Информпространство для малого бизнеса

 АЛЕКСЕЙ НАЗАРЕНКО, директор по качеству компании «ИнтерТраст», автор более 100 статей по организации и автоматизации документооборота и архива на предприятии, менеджменту качества

Информпространство
для малого бизнеса

Рассмотрим вопросы организации корпоративных информационных систем для малого бизнеса, необходимого функционала для подобного рода компаний и его реализации с минимумом затрат

Свой домен, почта и сайт

Вопрос о необходимости приобретения компанией своего доменного имени даже в самой небольшой организации появляется одновременно с формированием направлений сбыта и финансов. Появление у компании своего доменного имени означает, что она открыла для себя новую быстрорастущую аудиторию – пользователей Рунета, причем это связано не только со сбытовым восприятием Интернета в малом бизнесе, но и расширением качества партнерских связей.

Как следствие, к выбору доменного имени необходимо подходить ответственно. Важным моментом, на который обязательно необходимо обратить внимание, является зона выбранного домена. В нашей стране самой популярной является отечественная географическая зона .RU, после которой идут .NET, .BIZ, .INFO, .ORG. Также существует две кириллические зоны: .РФ и .SU. Лучшим выбором являются зоны .RU, .NET, .INFO, причем две последних зоны – международные. Кириллических зон лучше избегать, так как далеко не все почтовые сервисы (особенно публичные) обеспечивают возможность полноценного функционирования, в том числе отправки и получения почты и т.д.

По завершении выбора домена важной задачей является обеспечение юридической чистоты сделки и фиксация права собственности компании на доменное имя.

После регистрации домена возникает необходимость в создании и поддержании работоспособности почтового сервера, вводе в него конфигурационных данных и создании учетных записей. Именно это, а также немало дополнительной работы по покупке или аренде сервера и каналов, установке и конфигурированию СУБД и почтового сервера, обычно скрыто за лаконичным напутствием «Чтобы почта работала». И здесь важно определиться, по какому принципу в дальнейшем будут строиться взаимоотношения компании со своей ИТ-службой, какова стратегия развития информационной инфраструктуры компании.

Особенно важными являются, с одной стороны, функциональность, а с другой, стоимость создания и владения такой информационной средой. Существует несколько SaaS-решений, т.е. решений, предоставляемых сервис-провайдерами и обладающих функциональностью и надежностью, требующейся для промышленной эксплуатации.

Наиболее удачными для небольшой молодой компании являются профессиональные и полупрофессиональные решения в области информационных систем – пакеты сервисов Google, включающие в себя сервисы почты, календарей, документов, управления проектами и многого иного. Из отечественных разработок наиболее мощной системой такого типа, которую можно применить для автоматизации информационной среды компании, являются сервисы отечественного поискового гиганта – Yandex.

Безразлично, какой из сервисов может быть предпочтен на начальном этапе, но создать на их основе полноценную корпоративную почту можно с любым из них, хотя решения от Google содержат большую функциональность в плане развития среды, расширения ее функциональности за счет различных элементов.

Для работы в сети и не только

Важнейшим вопросом, связанным с затратами на ИТ, является стоимость закупки «железа» – то есть техники и компьютеров, а также системного и прикладного ПО. Техника для компании делится на два вида. Первый – сборка компьютера по классу «неттоп», с которым работают большинство сотрудников-пользователей, второй вид – индивидуальные компьютеры, требования к которым изменяются в зависимости от тех задач, которые будут на них решаться.

Таким образом, компьютеры, которые будут закупаться компанией для своих нужд, могут представлять собой одну из двух модификаций, где первая – компьютер-неттоп – является самой массовой, одновременно не требуя места и дополнительных вложений. Именно эта модель и является типовой. Тип операционной системы (Windows или Linux) в этой части нас не интересует. Значительно важнее, чтобы такой компьютер стабильно работал. Кроссплатформенные интернет-браузеры позволяют унифицировать использование информационной системы в компании. Желательными являются два самых популярных из них – Mozilla Firefox 3.6 и Google Chrome 8. Причем Chrome предпочтительнее, так как обеспечивает более широкую эксплуатационную функциональность, одновременно потребляя меньшее по отношению к Internet Explorer 7-9, Firefox3.X, Apple Safari 5 количество ресурсов. Также в пользу Chrome говорит его сниженная потребность в надзоре и поддержке при эксплуатации, а заложенный динамический механизм обновлений позволяет минимизировать затраты на развертывание и эксплуатацию информационной сети в целом.

Интернет: нужен или нет?

Современная компания должна иметь доступ в Интернет, так как посредством именно этого соединения организуются значительно более известные бизнес-сервисы: тайм-менеджмент (e-mail, календари и т.п.); управление записями (Google Docs, Microsoft Office Web Apps); управление знаниями (Google Wave и многие другие сервисы). Таким образом, современной компании Интернет нужен всегда. Его задачи – поддержка новых форм социального и профессионального общения через электронную почту, мессенджеры и т.д.

Как следствие, максимальную эффективность современных корпоративных систем, построенных на поколении неттопов, можно обеспечить путем использования маломощных систем, всю продуктивную работу перекладывая на серверную часть КИС и передавая эти процессы на внешнее обслуживание в соответствии с концепцией SaaS.

Отдельного упоминания заслуживают современные мобильные платформы и подходы к обеспечению совместимости, что позволяет сразу одномоментно создавать на базе одного облачного решения всю сферу приложений, работающих как на ПК, так и на неттопах, нетбуках, планшетах и мобильных устройствах:

• настольный интерфейс – включает полную максимальную функциональность всех модулей на ПК, неттопах, ноутбуках, нетбуках;
• планшетный интерфейс – включает функциональность, реализованную в планшетных ОС – Chrome OS, MeeGo, Android, iOS, а также обеспечивает синхронизацию адресных книг, календарей и сообщений электронной почты непосредственно на устройство;
• мобильный интерфейс – основную ценность представляющий в части информирования и выполняемый на мобильных устройствах: коммуникаторах, смартфонах, мобильных телефонах.

ИТ-инфраструктура для малого бизнеса

Исходя из современных тенденций перенос корпоративных информационных систем с собственного обеспечения на аутсорсинг будет протекать все более интенсивно, обеспечивая малый бизнес возможностями, которыми до этого обладали средний и крупный бизнес, а также госсектор. Рассматривая подход к созданию корпоративной информационной системы для малого бизнеса путем отбора по функциональности и минимизации затрат, мы пришли к решению на основе облачной системы Google Apps, позволяющей:

• организовать полнофункциональную электронную почту и корпоративные календари;
• обеспечить возможность синхронизации с настольным, планшетным и мобильным устройствами;
• создать среду, позволяющую управлять создаваемыми материалами (документами, таблицами, графикой и формами), а также обеспечить возможность управления доступом к документам.

Для целей создания бюджетного решения универсальной корпоративной информационной системы Google Apps подходят максимально, к ее особенностям также можно добавить условно-бесплатное создание и поддержание, правда, с ограничением до 50 работников-пользователей. Если же количество сотрудников компании превысит указанную цифру, то за использование системы необходимо проводить отчисление в размере $50 за одно рабочее место в год. Это свидетельствует, что компания развивается и более не является «малым бизнесом», а для среднего бизнеса уже может быть создана среда, более эффективно удовлетворяющая ее непосредственным запросам.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи