O3Spaces – расширение к OpenOffice.org для совместной работы

Сергей Яремчук

O3Spaces – расширение к OpenOffice.org для совместной работы

Офисные пакеты OpenOffice.org и StarOffice не имеют средств, позволяющих организовать совместную работу с документами, как это реализовано в Microsoft Windows SharePoint Services. O3Spaces превращает OpenOffice.org и StarOffice в решение уровня предприятия.

Спрос на системы для решения корпоративных задач постоянно растет, хотя в последние годы явно наметилась тенденция к слиянию основных компонентов, обеспечивающих инфраструктурные решения, ERP (Enterprise Resource Planning System – система планирования ресурсов предприятия) и систем управления документами.

Но появление продукта, подобного O3Spaces [1], не вызывает удивления, хотя его можно отнести к последней группе.

Ориентирован O3Spaces в первую очередь на небольшие компании, желающие сэкономить при покупке ПО, и которым часто не нужна функциональность SPS (SharePoint Services).

К тому же по сравнению с продуктом от Microsoft O3Spaces обладает рядом преимуществ.

В первую очередь это кроссплатформенность, благодаря использованию Java (Tomcat)-сервер может работать на компьютере под управлением:

• Linux (Mandriva, RedHat, SUSE, Ubuntu, Xandros);
• Solaris;
• Windows XP/2003.

В качестве хранилища информации использован PostgreSQL.

Доступны плагины не только для OpenOffice.org/StarOffice, но и для Microsoft Office, поэтому нет необходимости изменять существующее программное обеспечение, после его установки публиковать документы можно прямо из окна приложения.

Кроме этого, доступен веб-интерфейс, построенный с использованием технологии AJAX, обеспечивающий пользователя рабочей средой, доступной в любом месте Сети, с возможностью организации рабочих областей для групп пользователей.

Информация о пользователях и группах может браться с сервисов LDAP.

Имеется возможность поиска информации в документах ODF, PDF и MS Office.

Чтобы не держать веб-браузер открытым, на компьютере дополнительно может быть запущен O3Spaces Workplace Assitant, отслеживающий все изменения в документах и при наличии уведомляющий о них пользователя, выбрав пункт в меню ассистента, можно сразу же перейти на выбранную страницу с документами.

С его помощью также устанавливается и удаляется плагин для офисных пакетов.

В настоящее время интерфейс O3Spaces переведен на датский, голландский, английский, французский, немецкий, норвежский и польский языки, при необходимости легко может быть добавлена поддержка любого другого языка.

Распространяется O3Spaces в трех редакциях: On Demand, Professional и Open.

Первые две платные и отличаются поддержкой LDAP, возможностью работы в кластере и другими функциями [2].

O3Spaces можно уже встретить в комплекте некоторых дистрибутивов Linux вроде Mandriva Corporate Server. Версию Open обещают представить общественности в конце 2007 года.

Тестируем

Полная версия O3Spaces приходит в виде Workspace Deployment Kit, в котором содержатся все необходимые компоненты и скрипты, обеспечивающие его развертывание.

Для того чтобы скачать демонстрационный вариант, необходимо зарегистрироваться на сайте, после чего на указанный при регистрации почтовый ящик придет сообщение, содержащее логин и пароль для доступа к серверу.

Доступны два варианта демо-версии: установочный пакет для Windows и образ для виртуальной машины VMware.

Рекомендую остановить свой выбор на последнем, который представляет собой операционную систему Ubuntu 6.10 с полностью настроенным O3Spaces.

Пакет для Windows хоть и содержит все необходимые компоненты, но его, возможно, придется донастраивать, так как не во всех случаях сервер O3Spaces работает корректно.

Для доступа используем ссылку на рабочем столе или вызываем браузер со страницей http://localhost/Spaces.

Для регистрации следует использовать одну из учетных записей Ron, Amy, George и Martin (пароль для всех один tester). Эти пользователи имеют различные роли и соответственно разные рабочие окружения.

Чтобы сразу же стартовал и Workplace Assistant, следует установить флажок «Start Workplace Assistant».

Ключевым понятием O3Spaces является рабочая область, которая создается для конкретного проекта или задачи. Пользователь может самостоятельно создавать любое количество областей.

Рисунок 1. Рабочее окружение пользователя

Кроме хранения документов, рабочая область содержит и другие инструменты, обеспечивающие совместную работу – календарь и форум.

После регистрации пользователя в появившемся окне ему будут показаны новые сообщения и выведен список документов, в которых производились изменения и вновь созданных.

В отдельном окне будут показаны пользователи, находящиеся в это время в он-лайн.

Интерфейс очень прост и понятен, пользователь быстро его освоит, несмотря на отсутствие локализации.

Поддерживаются все стандартные операции вроде копирования, перемещения, создания файлов и каталогов и прочее.

Добавить новый документ из OpenOffice.org очень просто, выбираем в меню «Опубликовать документ» (Publish Document) и указываем рабочую область.

Есть и возможность экспорта файла, в этом случае он будет сохранен в формате PDF.

Открыть опубликованный документ можно, как в OpenOffice.org, где следует использовать пункт «Открыть в рабочей области» (Open from Workplaces), или непосредственно во вкладке «Files O3Spaces».

Когда документ открыт, O3Spaces автоматически заблокирует его от редактирования для остальных пользователей.

После того как документ будет сохранен и закрыт, O3Spaces отметит его как новую версию.

Если вносить изменения в документ не планируется, можно открыть его в режиме для чтения «Open File Read-Only», в этом случае документ блокироваться не будет.

Рисунок 2. Публикация документа

Есть отдельные пункты «Lock» и «Unlock», с помощью которых можно заблокировать и разблокировать документ.

Если выбрать документ, в окне слева будут показаны его версия, создатель, кто и когда внес последние изменения.

В двух полях внизу показываются версии документа и комментарии.

Список пользователей, которые могут работать с документом, находится в Members, чтобы пригласить нового участника, необходимо ввести его имя или почтовый адрес в поле Invite.

Следует отметить большие возможности по настройке рабочей области.

Рабочая область в O3Spaces состоит из множества контейнеров, которые называются spacelet.

Пользователь может самостоятельно добавлять и удалять spacelet, выбрав в меню «Edit workspace».

Быстро переключаться между инструментами и документами позволяет система вкладок.

Чтобы было легче редактировать документ, можно открыть разные его версии в нескольких вкладках, при работе с документом возможно добавление комментариев, поясняющих изменения.

Пользователь может самостоятельно создавать новые вкладки, устанавливая в них spacelet. Делается это очень просто, сначала создаем новую вкладку, выбрав «Actions -> Add page» и вариант «New tab» или «New sub page».

В поле «Unused spacelet» будут показаны доступные, но неиспользуемые spacelet, выбираем нужный и в контекстном меню пункт «Place on page».

Если какого-то spacelet в списке нет, то добавляем его, используя пункт «Add spacelet».

Выбирая нужные пункты меню, компоненты можно разместить в один, два или три ряда и изменить его некоторые свойства.

Для удобства администратор создает различные шаблоны рабочей области, на которые добавляет нужные spacelet и вкладки, а пользователи просто выбирают подходящий.

Как видите, O3Spaces простой в использовании продукт с понятным и легко настраивамым интерфейсом.

Хотя он и уступает по функциональности Microsoft Windows SharePoint Services, но не это главное. Его появление выводит бесплатный пакет OpenOffice.org на совершенно другой уровень, позволяя конкурировать с офисным пакетом от Microsoft. Особенно он будет полезен для организаций с небольшим бюджетом.

1. Официальный сайт проекта – http://www.o3spaces.com.
2. Сравнительная таблица версий On Demand и Professional – http://o3spaces.com/Page/sp39/ml2/nctrue/index.html.