В поисках идеала. Alfresco «из коробки»

 ОКСАНА КУРЫШЕВА, консультант НЦПР, Alfresco Certified Instructor, Alfresco Recognized Developer

В поисках идеала
Alfresco «из коробки»^*

Проблема организации коллективной работы все чаще становится одной из главных в небольших компаниях. Вроде бы решений много, но ни одно не умеет все, что надо. Рассмотрим возможности использования для этих целей открытой платформы Alfresco

Что дает Alfresco для коллективной работы?

Что такое система коллективной работы? Для одних компаний это почтовый сервер с адресными книгами и календарями, для других – внутренний портал, на котором хранятся общие документы, и есть форум, иногда может требоваться что-то еще. Потребности каждой организации по-своему уникальны, именно поэтому так сложно найти готовое решение, которое подошло бы именно данной компании «из коробки».

Alfresco – это система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM). Она может быть платформой для построения архивов, документооборота, порталов и прочих систем, работающих с документами. Более полное описание вы найдете в одном из прошлых номеров журнала [1].

Именно благодаря тому, что Alfresco достаточно легко можно расширять и адаптировать под свои потребности, она оказывается удачной основой системы совместной работы компании.

Что же конкретно умеет Alfresco «из коробки»? Изначально система ориентирована на роль портала совместной работы и позволяет создавать рабочие области для любой группы сотрудников, будь то постоянный отдел или временная рабочая группа проекта.

В каждой рабочей области можно создать:

• Базу заказчиков, партнеров, продуктов, чтобы никого и ничего не забыть.
• Общее хранилище документов, чтобы не придумывать шаблоны документов, которые кто-то из коллег уже придумал, и всегда иметь последние материалы, о появлении которых кто-то мог забыть сказать.
• Списки задач, отдельные или упорядоченные в рамках описанных бизнес-процессов, чтобы не запутаться в этапах работ и ответственных за них.
• Внутренний форум для обсуждения насущных проблем и обмена опытом.
• Блог для обмена идеями и обсуждения методов их реализации.
• Общий календарь для планирования собраний и оповещения коллег об интересных мероприятиях.
• Ссылки для создания общей базы полезных ресурсов.

Тяжелый путь в светлое будущее

Самым сложным этапом при внедрении системы совместной работы оказывается не создать ее, а сделать так, чтобы сотрудники действительно начали ею пользоваться. В 90% организаций для совместной работы над документами применяется обычный сетевой диск. Его возможностей уже давно не хватает, но все к нему привыкли и не горят желанием осваивать что-то новое.

В такой ситуации особенно ценным оказывается то, что с Alfresco можно работать просто как с сетевым ресурсом, который доступен по протоколам SMB, FTP и NFS. Это позволяет легко начать внедрение и мигрировать существующие архивы данных, не переучивая всех пользователей. Но при этом по сравнению с обычным сетевым диском уже появляются:

• мощное разграничение прав доступа к документам;
• поддержка версионности документов.

По мере того, как пользователи будут работать с Alfresco, они привыкнут работать с теми же данными через веб-интерфейс и откроют для себя новые возможности:

• метки для категоризации документов;
• полнотекстовый поиск, в том числе с поддержкой русской морфологии;
• календари, задачи и бизнес-процессы, форумы и блоги, благодаря чему Alfresco является не просто архивом, а мощным порталом совместной работы.

Возможности портала совместной работы

Портал Alfresco доступен через веб-интерфейс. Каждый пользователь имеет личную страницу, на которой отображается то, что для него наиболее важно, будь то новости компании, обновления на внешних сайтах или его личные задачи или документы. Для совместной работы создаются отдельные рабочие области (сайты). Со своей личной страницы сотрудник может попасть на любой сайт, к которому у него есть доступ. И здесь начинается самое интересное. Вот так может выглядеть созданный сайт (см. рис. 1).

Рисунок 1. Сайт совместной работы, созданный на платформе Alfresco

Документы, которые пользователи могут видеть как сетевую папку, – лишь малая часть большой системы. Через веб-интерфейс, кроме совместной работы над общими документами, доступны среди прочего следующие возможности.

Списки данных

Наверняка не все в компании довольны тем, что многие данные хранятся в Excel-файлах. Alfresco позволяет создавать списки данных. Это еще не так масштабно, как CRM, но уже намного удобнее, чем файлы Excel в сетевой папке. Вы формируете набор полей, которые вам необходимы, и добавляете данные в таблицу точно так же, как это делается в Excel. Но при этом уже получаете мощное разграничение прав доступа, а сложная сортировка и поиск данных не «вешают» локальные компьютеры пользователей, а выполняются на стороне сервера.

Календари

Наверняка у каждого коллектива есть даты, которые нельзя забывать, будь то конференции и выставки или чей-то день рождения.

Обсуждения, блоги, профили, статусы

Форум и блог позволяют делиться новостями и идеями и организовывать дискуссии с коллегами. При этом все в курсе, что происходит, а результаты обсуждений в любой момент легко найти. Если к этому добавить профили и статусы пользователей, то фактически формируется внутренняя социальная сеть компании, которая способствует эффективной совместной работе.

***

Alfresco предоставляет богатые возможности совместной работы «из коробки». Но особенно важно, что Alfresco можно достаточно легко дорабатывать под свои потребности. Если через год использования потребуется добавить какие-то функции, будь то организация документооборота или публикация материалов на внешний веб-сайт, это можно будет сделать в рамках Alfresco.

Именно поэтому Alfresco зачастую оказывается решением, которое выбирают как основу системы совместной работы. Всегда проще по мере роста компании развивать одну систему, чем устанавливать и поддерживать отдельный продукт для каждой новой задачи, а потом заниматься их интеграцией.

Если Alfresco кажется вам интересным вариантом, можно прочитать больше на официальном сайте [2], там же доступен дистрибутив для загрузки [3], а обсудить возникающие вопросы или поделиться опытом можно в русскоязычном сообществе [4].

1. Ермаков А. Alfresco – открытая платформа ECM. //«Системный администратор», №1-2, 2011 г. – С. 120-121 (http://samag.ru/archive/article/1095).
2. Официальный сайт Alfresco (англ.) – http://www.alfresco.com.
3. Загрузить дистрибутив Alfresco – http://www.alfresco.com/try.
4. Русскоязычный портал сообщества – http://www.ossportal.ru/technologies/alfresco.

* На правах рекламы

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи