Как выбрать СЭД?

 СЕРГЕЙ ЯРЕМЧУК, автор более 800 статей и шести книг. С «СА» с первого номера. Интересы: сетевые технологии, защита информации, свободные ОС, grinder@samag.ru

Как выбрать СЭД?

Информации по СЭД вроде бы и много, но, когда приступаешь к выбору, оказывается, что ее недостаточно. Описания решений мало чем различаются, а отзывы на форумах противоречат друг другу

Сегодня решение о переходе на систему документооборота редко принимается спонтанно, без каких-либо конкретных планов или как дань моде, просто «чтобы было». Когда количество бумаг начинает превышать определенные пределы, а найти что-то становится сложно, начальство само приходит к мысли о необходимости перемен. Проект внедрения СЭД начинается с постановки задачи, определения его рамок и выбора программной платформы.

Некоторые вендоры не сильно акцентируют внимание на функциях продукта, более важную роль играют бренд и наличие известных клиентов. Ведь ИТ-системы, и СЭД в том числе, считаются сложными, и разобраться в них может только специалист. Поэтому вариант, что продукт будут изучать перед внедрением, учитывают не все разработчики и стараются действовать старыми методами, продавая скорее свою репутацию/бренд, а не показывая функционал.

Посетителя на сайтах встречает маркетинговая информация, а при поисках конкретики складывается мнение, что некоторые разработчики как будто бы специально что-то скрывают. Хотя это может быть и свидетельством того, что решение в последующем будут адаптировать под конкретную задачу. Определиться в такой ситуации очень сложно, часто нужно перебрать груду документации, чтобы докопаться до сути.

Нет, конечно, менеджеры по продаже ответят на любой ваш вопрос, но, правда, в пределах своей компетенции, «мелочей» они не знают. Ведь не секрет, что разрабатывают систему одни, продают и внедряют другие, а поддерживают третьи. У каждого круга свой уровень знаний, и добраться до самой сути тяжело (хотя в этом не всегда есть необходимость).

Для ускорения процесс внедрения полностью отдается стороннему поставщику, который произведет аудит и предложит решение. Вот этот этап вызывает вполне обоснованные сомнения, так как, как правило, ИТ-консалтинг и внедрение проводит одна и та же компания, то есть решение уже «выбрано» заранее, просто его немного адаптируют к внутренним нуждам. Доверившись сторонней компании, легко попасться на маркетинговый крючок, поведясь на внушительный список внедрений и отзывов благодарных клиентов. Конечный функционал представят уже после внедрения.

Современный руководитель вполне способен самостоятельно оценить предлагаемый продукт, прежде чем сделать выводы о целесообразности его внедрения. Нет, конечно, он вряд ли будет смотреть на такие характеристики, как системные требования, используемая СУБД или язык, на котором написана программа. Речь именно о функциональности СЭД, с которой придется работать обычному сотруднику и на детали которой редко обращает внимание айтишник, так как он имеет только общее представление о бизнес-процессах. А вот этот момент часто не учитывают.

Итак, чтобы выбрать СЭД, нам нужно познакомиться с общей функциональностью и разобраться, как реализованы отдельные процессы (например, согласование документов) и возможности по изменению маршрутов.

В этом нам должны помочь общее описание продукта (введение) и документация. Здесь нам интересно увидеть максимальные детали в описании именно функционала СЭД, то есть что мы можем сделать или получить.

Присутствие общих маркетинговых фраз или акцент на ненужные мелочи технического характера, наличие большого количества подпунктов говорит о том, что вендор или пытается выдать продукт за другой, или банально не может написать нормальную документацию.

Лишними будут многочисленные статьи на сайте о необходимости использования СЭД. В них нет особого смысла, так как человек уже в принципе принял решение и приходит выбирать.

Очень кстати, если это все дополняется подробными скриншотами и демонстрационным видео, показывающим основные этапы работы программы. Ведь написать можно что угодно, но лучше просто увидеть, а снимок четко покажет, что и как, и поможет составить мнение. Чем больше такого материала, тем, наверное, лучше.

Бывает, что разработчики выкладывают маркетинговое видео, где счастливые пользователи рассказывают, как хорошо, что у них внедрена именно эта система, не объясняя, по сути, почему. Подобное занимает время и отбивает охоту изучать продукт. Более подробно тот или иной процесс должен быть расписан в документации.

И весьма неплохо, чтобы была и демоверсия продукта (желательно SaaS, так как не всегда есть возможность настроить и показать всем заинтересованным), к которой можно было бы получить доступ без всяких бюрократических проволочек. Некоторые разработчики предоставляют свои решения для теста после определенных согласований только через несколько дней, и, чтобы просто оценить, приходится разворачивать всю инфраструктуру (сервер, СУБД и т.п.).

Кстати, сама по себе SaaS-версия – очень неплохое начало для небольших компаний, которые не хотят или не могут развернуть полноценный сервис у себя на площадке. Кроме того, часто можно услышать жалобы на то, что решение «тормозит», но с SaaS при наличии каналов достаточной пропускной способности такое не наблюдается, так как разработчики знают, сколько нужно выделить ресурсов.

Ну и, конечно, мы должны получить внятное описание формирования цены на продукт. Для небольших организаций интересными будут решения SaaS, пользователю нет особой разницы, где именно находятся серверы и как именно хранятся документы, а вот процесс администрирования заметно упрощается.

Попробуем по этим критериям оценить доступную информацию по трем «чистым» СЭД-решениям. Выбирались они для обзора по наличию бесплатной версии.

Статью целиком читайте в журнале «Системный администратор», №6 за 2014 г. на страницах 08-11.

PDF-версию данного номера можно приобрести в нашем магазине.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи