Система Citeck iDocs. Коробочное решение бумажных проблем

 АННА РЕДЬКИНА, консультант по ECM-решениям компании Citeck

Система Citeck iDocs
Коробочное решение бумажных проблем

Компания Citeck разработала коробочное решение, позволяющее значительно упростить работу с договорной документацией

Работа с договорной документацией – один из самых трудоемких и долгосрочных процессов в бизнесе. Заключение договора состоит из нескольких этапов: подготовка, согласование, утверждение и подписание, и, если процесс не автоматизирован, каждый этап может длиться неоправданно долго.

Существует множество проблем, связанных с оформлением договорной документации:

• Затягивание сроков согласования и подписания. Здесь зачастую срабатывает «человеческий фактор» – занятость, забывчивость, невозможность сразу внести все пожелания и исправления.
• Путаница в различных версиях документов. Очень сложно выяснить кто, когда и какие правки внес, и какая именно версия документа считается последней.
• Потеря или сложность поиска документов. Когда согласование длится неделями, очень сложно отследить, на ком остановился очередной этап. А если одновременно согласовывается несколько договоров, или подписание отложено на какой-то срок, то проблема поиска нужного документа может стать трудноразрешимой.
• Срок действия договора. Долгосрочные договоры отличаются тем, что о сроках их действия часто забывают. В результате потерявший силу договор продолжает действовать «де факто» без всякого юридического обоснования.

Наличие этих проблем часто не зависит от размера организации – и в крупных корпорациях с множеством филиалов и удаленных офисов и в небольших компаниях вопрос согласования договоров стоит одинаково остро.

Изучив требования рынка, специалисты Citeck разработали коробочное решение на базе открытой платформы Alfresco – автоматизированную систему управления договорами «Citeck iDocs».

Решение «Citeck iDocs» предназначено для автоматизации учета, согласования и регистрации договорных документов и оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Преимущества и возможности

Система Citeck iDocs позволяет:

• создать новый договор в системе или загрузить его с внешнего носителя;
• в любой момент вернуться к первоначальному варианту текста или к любой из версий;
• работать с документом сотрудникам одновременно;
• подключать к согласованию внешних пользователей (клиентов, поставщиков, удаленных сотрудников);
• разграничить права доступа к документам и папкам, и к возможностям системы по работе с документами;
• контролировать сроки согласования договора и напоминать о них тем, кто их срывает;
• систематизировать и сохранить все материалы, имеющие отношение к данному договору;
• регистрировать и сохранять финальную версию документа;
• быстро и легко найти необходимый договор, используя возможности полнотекстового поиска с учетом русской морфологии.

Технические характеристики

Созданное на базе системы Alfresco, решение Citeck iDocs работает в ОС Windows, Linux или MacOS, клиентская часть поддерживает все популярные браузеры (Safari, Chrome, Firefox, IE). Система распространяется по модели Open Source, что позволяет снизить зависимость от поставщика решения и нивелировать связанные с этим риски.

Система Citeck iDocs обладает полнофункциональным веб-интерфейсом и не предъявляет жестких требований к клиентскому ПО. А отсутствие лицензионных платежей позволяет существенно сократить расходы на приобретение и владение системой.

В заключение стоит отметить, что Citeck iDocs сочетает в себе преимущества коробочного решения и индивидуально разработанной системы. В ходе внедрения система адаптируется под требования заказчика, что позволяет эффективно решать стоящие перед ним бизнес-задачи.

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи