«Осенний документооборот-2013»: на волне перемен

17 октября в Москве состоялась ежегодная конференция «Осенний документооборот», которую традиционно проводят компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота (ПК 6). Конференция уже много лет является одним из ключевых событий года для отрасли СЭД/ECM. «Осенний документооборот-2013» посетили в общей сложности около 360 человек из более 200 организаций.

Участники форума представляли государственные структуры (от федерального до муниципального уровня), бизнес-сообщество, научные организации, СМИ. Конференцию посетили гости из почти 50 городов России и соседних стран, включая экспертов из Украины и Беларуси. На форум приехали делегации из республик Башкортостан, Дагестан, Татарстан, а также из Белгородской, Владимирской, Вологодской, Воронежской, Калининградской, Калужской, Курской, Ленинградской, Новосибирской, Псковской, Рязанской и Тульской областей, из Алтайского края и других территорий. Кроме того, участие в конференции приняли администрации городов Астрахани, Вологды, Королева, Реутова, Железногорска, Ростова-на-Дону и многих других муниципалитетов.

Ключевая тема мероприятия нашла отражение в его названии – «Новое лицо электронного документооборота». Эксперты ЭОС и приглашенные спикеры рассказали собравшимся о текущих рыночных трендах, определяющих в итоге и новый облик систем электронного документооборота, а также поделились собственным опытом использования решений ЭОС. Всего на конференции выступили более 20 докладчиков.

Открывая пленарную часть конференции, председатель совета директоров компании «Электронные Офисные Системы» Владимир Баласанян рассказал присутствующим о достижениях компании, выделил особенности отечественных СЭД, а также те явления, на которые отечественные разработчики должны реагировать и которые, собственно, и определяют «новое лицо» документооборота. Он отметил, что в следующем году компании ЭОС исполнится 20 лет, и, как говорят многие, – это возраст российского рынка СЭД.

К этой дате компания подходит с тремя центрами разработки – к Москве и Коврову добавился еще и Минск. Сегодня у ЭОС более 6 тыс. клиентов и более 550 тыс. рабочих мест, а также 260 партнеров. По данным отчета DSS Consulting, доля ЭОС по автоматизированным рабочим местам тиражных ЕСМ-продуктов в России на конец 2012 г. составила лидирующие 40,1%, а в государственном секторе– 46,9 %.

Продукты ЭОС активно внедряются не только госведомствами, но и бизнес-структурами, в том числе за пределами России. В своей презентации Владимир Баласанян представил крупнейшие проекты в странах СНГ прошедшего года: «Назарбаев Интеллектуальные школы», Государственный таможенный комитет и Министерство внутренних дел Республики Беларусь, «Банк БелВЭБ» (Белвнешэкономбанк), Мэрия Одессы, Медицинский центр «Оптима-фарм», «Фалькон-авто».

Владимир Баласанян отметил, что ЭОС является единственной на рынке компанией, которая активно занимается стандартизацией: «На базе технического подкомитета по стандартизации ПК 6 нами были разработаны, а сегодня выпускаются государством два стандарта ГОСТ Р. В частности, это «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению».

Что сегодня представляют собой российские системы электронного документооборота (СЭД)? По словам Владимира Баласаняна, отечественные СЭД гораздо сложнее западных аналогов, так как должны уметь работать не только с электронными документами, но и с бумажными. Кроме того, до сих пор далеко не все руководители хотят или умеют работать в системах, поэтому отечественным СЭД необходимы функции замещения и перераспределения функций руководителей между другими сотрудниками.

Тем не менее, по словам г-на Баласаняна, именно 2013 год был связан с целым рядом новых вызовов, в какой-то мере став даже переломным. Активную роль начали играть представители уже нового поколения пользователей. И если раньше к СЭД относились как к средству автоматизации работы лишь делопроизводителей, то сегодня на систему смотрят уже как на средство организации работы бизнеса или государственного управления.

Другим важным вызовом 2013 года стала необходимость межкорпоративного электронного документооборота. СЭД уже не интересны лишь как внутренние системы организаций, они должны обеспечивать и работу с внешними контрагентами. Кроме того, все крупные распределенные холдинги и государственные ведомства с региональными филиалами стремятся связать их в единую сеть. Здесь Владимир Баласанян привел в пример проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в Ростовской области, которая за два года разрослась с 1,5 до 5 тыс. рабочих мест за счет муниципалитетов и сельских поселений. В итоге в области сегодня вообще запрещен бумажный документооборот, а губернатор лично работает с электронными документами в «электронном офисе».

И, наконец, технологическим вызовом является необходимость начала использования облачных технологий. Кроме того, мобилизация высших руководителей и популярность среди них планшетов, в особенности Apple iPad, вызывает необходимость мобилизации деятельности и их подчиненных в СЭД. В системах появились коммуникационные порталы, бизнес-процессы (деловые процессы для госсектора).

«Для решений из госсектора также стало актуальным предоставление электронных государственных услуг. Мы одними из первых на рынке предложили готовое, уже работающее, решение. Из всех наших систем документооборота можно организовать предоставление и госуслуг, взаимодействие с порталом госуслуг, с МФЦ, СМЭВ, другими органами власти через МЭДО», - отметил Владимир Баласанян.

В завершение своего выступления г-н Баласанян отметил активизацию в последнее время государственного регулятора, а именно – Минкомсвязи. Было выпушено постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 года №890, в соответствии с которым к концу 2017 года все федеральные органы исполнительной власти должны завершить переход на обмен электронными документами при взаимодействии между собой. По мнению Владимира Баласаняна, эта задача вполне реальна: технических проблем здесь нет, нужно лишь изменить сами делопроизводственные процессы.

В постановлении также отмечалось, что необходимо принять целый ряд стандартов для ведения электронного документооборота. Владимир Баласанян отметил, что это очень важно в России, потому что бизнес подстраивается под государство, зачастую используя те же стандарты и технологии, которые используют органы власти.

В 2013 году был создан и начал свою работу «Экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти при Минкомсвязи». В него вошли и два специалиста компании ЭОС – Владимир Баласанян и Наталья Храмцовская. В июле 2013 года состоялось его первое заседание, на котором был предложен ключевой документ, - «Регламент обмена между системами электронного документооборота органов власти». С тех прошло еще два заседания образованной рабочей группы и еще одно заседание Совета, на котором все участники могли свободно высказаться, - что-то им удается отстоять, что-то нет.

Говоря о новых правилах, которые устанавливает государство для всей отрасли, Президент Фонда информационной демократии Илья Массух назвал создание «электронного правительства» стимулом к развитию в России систем электронного документооборота.

Первый заместитель генерального директора компании ЭОС Юрий Назаров более подробно рассказал о том, какие тенденции рынка СЭД/ECM наиболее актуальны в России сегодня и наиболее перспективны, а также о том, какие шаги предпринимает ЭОС по развитию своих продуктов для того, чтобы соответствовать и в некоторых аспектах предвосхищать существующие тренды.

По мнению Юрия Назарова, существенно повлияло на развитие отраслевого рынка изменение целевой аудитории: «Пользователями систем электронного документооборота уже стали руководители высшего звена в госорганах (министры, губернаторы, мэры городов) и топ-менеджеры компаний. Сегодня работать с документами в электронном виде для многих руководителей является не только естественным процессом, но и отчасти «модным» явлением и эта «мода» движется «вниз», спускаясь на уровень руководителей менее высокого ранга». Появление среди пользователей СЭД руководителей высшего звена влечет за собой и изменения в требованиях к контенту, содержащемуся в системе. Кроме того, руководители мобильны и им нужны мобильные решения. С появлением этой категории пользователей по-новому звучит и актуальная тема обеспечения информационной безопасности в рамках СЭД.

Говоря о развитии продуктов ЭОС, Юрий Назаров среди прочего отметил, что компания уже выпустила на рынок и готовит к выпуску целую серию мобильных решений, которые учитывают специфику работы с электронными документами именно среди руководителей высшего звена. Премьерой, в частности, является продукт «АРМ Руководителя» для платформы Windows RT.

Новое поколение управленцев, воспитанное уже в эпоху Интернета и новых средств коммуникации, предъявляет свои требования к интерфейсу систем и способам работы с ними. «Социальные сети, форумы, блоги сегодня формируют новый стиль коммуникации и потребления информации. «Поколение Интернета» сегодня уже воспринимает системы электронного документооборота как место, где взаимодействуют люди в рамках рабочего процесса. А это предполагает, что СЭД будет давать им совершенно новые возможности как в части коммуникаций, так и в части того, насколько дружелюбен сам интерфейс системы, насколько он эргономичен и интересен по дизайну», - заметил Юрий Назаров.

Юрий Назаров рассказал, что сейчас начата серьезная переработка интерфейсов и пользовательских возможностей продуктов ЭОС. В частности, в 2014 году планируется собственными силами осуществить редизайн системы «ДЕЛО-Web» . Кроме того, интерфейс «облачного» продукта «О7.Док» будет также обновлен в следующем году в сотрудничестве со «Студией Артемия Лебедева». Обновится и дизайн продукта EOS for SharePoint.

Целый ряд докладов о практических примерах внедрений и применения продуктов ЭОС в различных госструтурах и коммерческих компаниях прозвучал на двух параллельных секциях. Вниманию участников форума были представлены доклады об автоматизации административных услуг в органах государственной власти Украины на базе «ДЕЛО-Web» и о самых интересных проектах внедрения системы «ДЕЛО» в коммерческих компаниях Республики Беларусь. Об электронном документообороте в Государственной Думе РФ говорили представители этого органа власти.

Интересными были и рассказы о региональных проектах: об опыте оказания государственных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» в Администрации Калининградской области, о модернизации СЭД в органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и об автоматизации законотворческой деятельности в рамках создания системы «Электронный Парламент» в Собрании депутатов Ненецкого автономного округа на базе EOS for SharePoint. Обзор проекта EOS for SharePoint с использованием возможностей корпоративного портала в производственной компании «Термекс» и рассказ об опыте использования систем «ДЕЛО» и EOS for SharePoint в строительной и пивоваренной компаниях также вызвали живой интерес аудитории.

Привлек особое внимание и получил высокую оценку участников секции доклад Марии Дегтеревой, директора ГУ здравоохранения особого типа Владимирской области Медицинский информационно-аналитический центр, о практике работы в «облачной СЭД». Очень понравилось слушателям выступление генерального директора компании «Инфоинжиниринг» Рустама Гайнутдинова с анализом положения дел с документооборотом и рассказом об опыте организации электронного документооборота на продуктах ЭОС в Татарстане.

Эксперты ЭОС рассказали собравшимся о новых возможностях использования ЭП при работе в СЭД, представили обновленные версии продуктов и решений. Отдельный блок в рамках форума был посвящен практическим возможностям продукта EOS for SharePoint. Напомним, что не так давно компания ЭОС объявила о выходе новой версии (версия 3.5) портальной системы EOS for SharePoint для платформы Microsoft SharePoint 2010.

Мастер-класс Натальи Храмцовской, посвященный первым итогам работы Экспертного совета Минкомсвязи, завершал выступления докладчиков в рамках прошедшей конференции «Осенний документооборот-2013».

По итогам года ЭОС наградила своих наиболее активных клиентов. В их числе оказались Тюменская областная Дума, Правительство Рязанской области, Департамент информационных технологий Ханты-Мансийского АО-Югры, Законодательное Собрание Новосибирской области, Генеральная Прокуратура России, «Росгосстрах» и др.

Уровень проблем и путей их решений, прозвучавших в выступлениях и докладах, в очередной раз подтвердил статус конференции как ключевого события года для всей отрасли, определяющего тренды рынка на очередной год.