. Данное требование возможно обеспечить, разделив системы разработки и тестирования между локальными и шаблонной частями (см. рис. 2).

Рисунок 2. Система разработки (шаблон/типовое) → Система тестирования (шаблон/типовое) → Система разработки (локальное/типовое) → Система тестирования (локальное)→ Система продуктивная

Данная реализация на системном уровне обеспечит возможность сохранения единства шаблонного решения, а также облегчит контроль за вносимыми изменениями в шаблонную часть. Но необходимо понимать, что контроль решений в части методологии необходимо реализовать, так как имеются прецеденты расхождения решений в части бизнес-процессов, реализованных в одном ландшафте за счет параллельной реализации в системе.

В случае если шаблонная часть реализуется в параллельных ландшафтах (по сути, повторение шаблонных настроек в технически различных системах настройки), это гарантированно приведет к расхождению в решениях (см. рис. 3).

Рисунок 3. Система разработки 1 → Система тестирования 1 → Система продуктивная 1 / Система разработки N → Система тестирования N → Система продуктивная N

В связи с ведением разработок и настроек параллельно, что осуществляется вручную (либо с частичными переносами из смежных систем), данный подход, несомненно, в итоге приведет к расхождениям в настройках систем.

Разработка

Разработка (создаваемые силами программистов программы при внедрении и сопровождении) при шаблонном решении реализовывается следующими способами, в случае если:

• в случае если разработка однозначно относится к шаблонным/типовым процессам, то реализуется единожды для всех систем;
• в случае если разработка однозначно относится к локальным процессам, то реализуется в соответствии с требованиями конкретных систем количеством, равным системам;
• в случае если разработку однозначно нельзя классифицировать по отношению к бизнес-процессам, возможно использование в коде программы специальных модулей-подпрограмм (user-exit, enhancement point, BADI, open-fi) либо их аналогов при программировании, чтобы сохранить под одной программой возможность реализации шаблонной и локальной частей с учетом разработки в различных системах разработки (см. рис. 2).

Настройки

Для разграничения настроек (customizing) в системе существует стандартный механизм – конфигурация бизнес-настроек (Business Configuration Sets (BC Sets). Данный инструмент позволяет группировать настроечные позиции (таблицы, позиции таблицы либо определенные значения) в блоки в целях централизованного переноса, а также обеспечения возможности разграничения по полномочиям к типовым настройкам. Существует два вида BC Sets:

• Простые BC Sets (называемые «BC Sets»).
• Иерархические BC Sets.

Простой BC Sets содержит данные из таблиц настроек (customizing). Данные выбираются из строк и столбцов таблиц. В данном случае нет ограничений по размеру. Конфигуратор бизнес-настроек (BC Sets) может содержать данные из одной или более транзакций настройки. Каждая транзакция настройки указана отдельно с указанием объектов (таблицы (tables) или представления (views) (см. рис. 4).

Рисунок 4. Простые BC Sets

Иерархический BC Sets включает в себя несколько других BC Sets, которые также могут быть иерархическими. Иерархия может иметь любое количество уровней, что позволяет включать структуры сложной системы настройки данных. Возможно удаление или добавление уровней BC Sets без ограничений (см. рис. 5).

Рисунок 5. Иерархические BC Sets

Данные BC Sets возможно переносить механизмом транспортировки запросов по системам, тем самым обеспечивая непротиворечивость настроек, входящих в BC Sets.

***

Для сокращения затрат на внедрение и сопровождение информационной системы SAP ERP оптимальным подходом является использование шаблонных решений для организаций, имеющих в своем составе несколько дочерних обществ, в том числе имеющих различные методологии ведения учета. Процесс шаблонизации – по сути, это стандартизация процессов предприятия, что позволяет уменьшать количество вариаций при внедрении системы и соответственно снижает количество разработок и настроек при последующем сопровождении. Для проведения работ по шаблонизации необходимо прямое участие владельцев БП КУ для принятия решений в случае различных подходов в имеющихся реализациях систем. Приведенный в статье краткий анализ показывает возможности шаблонных решений и способы их реализации и дальнейшего сопровождения.

1. SAP R/3. Системное администрирование. С. Хагеман, Л. Вилл. – Изд-во: «Лори».
2. SAP AG «Business Configuration Sets (BC-CUS). Release 4.6C» – help.sap.com.

Ключевые слова: информационно-управляющая система, шаблонные решения, бизнес-процесс.

1 Владелец корпоративного уровня (КУ) – лицо, имеющее право принимать решения по методологии реализации бизнес-процессов, относящихся к его сфере ответственности. Назад

Template solutions in SAP ERP implementation

Zavialov E.N, Head of the Division of the template IUS P D maintenance and development The Directorate of the template IUS P Gazprom inform LLC, E.Zavyalov@inform.gazprom.ru.

Abstract. This article discusses the prerequisites for creating template solutions, analysis embodiments template solutions, as well as tools and methods support standard solutions using ERP-class systems, as an example of the product of SAP AG. The relevance of this topic due to increased competition, as well as external threats to the Russian market, which leads to the need for critical approach to optimize the costs of implementation and maintenance of information systems.

Keywords: information management system (ERP), template solutions, business process.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи