Автоматизация документооборота. Внедрение СЭД окупается за год

 ЮРИЙ ЛАПИН, начальник организационно-аналитического отдела Управления Россельхознадзора по Иркутской области

Автоматизация документооборота
Внедрение СЭД окупается за год

Рассмотрим основные аспекты внедрения системы электронного документооборота (далее – СЭД) и эффекты, получаемые территориальным управлением федерального органа государственной власти на примере Управления Россельхознадзора по Иркутской области (далее – Управление), от внедрения СЭД

В территориальном управлении любого федерального органа государственной власти существует несколько групп процессов, обеспечивающих работу с документами различного назначения. Условно можно выделить следующие функциональные группы:

• Процессы управления государственного органа власти и обеспечения информационного обмена. В данных процессах задействованы следующие виды документов: переписка с организациями и ведомствами, указания от вышестоящих организаций, организационные приказы, протоколы совещаний, служебные записки и др.
• Процессы кадровой работы государственного органа власти. В данных процессах задействованы следующие виды документов: приказы по личному составу; заявления на отпуск, перевод, прием на работу; больничные; табели учета времени и др.
• Процессы финансово-хозяйственного обеспечения. В данных процессах задействованы следующие виды документов: конкурсная документация; договоры; финансовые документы; акты приема-передачи ТМЦ; авансовые отчеты и др.
• Процессы исполнения основных функций органа государственной власти. Данные процессы имеют значительные различия в зависимости от конкретного государственного органа власти и могут рассматриваться только в привязке к нему.

Уделим в статье основное внимание документообороту, который обеспечивает процессы управления органом государственной власти и информационного обмена. При этом надо понимать, что все перечисленные процессы имеют точки пересечения и общие принципы обработки документов.

Управление Россельхознадзора по Иркутской области ежегодно создает и обрабатывает более 20 тысяч документов. В целях осуществления функций делопроизводства в структуре Управления создан отдел делопроизводства из восьми человек.

Структура Управления насчитывает 294 государственных служащих, распределенных по шести обеспечивающим отделам, семи надзорным отделам и десяти межрайонным (районным) отделам. Межрайонные (районные) отделы Управления расположены в различных городах Иркутской области и функционируют как отдельные филиалы. Разработкой и внедрением информационных технологий в работу Управления занимаются государственные служащие организационно-аналитического отдела.

Автоматизация документооборота в Управлении проводится своими силами в рамках реализации концепции создания и развития корпоративной информационной системы Управления Россельхознадзора по Иркутской области (далее – концепция). Концепция содержит ряд подсистем, одной из них является подсистема «Электронного документооборота», которая разрабатывалась в течение полутора лет начиная с мая 2007 года и внедрена в промышленную эксплуатацию приказом руководителя в сентябре 2009-го.

Проблемы

В целях разработки СЭД в 2007 году проведено функциональное обследование всех процессов документооборота Управления, которое выявило ряд проблем, свидетельствующих о необходимости создания и внедрения системы электронного документооборота:

• потеря документов;
• прохождение значительного времени от момента поступления документа до получения его конечными исполнителями;
• большая трудоемкость и низкое качество контроля над исполнительской дисциплиной, как следствие, неисполнение в установленные сроки большого количества документов и резолюций по ним.
• большие сроки согласования документов и бесконтрольность данного процесса;
• значительные потери рабочего времени государственных служащих на создание, согласование, подписание документов и их корректировку (в т.ч. очереди в кабинеты высшего руководящего состава Управления);
• большие потери времени на поиск необходимых документов и формирование тематических подборок документов;
• отсутствие выстроенной схемы работы с документами в межрайонных (районных) отделах.

Функциональное обследование показало низкий уровень использования информационных технологий в Управлении и, как следствие, отсутствие полноценной ИТ-инфраструктуры, низкую квалификацию государственных служащих по работе с программными продуктами.

Понимание всех вышеперечисленных проблем потребовало разработать проект внедрения СЭД с постепенным увеличением сложности используемых программ и поступательным вовлечением пользователей в работу с ними, постоянно проводя эволюционное повышение их квалификации.

Комплексный анализ

В процессе разработки концепции внедрения корпоративной информационной системы был проведен комплексный анализ существующих программных продуктов и осуществлен выбор двух программных платформ, наиболее подходящих под требования Управления:

• программная платформа для автоматизаций бухгалтерских, учетных и складских задач «1С:Предприятие»;
• программная платформа для автоматизации документооборота Lotus Domino 7.0.2 и программное обеспечение CompanyMedia «Документооборот».

Программное обеспечение Lotus Domino 7.0.2 было выделено как наиболее перспективное по следующим критериям:

• приемлемая стоимость по сравнению с другими программными продуктами, такими как Microsoft SharePoint, Hummingbird DM, Oracle и др.;
• мощная платформа, позволяющая быстро и качественно разрабатывать собственные решения и в короткие сроки разворачивать их во всех структурных подразделениях;
• широкое распространение в России и Иркутской области, что гарантирует отсутствие проблем с подбором квалифицированных кадров, владеющих данной системой;
• использование данной платформы многими государственными структурами для создания СЭД (Госдума РФ, МИД, Минсвязь и др.), что в перспективе позволит организовать межведомственный обмен документами в электронном виде;
• соответствие национальным стандартам (требованиям ФСТЭК по защите персональных данных, использование национальных алгоритмов электронно-цифровой подписи);
• возможность постепенного внедрения системы в распределенной сети Управления.

Перечисленные критерии однозначно показали перспективность платформы Lotus Domino 7.0.2 для создания СЭД и других подсистем корпоративной информационной системы Управления.

Завершив функциональное обследование и проведя комплексное тестирование выбранной программной платформы для построения СЭД, мы разработали проект внедрения СЭД. Он состоял из двух параллельно реализуемых этапов.

Создание ИТ-инфраструктуры

Первый этап включал в себя создание ИТ-инфраструктуры Управления. В рамках первого этапа:

• произведено оснащение 90% государственных служащих профильных и обеспечивающих отделов, 50% государственных служащих межрайонных (районных) отделов компьютерным оборудованием;
• все компьютеры Управления объедены в общую VPN-сеть, отвечающую требованиям ФСТЭК по защите персональных данных;
• стандартизировано и внедрено системное программное обеспечение (операционная система, программное обеспечение удаленного администрирования и поддержки ИТ-инфраструктуры);
• создана современная серверная консолидирующая все информационно-технологические ресурсы Управления.

В рамках реализации первого этапа внедрения СЭД была создана устойчивая, легко сопровождаемая ИТ-инфраструктура, позволяющая внедрять в работу Управления разрабатываемые подсистемы, утвержденные концепцией.

Изменение принципов работы с документами

В процессе реализации второго этапа проекта по внедрению СЭД производилось постепенное изменение принципов работы с документами государственных служащих Управления и внедрение в их работу элементов СЭД.

В целях повышения квалификации государственных служащих и внедрения платформы Lotus Domino сделан ряд шагов:

• создана система сетевых папок каждого пользователя и отдела в целом. Государственные служащие учились обмениваться документами через общие папки, привыкать хранить документы в сетевых папках;
• внедрена корпоративная почта Управления на базе Lotus Domino. В рамках данного шага государственные служащие учились обмениваться документами с использованием почты, привыкали к интерфейсу и принципам работы с Lotus. В то же время данный шаг позволил развернуть платформу Lotus на территории всей области;
• проведена постепенная автоматизация функций отдела делопроизводства по работе с СЭД и одновременно постепенное вовлечение в работу с СЭД продвинутых пользователей ПК;
• на завершающих этапах внедрения проведено несколько последовательных повышений квалификации государственных служащих по работе с СЭД и вовлечению в работу с СЭД всего персонала.

Итерационное внедрение СЭД позволило безболезненно вовлекать персонал в работу, постоянно повышая его квалификацию, изменить принципы работы с документами в Управлении, не вызывая особого сопротивления государственных служащих.

Система мониторинга и отчетности

Особое место в процессе внедрения СЭД заняла система мониторинга и отчетности по результатам работы. Разрабатывая регламенты работы с СЭД, мы понимали, что необходимо создать инструмент, позволяющий четко отслеживать соблюдение регламентов государственными служащими в оперативном режиме. В целях создания такого инструмента разработана и утверждена система качественных и количественных показателей эффективности использования СЭД государственными служащими. Данная система полностью автоматизирована и позволяет руководящему составу Управления в оперативном режиме (обновление данных происходит каждый час) отслеживать эффективность функционирования СЭД по сводному графику, а также при необходимости просматривать конкретные данные по государственным служащим, которые нарушают утвержденные регламенты.

Разработка и создание системы мониторинга позволили дисциплинировать государственных служащих и вести постоянный прозрачный контроль эффективности работы с СЭД. Персонал Управления понимает, что о любом нарушении регламента становится известно руководящему составу Управления и в случае системных нарушений регламентов применяются штрафные санкции различного рода.

Внедрение в промышленную эксплуатацию СЭД завершилось в январе 2010 года, в результате этого Управление получило значительные организационные и экономические преимущества, все выявленные на стадии функционального анализа проблемы были устранены.

Организационные преимущества

В результате анализа работы с СЭД после завершения внедрения в промышленную эксплуатацию выявлены основные организационные преимущества, получаемые от использования СЭД:

• сократились непроизводственные потери рабочего времени. Государственным служащим нет необходимости ходить по отделам с листами согласования, ожидать подписания документов, ежедневно приезжать в отдел делопроизводства для работы с документами;
• ведение электронных журналов, хранение и движение документов в электронном виде обеспечило полный контроль над движением документов и сделало невозможным их потерю;
• значительно увеличилась скорость прохождения документов от момента поступления до конечного исполнителя (с трех-четырех дней до восьми рабочих часов);
• процесс согласования документов перешел на качественно новый уровень: время согласования сократилось с трех – пяти дней до четырех рабочих часов; государственные служащие перестали тратить время на сопровождение процесса согласования;
• повысились исполнительская дисциплина и принципы исполнения документов (резолюций). До внедрения СЭД контролировалось исполнение только самих документов, резолюции и поручения, выданные по документу, практически не контролировались. В начале внедрения СЭД на исполнении отделов находились до 40 резолюций, после внедрения неисполненных резолюций нет или их число не превышает одного-двух;
• значительные изменения произошли в культуре работы с документами.

Экономическая эффективность

Анализ процесса внедрения и использования СЭД в течение первого квартала 2010 года показал экономическую эффективность и окупаемость стоимости внедрения СЭД. Приведем основные достигнутые экономические эффекты от внедрения СЭД:

• Автоматизация большого количества функций и отчетов позволила значительно снизить нагрузку на сопровождение процессов документооборота со стороны отдела делопроизводства, в результате количество необходимого персонала отдела снизилось с восьми до четырех человек.
• В обеспечивающих и профильных отделах для обеспечения процессов делопроизводства были введены отдельные делопроизводители, в задачи которых входило:
  • обеспечение обмена документами с отделом делопроизводства;
  • разнесение получаемых и передаваемых документов по внутренним журналам;
  • организация контроля исполнения;
  • сопровождение процессов согласования и подписания документов.
• После внедрения СЭД все перечисленные функции взяла на себя информационная система, в результате удалось сократить персонал, обеспечивающий процессы делопроизводства, на восемь человек.
• Хранение и передача документов в электронном виде позволили отказаться от массового копирования документов во всех отделах Управления, что сэкономило средства на расходе бумаги и картриджей.

Стоимость внедрения

Рассмотрим стоимость внедрения СЭД, основные количественные показатели которой приведены в таблице 1.

Таблица 1. Стоимость внедрения СЭД

Рассмотрим некоторые пункты таблицы 1. В стоимость программно-аппаратных средств входит покупка сервера, лицензий на программное обеспечение. На базе построенной ИТ-инфраструктуры создается шесть подсистем корпоративной информационной системы, поэтому в стоимость внедрения СЭД включена 1/6 от общей стоимости создания ИТ-инфраструктуры.

В целях расчета окупаемости СЭД приведем таблицу экономии финансовых средств (см. таблицу 2) и таблицу стоимости содержания СЭД (см. таблицу 3).

Таблица 2. Экономические эффекты от внедрения СЭД

Таблица 3. Стоимость сопровождения СЭД 

Рассматривая приведенные таблицы, можно рассчитать окупаемость СЭД. Общая стоимость внедрения СЭД составляет 2 320 000 рублей, внедрение длилось 1,5 года, за это время нагрузка на персонал и, следовательно, косвенные затраты государственных служащих можно принять равными 0, т.к. в начале внедрения нагрузка выросла, а потом постепенно снижалась. Общий экономический эффект после внедрения СЭД в промышленную эксплуатацию составляет 192 000 рублей экономии бюджетных средств ежемесячно. Рассчитаем окупаемость СЭД: 2320/192 = 12 месяцев.

***

Внедрение СЭД в Управлении Россельхознадзора по Иркутской области позволило значительно изменить принципы работы с документами, повысить эффективность системы управления и создать организационные преимущества. Расчет экономической составляющей показал, что внедрение СЭД окупается в течение 12 месяцев с момента ввода системы в промышленную эксплуатацию. В итоге СЭД полностью себя окупит в январе 2011 года.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи