Автоматизация документооборота. Внедрение СЭД окупается за год::Журнал СА 1-2.2011
www.samag.ru
Льготная подписка для студентов      
Поиск   
              
 www.samag.ru    Web  0 товаров , сумма 0 руб.
E-mail
Пароль  
 Запомнить меня
Регистрация | Забыли пароль?
О журнале
Журнал «БИТ»
Подписка
Где купить
Авторам
Рекламодателям
Магазин
Архив номеров
Вакансии
Контакты
   

Jobsora


  Опросы

Какие курсы вы бы выбрали для себя?  

Очные
Онлайновые
Платные
Бесплатные
Я и так все знаю

 Читать далее...

1001 и 1 книга  
28.05.2019г.
Просмотров: 2306
Комментарии: 2
Анализ вредоносных программ

 Читать далее...

28.05.2019г.
Просмотров: 2298
Комментарии: 1
Микросервисы и контейнеры Docker

 Читать далее...

28.05.2019г.
Просмотров: 1839
Комментарии: 0
Django 2 в примерах

 Читать далее...

28.05.2019г.
Просмотров: 1362
Комментарии: 0
Введение в анализ алгоритмов

 Читать далее...

27.03.2019г.
Просмотров: 1879
Комментарии: 1
Arduino Uno и Raspberry Pi 3: от схемотехники к интернету вещей

 Читать далее...

Друзья сайта  

Форум системных администраторов  

sysadmins.ru

 Автоматизация документооборота. Внедрение СЭД окупается за год

Архив номеров / 2011 / Выпуск №1-2 (98-99) / Автоматизация документооборота. Внедрение СЭД окупается за год

Рубрика: БИТ. Бизнес & Информационные технологии /  Документооборот

Юрий Лапин ЮРИЙ ЛАПИН, начальник организационно-аналитического отдела Управления Россельхознадзора по Иркутской области

Автоматизация документооборота
Внедрение СЭД окупается за год

Рассмотрим основные аспекты внедрения системы электронного документооборота (далее – СЭД) и эффекты, получаемые территориальным управлением федерального органа государственной власти на примере Управления Россельхознадзора по Иркутской области (далее – Управление), от внедрения СЭД

В территориальном управлении любого федерального органа государственной власти существует несколько групп процессов, обеспечивающих работу с документами различного назначения. Условно можно выделить следующие функциональные группы:

  • Процессы управления государственного органа власти и обеспечения информационного обмена. В данных процессах задействованы следующие виды документов: переписка с организациями и ведомствами, указания от вышестоящих организаций, организационные приказы, протоколы совещаний, служебные записки и др.
  • Процессы кадровой работы государственного органа власти. В данных процессах задействованы следующие виды документов: приказы по личному составу; заявления на отпуск, перевод, прием на работу; больничные; табели учета времени и др.
  • Процессы финансово-хозяйственного обеспечения. В данных процессах задействованы следующие виды документов: конкурсная документация; договоры; финансовые документы; акты приема-передачи ТМЦ; авансовые отчеты и др.
  • Процессы исполнения основных функций органа государственной власти. Данные процессы имеют значительные различия в зависимости от конкретного государственного органа власти и могут рассматриваться только в привязке к нему.

Уделим в статье основное внимание документообороту, который обеспечивает процессы управления органом государственной власти и информационного обмена. При этом надо понимать, что все перечисленные процессы имеют точки пересечения и общие принципы обработки документов.

Управление Россельхознадзора по Иркутской области ежегодно создает и обрабатывает более 20 тысяч документов. В целях осуществления функций делопроизводства в структуре Управления создан отдел делопроизводства из восьми человек.

Структура Управления насчитывает 294 государственных служащих, распределенных по шести обеспечивающим отделам, семи надзорным отделам и десяти межрайонным (районным) отделам. Межрайонные (районные) отделы Управления расположены в различных городах Иркутской области и функционируют как отдельные филиалы. Разработкой и внедрением информационных технологий в работу Управления занимаются государственные служащие организационно-аналитического отдела.

Автоматизация документооборота в Управлении проводится своими силами в рамках реализации концепции создания и развития корпоративной информационной системы Управления Россельхознадзора по Иркутской области (далее – концепция). Концепция содержит ряд подсистем, одной из них является подсистема «Электронного документооборота», которая разрабатывалась в течение полутора лет начиная с мая 2007 года и внедрена в промышленную эксплуатацию приказом руководителя в сентябре 2009-го.

Проблемы

В целях разработки СЭД в 2007 году проведено функциональное обследование всех процессов документооборота Управления, которое выявило ряд проблем, свидетельствующих о необходимости создания и внедрения системы электронного документооборота:

  • потеря документов;
  • прохождение значительного времени от момента поступления документа до получения его конечными исполнителями;
  • большая трудоемкость и низкое качество контроля над исполнительской дисциплиной, как следствие, неисполнение в установленные сроки большого количества документов и резолюций по ним.
  • большие сроки согласования документов и бесконтрольность данного процесса;
  • значительные потери рабочего времени государственных служащих на создание, согласование, подписание документов и их корректировку (в т.ч. очереди в кабинеты высшего руководящего состава Управления);
  • большие потери времени на поиск необходимых документов и формирование тематических подборок документов;
  • отсутствие выстроенной схемы работы с документами в межрайонных (районных) отделах.

Функциональное обследование показало низкий уровень использования информационных технологий в Управлении и, как следствие, отсутствие полноценной ИТ-инфраструктуры, низкую квалификацию государственных служащих по работе с программными продуктами.

Понимание всех вышеперечисленных проблем потребовало разработать проект внедрения СЭД с постепенным увеличением сложности используемых программ и поступательным вовлечением пользователей в работу с ними, постоянно проводя эволюционное повышение их квалификации.

Комплексный анализ

В процессе разработки концепции внедрения корпоративной информационной системы был проведен комплексный анализ существующих программных продуктов и осуществлен выбор двух программных платформ, наиболее подходящих под требования Управления:

  • программная платформа для автоматизаций бухгалтерских, учетных и складских задач «1С:Предприятие»;
  • программная платформа для автоматизации документооборота Lotus Domino 7.0.2 и программное обеспечение CompanyMedia «Документооборот».

Программное обеспечение Lotus Domino 7.0.2 было выделено как наиболее перспективное по следующим критериям:

  • приемлемая стоимость по сравнению с другими программными продуктами, такими как Microsoft SharePoint, Hummingbird DM, Oracle и др.;
  • мощная платформа, позволяющая быстро и качественно разрабатывать собственные решения и в короткие сроки разворачивать их во всех структурных подразделениях;
  • широкое распространение в России и Иркутской области, что гарантирует отсутствие проблем с подбором квалифицированных кадров, владеющих данной системой;
  • использование данной платформы многими государственными структурами для создания СЭД (Госдума РФ, МИД, Минсвязь и др.), что в перспективе позволит организовать межведомственный обмен документами в электронном виде;
  • соответствие национальным стандартам (требованиям ФСТЭК по защите персональных данных, использование национальных алгоритмов электронно-цифровой подписи);
  • возможность постепенного внедрения системы в распределенной сети Управления.

Перечисленные критерии однозначно показали перспективность платформы Lotus Domino 7.0.2 для создания СЭД и других подсистем корпоративной информационной системы Управления.

Завершив функциональное обследование и проведя комплексное тестирование выбранной программной платформы для построения СЭД, мы разработали проект внедрения СЭД. Он состоял из двух параллельно реализуемых этапов.

Создание ИТ-инфраструктуры

Первый этап включал в себя создание ИТ-инфраструктуры Управления. В рамках первого этапа:

  • произведено оснащение 90% государственных служащих профильных и обеспечивающих отделов, 50% государственных служащих межрайонных (районных) отделов компьютерным оборудованием;
  • все компьютеры Управления объедены в общую VPN-сеть, отвечающую требованиям ФСТЭК по защите персональных данных;
  • стандартизировано и внедрено системное программное обеспечение (операционная система, программное обеспечение удаленного администрирования и поддержки ИТ-инфраструктуры);
  • создана современная серверная консолидирующая все информационно-технологические ресурсы Управления.

В рамках реализации первого этапа внедрения СЭД была создана устойчивая, легко сопровождаемая ИТ-инфраструктура, позволяющая внедрять в работу Управления разрабатываемые подсистемы, утвержденные концепцией.

Изменение принципов работы с документами

В процессе реализации второго этапа проекта по внедрению СЭД производилось постепенное изменение принципов работы с документами государственных служащих Управления и внедрение в их работу элементов СЭД.

В целях повышения квалификации государственных служащих и внедрения платформы Lotus Domino сделан ряд шагов:

  • создана система сетевых папок каждого пользователя и отдела в целом. Государственные служащие учились обмениваться документами через общие папки, привыкать хранить документы в сетевых папках;
  • внедрена корпоративная почта Управления на базе Lotus Domino. В рамках данного шага государственные служащие учились обмениваться документами с использованием почты, привыкали к интерфейсу и принципам работы с Lotus. В то же время данный шаг позволил развернуть платформу Lotus на территории всей области;
  • проведена постепенная автоматизация функций отдела делопроизводства по работе с СЭД и одновременно постепенное вовлечение в работу с СЭД продвинутых пользователей ПК;
  • на завершающих этапах внедрения проведено несколько последовательных повышений квалификации государственных служащих по работе с СЭД и вовлечению в работу с СЭД всего персонала.

Итерационное внедрение СЭД позволило безболезненно вовлекать персонал в работу, постоянно повышая его квалификацию, изменить принципы работы с документами в Управлении, не вызывая особого сопротивления государственных служащих.

Система мониторинга и отчетности

Особое место в процессе внедрения СЭД заняла система мониторинга и отчетности по результатам работы. Разрабатывая регламенты работы с СЭД, мы понимали, что необходимо создать инструмент, позволяющий четко отслеживать соблюдение регламентов государственными служащими в оперативном режиме. В целях создания такого инструмента разработана и утверждена система качественных и количественных показателей эффективности использования СЭД государственными служащими. Данная система полностью автоматизирована и позволяет руководящему составу Управления в оперативном режиме (обновление данных происходит каждый час) отслеживать эффективность функционирования СЭД по сводному графику, а также при необходимости просматривать конкретные данные по государственным служащим, которые нарушают утвержденные регламенты.

Разработка и создание системы мониторинга позволили дисциплинировать государственных служащих и вести постоянный прозрачный контроль эффективности работы с СЭД. Персонал Управления понимает, что о любом нарушении регламента становится известно руководящему составу Управления и в случае системных нарушений регламентов применяются штрафные санкции различного рода.

Внедрение в промышленную эксплуатацию СЭД завершилось в январе 2010 года, в результате этого Управление получило значительные организационные и экономические преимущества, все выявленные на стадии функционального анализа проблемы были устранены.

Организационные преимущества

В результате анализа работы с СЭД после завершения внедрения в промышленную эксплуатацию выявлены основные организационные преимущества, получаемые от использования СЭД:

  • сократились непроизводственные потери рабочего времени. Государственным служащим нет необходимости ходить по отделам с листами согласования, ожидать подписания документов, ежедневно приезжать в отдел делопроизводства для работы с документами;
  • ведение электронных журналов, хранение и движение документов в электронном виде обеспечило полный контроль над движением документов и сделало невозможным их потерю;
  • значительно увеличилась скорость прохождения документов от момента поступления до конечного исполнителя (с трех-четырех дней до восьми рабочих часов);
  • процесс согласования документов перешел на качественно новый уровень: время согласования сократилось с трех – пяти дней до четырех рабочих часов; государственные служащие перестали тратить время на сопровождение процесса согласования;
  • повысились исполнительская дисциплина и принципы исполнения документов (резолюций). До внедрения СЭД контролировалось исполнение только самих документов, резолюции и поручения, выданные по документу, практически не контролировались. В начале внедрения СЭД на исполнении отделов находились до 40 резолюций, после внедрения неисполненных резолюций нет или их число не превышает одного-двух;
  • значительные изменения произошли в культуре работы с документами.

Экономическая эффективность

Анализ процесса внедрения и использования СЭД в течение первого квартала 2010 года показал экономическую эффективность и окупаемость стоимости внедрения СЭД. Приведем основные достигнутые экономические эффекты от внедрения СЭД:

  • Автоматизация большого количества функций и отчетов позволила значительно снизить нагрузку на сопровождение процессов документооборота со стороны отдела делопроизводства, в результате количество необходимого персонала отдела снизилось с восьми до четырех человек.
  • В обеспечивающих и профильных отделах для обеспечения процессов делопроизводства были введены отдельные делопроизводители, в задачи которых входило:
    • обеспечение обмена документами с отделом делопроизводства;
    • разнесение получаемых и передаваемых документов по внутренним журналам;
    • организация контроля исполнения;
    • сопровождение процессов согласования и подписания документов.
  • После внедрения СЭД все перечисленные функции взяла на себя информационная система, в результате удалось сократить персонал, обеспечивающий процессы делопроизводства, на восемь человек.
  • Хранение и передача документов в электронном виде позволили отказаться от массового копирования документов во всех отделах Управления, что сэкономило средства на расходе бумаги и картриджей.

Стоимость внедрения

Рассмотрим стоимость внедрения СЭД, основные количественные показатели которой приведены в таблице 1.

Таблица 1. Стоимость внедрения СЭД

Наименование Трудозатраты, чел./ч Сумма, тыс. руб.
Стоимость программно-аппаратных средств 660
1/6 стоимости создания ИТ-инфраструктуры 500
Первый этап. Функциональное обследование, создание опытного сервера и рабочих мест 750 80
Второй этап. Опытная эксплуатация, автоматизация отдела делопроизводства, вовлечение пользователей в работу (включая техническую поддержку) 1367 161
Третий этап. Завершение вовлечения всего персонала в работу с СЭД, разработка системы мониторинга результатов, полная автоматизация  отдела делопроизводства (включая техническую поддержку) 400 61
Завершающий этап. Внедрение в промышленную эксплуатацию, комплексное обучение (включая техническую поддержку) 1010 108
Накладные издержки на содержание группы внедрения (аренда помещений, связь, налоги, бухгалтерское, кадровое и экономическое сопровождение) 700
Итого: стоимость внедрения СЭД 2320

Рассмотрим некоторые пункты таблицы 1. В стоимость программно-аппаратных средств входит покупка сервера, лицензий на программное обеспечение. На базе построенной ИТ-инфраструктуры создается шесть подсистем корпоративной информационной системы, поэтому в стоимость внедрения СЭД включена 1/6 от общей стоимости создания ИТ-инфраструктуры.

В целях расчета окупаемости СЭД приведем таблицу экономии финансовых средств (см. таблицу 2) и таблицу стоимости содержания СЭД (см. таблицу 3).

Таблица 2. Экономические эффекты от внедрения СЭД

Наименование Сумма, тыс. руб. в месяц
Сокращение расхода бумаги и картриджей 40
Сокращение необходимого персонала отдела делопроизводства на сопровождение процессов документооборота (четыре человека) 81
Сокращение накладных издержек на содержание четырех служащих отдела делопроизводства 32
Сокращение восьми делопроизводителей профильных и обеспечивающих отделов 108
Итого: экономический эффект от внедрения СЭД 261

Таблица 3. Стоимость сопровождения СЭД 

Наименование Сумма, тыс. руб. в месяц
Техническая поддержка пользователей СЭД 21
Системное администрирование сервера СЭД 5
Амортизация программно-аппаратных средств 13
Ремонт компьютерного оборудования 30
Итого: стоимость сопровождения СЭД 69

Рассматривая приведенные таблицы, можно рассчитать окупаемость СЭД. Общая стоимость внедрения СЭД составляет 2 320 000 рублей, внедрение длилось 1,5 года, за это время нагрузка на персонал и, следовательно, косвенные затраты государственных служащих можно принять равными 0, т.к. в начале внедрения нагрузка выросла, а потом постепенно снижалась. Общий экономический эффект после внедрения СЭД в промышленную эксплуатацию составляет 192 000 рублей экономии бюджетных средств ежемесячно. Рассчитаем окупаемость СЭД: 2320/192 = 12 месяцев.

***

Внедрение СЭД в Управлении Россельхознадзора по Иркутской области позволило значительно изменить принципы работы с документами, повысить эффективность системы управления и создать организационные преимущества. Расчет экономической составляющей показал, что внедрение СЭД окупается в течение 12 месяцев с момента ввода системы в промышленную эксплуатацию. В итоге СЭД полностью себя окупит в январе 2011 года.


Комментарии
 
  01.12.2015 - 12:30 |  parfenov

В нашей компании внедрение СЭД от http://www.docsvision.com/ также окупилось довольно быстро.

Добавить комментарий

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи

               Copyright © Системный администратор

Яндекс.Метрика
Tel.: (499) 277-12-41
Fax: (499) 277-12-45
E-mail: sa@samag.ru