SaaS в компании. Дань моде или новые решения для бизнеса?

 АЛЕКСАНДР ДЕМИДОВ, руководитель направления арендных решений «1С-Битрикс». До перехода в «1С-Битрикс» работал в «Зенон Н.С.П.»

SaaS в компании
Дань моде или новые решения для бизнеса?

В последнее время все чаще звучит термин «SaaS», и все больше появляется решений для бизнеса, основанных на принципе аренды софта. Попробуем разобраться в плюсах и минусах такого подхода, чтобы уметь использовать весь спектр возможных решений для своих задач

Что такое SaaS? В чем суть аренды?

SaaS (Software as a Service) – модель, которая исключает покупку дорогостоящих лицензий на ПО, а также его установку, настройку и дальнейшее обслуживание. Клиент лишь вносит арендную плату сервис-провайдеру, который обеспечивает все техническое обслуживание, а клиенту только предоставляет доступ через Интернет к арендуемому сервису.

В такой схеме (если сравнивать ее с традиционной покупкой лицензий на ПО) для конечного клиента наиболее важны две составляющие: во-первых, аренда – это готовое решение, которое сразу можно использовать, во-вторых, аренда позволяет сэкономить на лицензиях, не выделяя разово значительные суммы на их покупку. Кроме того, нет расходов на внедрение софта и его поддержку.

Если в компании возникла новая задача (например, организация работы корпоративной почты или запуск CRM, или внедрение системы коллективной работы и документооборота), решить которую может в том числе и какой-либо существующий на рынке SaaS-сервис, обязательно стоит обратить на него внимание.

Плюс такого подхода – затраты на пробный запуск будут практические равны нулю (не потребуется выделять дополнительное оборудование, кроме того, большинство сервис-провайдеров предоставляет бесплатный тестовый период, во время которого можно оценить качество услуги). При этом арендная модель предполагает очень быстрый запуск услуги. От момента заказа услуги у провайдера до начала работы с ней может пройти буквально несколько часов.

Таким образом, арендная схема дает возможность быстро и дешево выбрать решение для задач заказчика – можно попробовать в работе каждый из существующих вариантов без каких-либо затрат (как финансовых, так и временных).

Какие плюсы может дать арендная схема?

Отсутствие необходимости разово выделять большую сумму в бюджете на покупку лицензий дает не только экономию, но и страхует компанию от финансовых рисков на старте.

Может случиться так, что новый проект не пойдет. Хорошо, если это становится очевидно в первый же месяц. Но что делать по прошествии более длительного периода? Дополнительное оборудование закуплено, лицензии оплачены, а работать невозможно или неудобно. Арендная схема сводит финансовые риски на старте проекта к минимуму. Клиент платит только за реально отработанное время.

Еще один очень важный плюс SaaS – в общем случае более высокая надежность арендуемого решения. Обеспечение надежности и работоспособности системы – это основа бизнеса провайдера.  Его задача – уметь резервировать систему, интернет-каналы, электропитание, охлаждение, эффективно работать с резервными копиями клиентских данных. Датацентр провайдера – в общем случае надежнее собственной серверной комнаты компании.

При этом важен не только технический аспект надежности работы провайдера. Зачастую куда более значимым оказывается то, что всю техническую поддержку по сервису оказывается провайдер. А также именно он несет ответственность за бесперебойную работу и сохранность клиентских данных.

Что происходит, если в процессе работы с купленным и установленным ПО случается какая-либо авария, например, с оборудованием? Кто будет ответственным за максимально быстрое восстановление работающей системы? В лучшем случае – имеющийся в штате системный администратор (который, кстати, может заболеть или находиться в отпуске). Есть риск того, что решение проблемы будет занимать недопустимо долгое время.

Когда вы арендуете программное обеспечение, ответственность за сохранность ваших данных лежит на провайдере. И любые проблемы в нештатных ситуациях решаются максимально оперативно.

Вообще вопросы безопасности, сохранности, конфиденциальности клиентских данных – одни из самых важных в теме SaaS. Любой, кто планирует использовать подобные сервисы, задумывается о них.

Кто и как обеспечивает защиту данных клиента?

Опасения по поводу возможного взлома хостинг-провайдера или гипотетической возможности несанкционированного доступа к данным со стороны сотрудников датацентра зачастую перевешивают все преимущества аренды.

Обоснованы ли они? Универсального ответа на этот вопрос не существует. Тем не менее есть несколько моментов, на которые обязательно следует обращать внимание при выборе SaaS-сервиса: правильный выбор поставщика услуги поможет обеспечить и безопасность, и конфиденциальность данных.

Первый аспект – сугубо технологический. Любой разработчик ПО и провайдер сервиса должен предлагать своим клиентам полный спектр инструментов, гарантирующих надежность предоставляемой услуги. Шифрование передаваемых данных с помощью SSL, возможность использовать одноразовые (составные) пароли, журналирование всех выполняемых в системе действий, обновление системного ПО, обязательное регулярное создание резервных копий, обеспечение изоляции клиентов друг от друга и т.п. – все это должно быть стандартом безопасности для любого арендуемого решения. Продукт, который не будет гарантировать (с технической точки зрения) безопасность и сохранность пользовательских данных, не стоит рассматривать всерьез.

Более сложной вопрос – в некоторой степени даже психологический – доверие самому провайдеру, его сотрудникам. Каковы риски при хранении собственной информации на чужих серверах? Может ли сотрудник датацентра получить доступ к клиентской информации, имея физический доступ к серверам? Выбор провайдера – это вопрос его репутации. Ориентируйтесь на историю той компании, которую вы выбрали как поставщика SaaS-услуг, количество клиентов, их отзывы. Провайдер должен декларировать сохранность и конфиденциальность информации клиентов в договоре с ними и отвечать за это в рамках этого же договора. На самом деле, как ни парадоксально это звучит, у провайдера с хорошей репутацией конфиденциальность и сохранность данных пользователей обеспечиваются гораздо лучше, чем при работе с собственными серверами. Если представить гипотетическую ситуацию, когда какой-либо злоумышленник захотел получить данные вашей компании, то шансы достичь поставленной цели значительно выше, если действовать через сотрудников компании, а не через персонал провайдера. Самому провайдеру данные клиентов просто не нужны! Более того, провайдер, как никто другой, заинтересован в обеспечении максимальной безопасности данных. Любая утечка информации или, например, отсутствие бэкапа при аварии компрометирует весь бизнес провайдера сервиса.

Вопрос доверия – это вопрос времени. Мы уже доверяем свою переписку почтовым системам, сервисам обмена мгновенными сообщениями, социальным сетям. Совершаем покупки через Интернет, указывая данные своих банковских карточек. Мы доверяем лишь потому, что речь идет об уже достаточно привычных операциях. Со временем любой SaaS-сервис – будь то CRM, интранет-система, виртуальная АТС или что угодно иное – станет столь же привычным.

На что стоит обратить внимание при работе с арендуемым решением?

Для клиента крайне необходима возможность в любой момент получить собственные данные у провайдера в какой-то удобной форме. Помимо этого, важно иметь возможность продолжить работу с этими данными у другого провайдера или на «коробочной» версии продукта, который был взят в аренду. Зачем это может понадобиться?

Во-первых, по прошествии некоторого времени вас как клиента может перестать удовлетворять работа конкретного провайдера (повысились цены, нет развития сервиса, частые аварии – причины могут быть разными).

Во-вторых, вы можете «вырасти» из арендуемого решения (у вас стало больше сотрудников, потребовался какой-то более сложный функционал или тесная интеграция с существующей в компании ИТ-инфраструктурой).

Если вы используете уникальный сервис, который предоставляет только один-единственный разработчик, узнайте заранее, есть ли у этого разработчика коробочная версия продукта, экспорт данных из одной версии в другую, экспорт в широко распространенные форматы данных. Даже если одну и ту же услугу оказывают разные провайдеры, заранее оцените возможность, удобство и скорость переноса ваших данных между ними в случае смены поставщика сервиса.

Когда схема SaaS не применима?

Не стоит считать идею аренды ПО панацеей на все случаи жизни. При всех описанных выше преимуществах не надо забывать и о том, что арендная схема применима не всегда.

Первое и основное: всегда оценивайте всю совокупность недостатков и преимуществ того или иного решения. Если SaaS-сервис помогает вам значительно сократить ваши расходы, но при этом не обеспечивает в полной мере нужную вам функциональность, вряд ли стоит рассматривать его в ущерб полноценному решению ваших задач.

Второй момент – технический. SaaS подразумевает доступ к услуге через Интернет. Если для вашей компании он пока еще дорог или, например, нестабилен, все преимущества SaaS для вас будут сведены на нет.

Третий фактор – гибкость услуги. Арендная модель предполагает предоставление клиенту готового решения. Конечно, пользователю доступны те или иные настройки, можно в определенных рамках сконфигурировать услугу «под себя». Тем не менее полной гибкости вы, конечно, не получите. Если требуется серьезная доработка функционала, тесная интеграция с другими сервисами в компании, скорее всего стоит сразу рассматривать «коробочные», а не арендуемые решения.

Решая поставленную перед вами задачу, помните о том, что вариантов всегда может быть несколько – не только «коробочные» продукты, но и SaaS-сервисы. И главное – всегда оценивайте всю совокупность параметров каждого такого решения (цена, удобство, функционал), чтобы в итоге получить качественный результат.

На заметку

Компания «1С-Битрикс» предлагает в аренду клиентам продукт «1С-Битрикс: Корпоративный портал» через партнеров – хостинг-провайдеров. Такая схема дает заказчикам лучшее качество услуги (разработчик обеспечивает широкий функционал, партнер-хостер осуществляет поддержку и обслуживание технической площадки) и максимальное удобство и возможности миграции: встроенные инструменты импорта/экспорта данных позволяют легко и быстро переносить клиентскую информацию, как между разными провайдерами, так и с арендной на коробочную версию «1С-Битрикс: Корпоративный портал».